部门合同档案入柜制度

PAGE部门合同档案入柜制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的入柜管理。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及合同签订、履行、变更、终止等环节产生的各类合同档案，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、劳动合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行等实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：优化合同档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各部门对合同档案的查阅需求。二、合同档案的收集与整理（一）收集范围各部门在合同签订后，应及时将合同文本及相关附件、补充协议、变更记录、履行情况记录等资料收集齐全，确保合同档案的完整性。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订之日起[X]个工作日内，将合同原件及相关资料提交至档案管理部门。2.对于一式多份的合同，应确保提交给档案管理部门的为完整的原件，如有特殊情况需留存复印件，应在复印件上注明“与原件一致”字样，并由经手人签字确认。3.合同相关附件、补充协议等资料应与合同正文一并提交，且应按照合同签订的先后顺序进行编号和整理。（三）整理规范1.档案管理部门收到合同档案后，应按照合同类别、年份、月份等进行分类整理。2.每份合同应编制唯一的档案编号，编号应包含合同类别、年份、月份、流水号等信息，以便于检索和管理。3.对合同文本及相关附件进行逐页编号，编号应连续、清晰，不得遗漏或重复。4.合同档案应按照合同签订时间顺序排列，同一时间段内的合同按照重要程度或编号顺序排列。5.整理过程中，应检查合同文本的完整性，如有缺页、破损等情况，应及时与合同签订部门沟通补充或修复。三、合同档案的审核与登记（一）审核内容1.档案管理部门对收集到的合同档案进行审核，主要审核合同内容是否符合法律法规、公司政策及相关业务规定，条款是否清晰、准确、完整，签字盖章是否齐全、有效等。2.审核合同的签订流程是否合规，是否经过必要的审批环节，审批文件是否齐全。3.对合同涉及的金额、期限、违约责任等关键条款进行重点审核，确保合同风险可控。（二）审核要求1.审核人员应认真细致地对合同档案进行审核，如发现问题应及时与合同签订部门沟通，要求其进行整改或补充相关资料。2.审核人员应在收到合同档案后的[X]个工作日内完成审核工作，并签署审核意见。审核意见应明确指出合同档案存在的问题及整改要求。（三）登记1.经审核无误的合同档案，档案管理部门应进行详细登记。登记内容包括合同编号、合同名称、签订日期、签订部门、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。2.登记应使用专门的合同档案登记簿，登记簿应按照年度进行装订成册，妥善保管。四、合同档案的入柜存储（一）存储方式合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份。（二）档案柜设置1.根据合同类别和数量，合理设置档案柜。档案柜应按照合同类别分为不同的区域，如买卖合同区、租赁合同区、服务合同区等。2.在每个档案柜内，应设置明显的标识牌，标明存放合同的类别、年份等信息，便于查找和管理。3.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保合同档案的安全存储。（三）入柜方法1.按照合同档案的编号顺序，将每份合同档案放入相应的档案柜中。同一类别、年份的合同应集中存放在相邻的位置，以便于查阅。2.对于厚度较大的合同档案，可采用分页存放或单独装订成册的方式，确保档案存放整齐、有序。3.在合同档案放入档案柜后，应在档案柜的存放位置上做好标识，标明合同的编号、名称等信息，便于快速查找。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门应根据申请表的内容，在符合档案查阅规定的前提下，为查阅人员提供相应的合同档案。查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出指定区域。3.查阅人员应爱护合同档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并说明原因，经批准后方可延长。3.借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期间如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立合同档案查阅与借阅登记簿，详细记录查阅和借阅的日期、查阅人员或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅内容、批准人等信息。2.查阅与借阅登记簿应定期进行整理和归档，作为合同档案管理的重要资料保存。六、合同档案的保管期限与销毁（一）保管期限1.合同档案的保管期限应根据国家法律法规、公司政策及合同性质等因素确定。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年，但对于涉及重要资产、重大权益、长期履行的合同档案，保管期限应适当延长。2.保管期限从合同履行完毕或合同终止之日起计算。（二）到期鉴定1.在合同档案保管期限届满前，档案管理部门应组织相关人员对合同档案进行鉴定。鉴定内容包括合同的历史价值、现实利用价值、是否涉及法律纠纷等。2.鉴定人员应根据鉴定结果，提出合同档案的销毁意见或继续保管的建议，并填写《合同档案鉴定意见书》。（三）销毁程序1.经鉴定确需销毁的合同档案，应由档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，清单应注明合同编号、合同名称、签订日期、保管期限等信息。2.《合同档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门应指定专人负责合同档案的销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。4.合同档案销毁后，监销人员应在《合同档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、合同档案的信息化管理（一）电子档案录入1.档案管理部门应及时将纸质合同档案进行扫描录入，形成电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的准确性和完整性。2.电子档案的录入应按照合同档案的分类和编号顺序进行，录入完成后应进行核对和校验，确保录入数据的准确性。（二）电子档案存储与管理1.电子合同档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照合同类别、年份等进行分类存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。2.建立电子合同档案管理系统，对电子档案进行集中管理。通过管理系统，可实现电子档案的检索、查阅、借阅、统计分析等功能，提高档案管理的效率和便捷性。3.定期对电子合同档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。备份周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。（三）电子档案安全与保密1.加强电子合同档案的安全防护措施，设置访问权限，对不同级别的人员授予相应的访问权限，确保档案信息不被非法访问和篡改。2.对电子档案管理系统进行定期维护和更新，及时修复