档案数字资源转换制度

PAGE档案数字资源转换制度一、总则（一）目的为规范公司档案数字资源转换工作，确保档案数字资源的准确性、完整性和安全性，提高档案管理的效率和服务水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案数字资源转换过程中的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案数字资源转换工作应严格遵守国家法律法规，确保转换过程合法合规。2.准确性原则：保证转换后的数字档案与原始档案内容一致，准确反映档案的真实信息。3.完整性原则：涵盖公司各类档案，确保档案数字资源的全面性和系统性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字资源在转换、存储和传输过程中的安全，防止信息泄露和损坏。5.规范性原则：遵循统一的行业标准和规范，确保档案数字资源的格式、元数据等符合要求。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案数字资源转换计划和方案，并组织实施。2.对档案数字资源转换工作进行统筹协调，指导各部门开展相关工作。3.负责档案数字资源的质量审核，确保转换后的档案符合要求。4.负责档案数字资源的存储管理，建立健全档案数字资源存储体系。（二）各部门1.负责本部门档案的整理和移交，配合档案管理部门进行档案数字资源转换工作。2.按照档案管理部门的要求，提供必要的技术支持和人员保障。3.对本部门转换后的档案数字资源进行初步审核，确保档案信息的准确性。（三）信息技术部门1.负责提供档案数字资源转换所需的技术设备和软件支持，确保技术环境稳定可靠。2.协助档案管理部门进行档案数字资源的数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作。3.负责档案数字资源存储系统的建设和维护，保障数据存储安全。（四）质量监督部门1.对档案数字资源转换工作进行全程质量监督，定期检查转换工作的进展情况和质量状况。2.对发现的质量问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.参与档案数字资源转换工作的验收，确保验收工作的公正性和准确性。三、档案数字资源转换流程（一）档案整理1.各部门按照档案管理的要求，对本部门的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的完整性和系统性。2.对破损、褪色等状况不佳的档案进行修复或技术处理后再进行转换。（二）数字化采集1.根据档案的类型和特点，选择合适的数字化采集方式，如扫描、录音、录像等。2.扫描分辨率应符合相关标准要求，一般不低于200dpi，对于重要档案或有特殊要求的档案，可适当提高分辨率。3.在数字化采集过程中，要保证图像清晰、完整，避免出现模糊、偏色、黑边等问题。（三）图像处理1.对采集到的图像进行去污、裁剪、纠偏、去噪等处理，提高图像质量。2.按照规定的格式和命名规则对图像进行存储，确保图像的可识别性和可检索性。（四）数据录入1.对于档案中的文字信息，应准确、完整地录入到系统中，录入人员要进行严格的校对，确保数据的准确性。2.建立数据录入审核机制，对录入的数据进行双人审核，防止出现录入错误。（五）元数据著录1.依据相关标准和规范，对档案数字资源进行元数据著录，元数据应涵盖档案的基本信息、形成时间、保管期限等关键要素。2.元数据的著录应准确、规范，确保能够为档案的检索、利用提供充分的支持。（六）质量审核1.档案管理部门组织相关人员对转换后的档案数字资源进行质量审核，审核内容包括图像质量、数据准确性、元数据完整性等。2.对于审核中发现的问题及时反馈给责任部门进行整改，整改完成后重新提交审核，直至审核通过。（七）存储与备份1.将审核通过的档案数字资源存储到公司指定的存储系统中，存储系统应具备数据备份、恢复和存储安全等功能。2.定期对档案数字资源进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。四、档案数字资源转换标准（一）格式标准1.图像格式应采用常见的、通用性强的格式，如TIFF、JPEG等，确保在不同系统和设备上能够正常显示和使用。2.音频格式应采用WAV、MP3等标准格式，视频格式应采用MP4、AVI等标准格式。3.电子文档格式应采用PDF、DOCX等标准格式，便于长期保存和查阅。（二）元数据标准1.遵循国家和行业相关元数据标准，结合公司实际情况，制定适合本公司的元数据方案。2.元数据应包含档案的题名、责任者、形成时间、保管期限、密级等基本信息，以及数字化方式、扫描分辨率等技术信息。（三）数据质量标准1.图像数据应清晰、完整，无明显瑕疵，文字可清晰识别。2.数据录入应准确无误，与原始档案内容一致。3.元数据著录应全面、准确，能够准确反映档案的特征和属性。五、安全管理（一）人员安全管理1.对参与档案数字资源转换工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确工作人员在档案数字资源转换过程中的保密责任和义务。（二）设备安全管理1.定期对档案数字资源转换所需的设备进行维护和检查，确保设备正常运行。2.对设备设置必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等，防止病毒感染和网络攻击。（三）数据安全管理1.建立档案数字资源访问控制机制，严格限定访问权限，只有经过授权的人员才能访问相关数据。2.对档案数字资源进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。3.定期对档案数字资源进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。六、验收管理（一）验收组织1.档案管理部门负责组织档案数字资源转换工作的验收，验收小组由档案管理部门、信息技术部门、质量监督部门等相关人员组成。（二）验收内容1.档案数字资源的格式、元数据等是否符合标准要求。%2.档案数字资源的准确性、完整性是否得到保证。3.档案数字资源转换工作的相关文档是否齐全、规范。（三）验收程序1.责任部门提交档案数字资源转换工作的验收申请，并提供相关的转换成果和文档资料。2.验收小组按照验收内容进行检查和评估，形成验收报告。3.验收合格的档案数字资源正式移交档案管理部门进行存储和管理；验收不合格的，责任部门应根据验收意见进行整改，整改完成后重新申请验收。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案数字资源转换相关知识和技能培训，提高工作人员的业务水平。2.培训内容包括档案管理知识、数字化技术、安全保密知识等，培训方式可采用集中授课、现场操作指导等多种形式。（二）宣传1.通过公司内部网站、宣传栏等渠道，宣传档案数字资源转换工作的重要意义和相关制度，提高员工对档案数字资源转换工作的认识和重视程度。2.及时发布档案数字资源转换工作的进展情况和成果，增强员工对档案管理工作的信心。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案数字资源转换工作进行监督检查，并将检查情况进行通报。2.质量监督部门不定期对档案数字资源转换工作进行质量抽检，确保转换工作质量。