机关扶贫档案管理制度

PAGE机关扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关扶贫档案管理，确保扶贫工作档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本机关扶贫工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关在扶贫工作中形成的各类文件材料、记录、报表、照片、影像等档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则机关扶贫档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映扶贫工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则按照扶贫工作的不同阶段、类别和载体，对档案进行科学分类管理，便于查找和利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定和完善机关扶贫档案管理的具体办法和操作规程。2.负责机关扶贫档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，定期对档案进行清查和核对，确保档案的齐全完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好记录。5.加强档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识和业务能力。（二）扶贫工作部门职责1.负责本部门扶贫工作文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门扶贫工作中形成的应归档文件材料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好扶贫档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的业务支持和信息资料。4.负责对本部门利用扶贫档案的情况进行登记和统计，并及时反馈档案管理部门。（三）其他部门职责1.各部门应将涉及扶贫工作的文件材料纳入本部门文件材料管理范围，按照档案管理要求进行整理和保管，并在规定时间内移交档案管理部门。2.在扶贫工作中形成的专业性较强的档案，由相关业务部门负责整理和归档，并向档案管理部门备案。3.各部门应积极配合档案管理部门做好扶贫档案的管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的关于扶贫工作的文件、指示、通知、通报等。2.本机关制定的扶贫工作计划、方案、措施、总结、报告等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、项目合同、资金拨付文件、验收报告等。4.扶贫资金管理文件，如资金预算、分配方案、使用情况报告、审计报告等。5.贫困对象识别、帮扶、退出等环节的相关材料，包括贫困户信息采集表、帮扶手册、脱贫验收表等。6.扶贫工作中的会议记录、纪要、简报、统计报表等。7.扶贫工作中的照片、影像资料、实物等。8.其他与扶贫工作有关联的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责扶贫文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。对于破损或褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照扶贫工作的不同阶段和类别，将档案分为综合管理类、项目管理类、资金管理类、贫困对象管理类、宣传培训类等。综合管理类：主要包括扶贫工作的政策法规、规划计划、总结报告、会议文件等。项目管理类：包括扶贫项目的申报、审批、实施、验收等全过程的文件材料。资金管理类：涵盖扶贫资金的预算、分配、使用、监督等方面的文件。贫困对象管理类：涉及贫困对象的识别、帮扶、退出等环节的相关资料。宣传培训类：包括扶贫工作的宣传报道、培训资料等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号名称、日期、来源、保管期限等内容。同时，对档案进行编页、装订，确保档案的整齐规范。4.装订纸质档案应采用线装或胶装的方式进行装订，并去除金属物等可能损坏档案的物品。对于幅面较大的文件材料，应折叠整齐后再进行装订。四、档案归档与保管（一）归档时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的扶贫档案整理完毕，移交档案管理部门归档。对于重大扶贫项目或专项工作，应在项目结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的扶贫档案按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目，填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或整改。3.审核通过后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案的交接手续。（三）保管期限根据扶贫档案的重要程度和保存价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案上级机关颁发的涉及扶贫工作的重要法规、政策文件。本机关制定的扶贫工作长期规划、重要政策措施。扶贫工作中形成的具有重大历史意义和查考价值的文件材料。扶贫项目的立项审批文件、重大项目的验收报告等。涉及扶贫资金的重要审计报告、财务决算等。2.长期保管的档案本机关制定的扶贫工作计划、年度总结。扶贫项目的一般性申报材料、实施过程中的重要文件。贫困对象的基本信息档案、帮扶记录等。扶贫工作中的统计报表、简报等。3.短期保管的档案临时性扶贫工作形成的文件材料。一般性的扶贫宣传资料、培训教材等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，定期进行盘点核对。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害国家利益和他人合法权益。2.优先满足机关内部扶贫工作的需要，为扶贫决策、项目实施、监督检查等提供依据和支持。（二）利用方式1.查阅机关工作人员因工作需要查阅扶贫档案，可到档案管理部门办理查阅手续。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因特殊情况需要借阅扶贫档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量等。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、扶贫工作部门负责人及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案管理部门负责人对档案销毁清单进行审核，报机关分管领导批准。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁档案时，应在档案销毁清单上注明销毁日期、销毁方式等，并由监销人员签字确认。档案销毁清单应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现机关扶贫档案的数字化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查询、利用和共享。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质扶贫档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的目录信息、文件内容等录入电子档案数据库，建立准确的索引和检索体系。4.存储备份将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.建立健全电子档案管理制度