调取档案管理制度记录

PAGE调取档案管理制度记录一、总则（一）目的为了规范公司/组织内部档案调取行为，确保档案的安全、完整和有效利用，保障公司/组织及相关人员的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工在工作过程中涉及档案调取的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案调取活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准要求，确保合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，保障档案的真实性和完整性。3.合理利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的价值，为公司/组织的各项工作提供有力支持。4.审批规范原则：建立严格的审批流程，明确各级权限，确保档案调取活动经过适当的授权和监督。二、档案定义与分类（一）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、信函、图纸、照片、音像资料等。（二）档案分类1.行政档案：涵盖公司/组织的行政管理文件、会议记录、人事档案、财务档案等。2.业务档案：根据不同业务领域划分，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案等，记录各项业务活动的全过程。3.项目档案：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目策划、实施、验收等阶段形成的相关资料。4.客户档案：包含与客户相关的各类信息资料，如客户基本信息、业务往来记录、服务反馈等。三、档案调取流程（一）申请1.内部人员因工作需要调取档案时，应填写《档案调取申请表》，详细说明调取档案的名称、用途、预计使用期限等信息。2.申请表需由申请人所在部门负责人签字确认，以证明申请的必要性和真实性。（二）审批1.根据档案的密级和重要程度，设定不同的审批层级。对于普通档案，由档案管理部门负责人审批。对于机密或重要档案，需经公司/组织高层领导审批。2.审批人应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并签署明确的审批意见。如同意调取，应注明调取的具体范围和使用要求；如不同意，应说明理由。（三）调取1.经审批同意后，申请人凭审批通过的《档案调取申请表》到档案管理部门办理档案调取手续。2.档案管理部门工作人员应根据申请表的要求，准确提供所需档案，并与申请人进行当面清点和交接，双方在《档案调取交接清单》上签字确认。3.对于电子档案，应通过安全的方式进行传输或提供访问权限，确保数据的安全性和完整性。（四）使用1.申请人应严格按照申请用途使用调取的档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他无关目的。2.在档案使用过程中，应妥善保管，防止损坏、丢失或泄露。如需借阅给他人，必须经过档案管理部门同意，并办理相关借阅手续。3.使用期限届满后，申请人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失或信息变更等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。（五）归还1.申请人在使用期限届满后，应按时将档案归还档案管理部门。归还时，应确保档案的完整性和整洁性，如有缺页、损坏等情况，应及时说明并进行修复或补充。2.档案管理部门工作人员在接收归还档案时，应认真核对《档案调取交接清单》，确认档案无误后，在清单上签字注销。四、档案安全与保密措施（一）安全防护1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案存储环境的安全。2.定期对档案存储场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。（二）保密管理1.对涉及公司/组织机密或敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。明确档案的密级划分，采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和技能。3.在档案调取过程中，严格控制知悉范围，确保只有经过授权的人员才能接触到相关档案信息。对于涉及机密的档案，应在专门的保密场所进行查阅和使用。（三）监督与检查1.建立档案安全与保密监督检查机制，定期对档案调取活动进行检查，确保各项安全与保密措施的有效执行。2.对于违反档案安全与保密规定的行为，应及时进行纠正，并根据情节轻重给予相应的处罚。情节严重的，依法追究法律责任。五、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作，确保档案的完整和有序。3.负责建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.负责对档案调取活动进行审核和监督管理，确保调取行为符合规定要求。5.负责档案管理人员的培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、装订、上架等，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。4.负责办理档案调取手续，对调取档案的申请进行审核，按照审批意见提供档案，并做好交接和登记工作。5.负责对档案利用情况进行跟踪和统计，及时反馈档案使用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自调取档案。2.擅自扩大档案使用范围或用于其他无关目的。3.未按规定期限归还档案或造成档案损坏、丢失。4.违反档案安全与保密规定，导致档案信息泄露。5.在档案调取过程中弄虚作假，提供虚假申请材料。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，由档案管理部门进行批评教育，并责令其立即改正。2.对于一般违规行为，视情节轻重给予警告、罚款等处罚，并在公司/组织内部进行通报批评。3.对于严重违规行为，除给予相应的经济处罚外，还将视情况给予降职、撤职等行政处分；如造成公司/组织重大损失或违反法律法规的，依法追究法律责任。