会计档案查阅登记制度

PAGE会计档案查阅登记制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案查阅行为，确保会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及会计档案查阅工作时的管理。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。2.查阅：指因工作需要，对会计档案进行查看、翻阅、复制等行为。二、会计档案的保管与整理（一）保管部门公司会计档案由财务部负责保管。财务部应指定专人负责会计档案的整理、立卷、归档和保管工作。（二）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。（三）整理要求1.会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账、主管），由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应按照连续编号的页码顺序登记，不得跳行、隔页。年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。3.财务会计报告应按照月度、季度、半年度和年度编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。年度财务会计报告应装订成册，加盖公章，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。三、查阅登记的流程与要求（一）查阅申请1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批签字。2.外部单位或个人因审计、税务检查等合法事由需要查阅公司会计档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，并填写《会计档案查阅申请表》，经公司财务部负责人审核，报公司分管领导批准。（二）查阅登记1.财务部档案管理人员在收到经审批的《会计档案查阅申请表》后，应进行查阅登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及编号、归还日期等。2.查阅登记应使用专门的《会计档案查阅登记簿》，确保登记信息准确、完整。（三）查阅实施1.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，更不得抽换。2.如需复制会计档案，查阅人员应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经财务部负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制件应加盖公司财务部印章，并与原件核对无误。（四）查阅归还1.查阅工作结束后，查阅人员应及时将查阅的会计档案归还档案管理人员。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性等，确认无误后在《会计档案查阅登记簿》上记录归还日期。2.如发现查阅的会计档案有损坏、短缺等情况，查阅人员应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。四、查阅人员的职责与权限（一）职责1.查阅人员应严格遵守本制度及相关法律法规的规定，按照审批的查阅范围和要求进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或变更查阅内容。2.查阅人员在查阅过程中应爱护会计档案，不得损坏、丢失会计档案。查阅结束后，应及时将会计档案归还档案管理人员，并保持档案的整洁、完好。3.查阅人员对查阅过程中知悉的公司商业秘密和会计信息负有保密义务，不得泄露给无关人员。（二）权限1.经审批同意后，查阅人员有权按照规定查阅相应的会计档案，但仅限于查阅与工作需要相关的内容，不得查阅与工作无关的会计档案。2.外部单位或个人查阅公司会计档案时，只能查阅与审批事项相关的会计资料，如需进一步了解其他信息，应通过合法程序另行申请。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部应定期对会计档案查阅登记情况进行自查自纠，检查查阅申请、登记、归还等环节是否符合规定，确保会计档案查阅工作规范有序。2.公司内部审计部门应定期对会计档案查阅登记制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受财政、审计、税务等政府部门的监督检查时，公司应积极配合，如实提供会计档案查阅登记情况及相关资料。2.对于政府部门提出的整改要求，公司应及时落实整改措施，确保会计档案查阅登记制度符合法律法规和行业标准的要求。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅会计档案。2.查阅过程中违反规定，损坏、丢失会计档案。3.泄露会计档案涉及的公司商业秘密和会计信息。4.未按照规定进行查阅登记或登记信息不实。（二）处理措施1.对于违反本制度的内部人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于外部单位或个人违反本制度的行为，公司有权拒绝其查阅申请，并依法追究其法律责任；给公司造成损失的，应承担赔偿责任。