档案保密制度上墙

PAGE档案保密制度上墙一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.保密性原则：档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。2.完整性原则：保证档案内容的完整，不得擅自篡改、销毁档案。3.准确性原则：档案信息应准确无误，便于查询和使用。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的安全存储和传输。二、档案的分类与管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结等。2.人事档案：员工个人信息、履历、考核记录、薪酬福利等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：合同协议、项目文档、客户资料、市场调研等。5.技术档案：研发资料、设计图纸、工艺文件、技术标准等。（二）档案管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案管理制度。对各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。定期对档案进行整理、归档、鉴定和销毁。提供档案查询、借阅等服务。2.档案形成部门负责本部门档案的收集、整理和立卷工作，并按时移交档案管理部门。对本部门产生的档案信息进行保密，不得擅自对外提供。配合档案管理部门做好档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案形成后，应按照档案分类标准进行分类整理，并在规定时间内移交档案管理部门。3.对于重要档案或紧急档案，应及时移交档案管理部门，不得积压。（二）档案整理1.档案管理部门对接收的档案进行统一整理，包括分类、编号、编目、装订等。2.整理后的档案应符合规范要求，便于查询和利用。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的电子化管理，提高查询效率。四、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.建立档案保管期限表，对档案进行定期鉴定，及时销毁过期档案。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理相关手续，并由档案管理人员陪同。五、档案的查询与借阅（一）查询1.公司内部人员因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查询。2.档案管理部门应根据查询申请，提供相应的档案资料，并做好查询记录。3.查询人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，并将档案交借阅人签收。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。六、档案的保密措施（一）人员管理1.档案管理人员应具备良好的职业道德和保密意识，签订保密协议。2.对涉及档案管理的人员进行定期培训，提高其保密技能和业务水平。3.加强对档案管理人员的监督和考核，对违反保密规定的人员进行严肃处理。（二）物理防护1.档案库房应安装门禁系统、监控系统、防盗报警系统等，确保档案库房的安全。2.对档案存储设备进行加密处理，防止数据泄露。3.采用安全可靠的存储介质，定期对存储介质进行备份，防止数据丢失。（三）信息安全1.严格控制档案信息的访问权限，根据工作需要设置不同的用户级别和权限。2.对档案信息进行加密传输和存储，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。3.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统的安全稳定运行。七、档案的销毁（一）销毁条件1.已过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善导致档案损坏、变质，无法修复且无保存价值的档案。3.根据法律法规或公司规定必须销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，保存期限不少于[X]年。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，及时发现和解决存在的问题。（二）外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对检查中发现的问题，应及时整改，确保档案管理工作符合法律法规和行业标