学生资料档案管理制度

PAGE学生资料档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学生资料档案的管理，确保学生资料的完整性、准确性和安全性，提高学校教育教学管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的资料档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：学生资料档案应如实反映学生的基本情况、学习经历、奖惩情况等信息。2.完整性原则：全面收集学生各方面的资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生资料档案的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的格式、流程和标准进行资料档案的管理。二、学生资料档案的内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯2.身份证号码、家庭住址、联系电话3.入学时间、毕业时间、所在班级（二）学习成绩记录1.各学期的课程成绩2.考试成绩排名3.补考、重修记录（三）奖惩情况1.获得的奖学金、荣誉称号2.受到的纪律处分（四）社会实践活动记录1.参加的社团活动2.志愿者服务经历3.实习、实训经历（五）健康状况记录1.体检报告2.疾病史（六）其他重要资料1.个人特长证明2.获奖作品、证书三、学生资料档案的收集与整理（一）收集渠道1.招生部门：负责收集学生入学时提交的基本资料。2.教学部门：整理学生的学习成绩记录。3.班主任：收集学生的日常表现、奖惩情况等资料。4.学生本人：提供个人特长证明、获奖作品等资料。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将收集到的学生资料提交给档案管理部门。2.提交的资料应真实、准确、完整，并有相关负责人的签字或盖章。（三）整理流程1.分类：按照档案内容的类别进行分类，如个人基本信息、学习成绩记录、奖惩情况等。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.装订：将整理好的资料按照顺序装订成册，并在封面注明档案编号、学生姓名、班级等信息。4.录入：将档案中的重要信息录入电子档案系统，建立电子档案数据库。四、学生资料档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案编号顺序存放纸质档案。2.电子档案：采用安全可靠的服务器存储电子档案数据，并定期进行备份。（二）保管环境要求1.档案库房：保持干燥、通风、温度适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.服务器机房：具备完善的安全防护措施，防止数据丢失、损坏和泄露。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常保管、整理和维护工作2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整3.严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、销毁档案五、学生资料档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学校管理人员：因工作需要，可查阅学生资料档案。2.教师：在教学、辅导学生等工作中，可查阅相关学生的资料档案。3.学生本人：有权查阅自己的资料档案，但需办理相关手续。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门。3.查阅：档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案供查阅人员查阅。4.登记：查阅人员查阅档案时，需进行登记，记录查阅时间、查阅内容等信息。（三）借阅权限1.特殊情况下：如学校评估、上级检查等，经学校领导批准，可借阅学生资料档案。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。（四）借阅流程1.申请：借阅人员填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人和学校领导审批后，交档案管理部门。3.借阅：档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案供借阅人员借阅，并办理借阅登记手续。4.归还：借阅人员应在规定的期限内归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员责任。六、学生资料档案的更新与补充（一）更新内容1.学生基本信息发生变化：如姓名、性别、家庭住址等，应及时更新档案。2.学习成绩、奖惩情况等信息有变动：相关部门应及时将变动情况反馈给档案管理部门，进行档案更新。（二）补充资料1.学生在学习、生活中取得新的成绩或荣誉，应及时补充到档案中。2.如有其他重要资料需要补充，应按照规定的程序进行提交和整理。（三）更新与补充流程1.申请：相关部门或学生本人填写更新与补充申请表，注明更新或补充的内容及原因。2.审核：申请表经所在部门负责人审核后，交档案管理部门。3.更新与补充：档案管理部门根据审核意见，对档案进行相应的更新与补充操作。七、学生资料档案的保密与安全（一）保密措施1.加强档案管理人员的保密意识教育，签订保密协议。2.对档案查阅、借阅等环节进行严格管理，防止信息泄露。3.限制档案信息的传播范围，未经授权不得向无关人员透露。（二）安全防范1.完善档案库房和服务器机房的安全设施，定期进行检查和维护。2.制定应急预案，应对可能出现的自然灾害、人为破坏等突发事件，确保档案安全。八、学生资料档案的销毁（一）销毁条件1.学生毕业离校后，其档案保存一定期限（一般为[X]年）后，可根据学校规定进行销毁。2.档案内容存在错误、重复或已失去保存价值，经审批后可进行销毁。（二）销毁流程1.申请：档案管理部门填写销毁申请表，注明销毁档案的编号、名称、数量等信息。2.审批：申请表经学校领导审批后，方可进