小学心理咨询档案制度

PAGE小学心理咨询档案制度一、总则（一）目的为了规范小学心理咨询工作，保障学生心理健康，提高心理咨询服务质量，特制定本档案制度。本制度旨在确保小学心理咨询过程中产生的各类档案资料得到妥善管理，为心理咨询工作的开展、学生心理健康状况的跟踪与评估、教育教学决策的制定等提供全面、准确、可靠的依据。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的心理咨询档案管理工作。涵盖学校心理咨询室接待的各类心理咨询案例，包括个别咨询、团体咨询以及心理测评等相关活动所涉及的学生信息及资料。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护学生的隐私，对档案内容予以保密，未经学生本人或其监护人同意，不得向任何无关人员透露档案信息。2.客观性原则：档案内容应基于真实的心理咨询过程和学生表现，如实记录，确保信息的客观性和准确性。3.完整性原则：全面收集与学生心理咨询相关的各类资料，保证档案内容完整，能够反映学生心理健康状况及咨询过程的全貌。4.动态性原则：根据学生心理咨询进展和心理健康状况的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性和动态性。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人资料：包括学生姓名、性别、年龄、班级、学号、家庭住址、联系电话等。2.家庭背景：记录学生父母或监护人的姓名、职业、文化程度、联系方式，以及家庭结构、家庭氛围、亲子关系等情况。（二）心理咨询记录1.咨询预约：详细记录学生预约咨询的时间、方式、预约事由等信息。2.咨询过程：每次咨询均需记录日期、咨询时长、咨询方式（个别咨询或团体咨询）、咨询师姓名、咨询主题、学生主要问题表现、咨询师采取的咨询方法与策略、学生的反应及互动情况等。3.咨询总结：每次咨询结束后，咨询师应撰写简要总结，概括咨询重点、学生取得的进展、存在的问题及后续建议等。（三）心理测评报告1.测评工具：记录使用的心理测评量表名称、版本、适用范围等信息。2.测评结果：详细呈现学生各项测评指标的得分、等级或结果描述，并对测评数据进行简要分析，指出学生在心理特质、情绪状态、行为倾向等方面的表现。3.综合评估：结合心理咨询过程和测评结果，对学生的心理健康状况进行综合评估，提出初步诊断意见和建议。（四）学生反馈与家长意见1.学生反馈：记录学生在咨询过程中对咨询效果、咨询方式等方面的反馈意见，以及学生自身对心理健康问题的认识和改进意愿。2.家长意见：收集家长对学生心理咨询的看法、期望，以及家长在家庭教育方面的困惑和需求等信息。家长意见可通过面谈、电话沟通、问卷调查等方式获取，并整理记录在案。（五）其他相关资料1.学校相关记录：如学生在校期间的违纪情况、学业成绩、参加活动表现等与心理健康可能相关的信息。2.转介记录：若学生因心理问题需要转介至校外专业机构或其他学校，应记录转介原因、转介时间、接收机构名称及联系方式等信息。3.跟进记录：对已结束咨询的学生进行定期跟进，记录跟进时间、跟进方式（如电话回访、面谈等）、学生近况、家长反馈等内容，以评估咨询效果的持续性和稳定性。三、档案建立与收集（一）档案建立流程1.首次咨询：学生首次预约心理咨询时，咨询师应告知学生及家长档案管理的相关规定，并发放档案建立所需的基本信息表格。学生或家长填写完成后，由咨询师负责收集整理，作为档案的起始资料。2.咨询过程记录：每次咨询结束后，咨询师应及时、准确地记录咨询过程中的详细信息，确保记录内容完整、清晰、有条理。记录可采用手写或电子文档形式，但需保证字迹工整、电子文档格式规范，便于查阅和保存。3.心理测评实施：根据咨询需要，安排学生进行心理测评。测评结束后，测评人员应按照测评工具的要求和说明，及时整理测评数据，并撰写测评报告。测评报告应包括测评结果、数据分析、综合评估等内容，作为档案的重要组成部分。4.资料整合：咨询师定期将咨询记录、测评报告、学生反馈与家长意见等资料进行整合，确保档案内容的连贯性和完整性。同时，对档案资料进行分类整理，按照学生姓名或学号建立索引，方便查找和使用。（二）收集要求1.及时收集：各相关人员应按照规定的时间节点，及时将各自负责的档案资料提交至档案管理人员处。咨询记录应在每次咨询结束后一周内完成整理并提交，心理测评报告应在测评完成后两周内提交，学生反馈与家长意见应根据获取方式及时整理记录并提交。2.全面收集：确保档案资料涵盖学生心理咨询的各个方面，不得遗漏重要信息。对于学生在咨询过程中提供的特殊情况、重要线索或有价值的信息，应详细记录并纳入档案。3.真实准确：收集的档案资料必须真实可靠，不得虚构、篡改或隐瞒事实。所有信息应基于实际发生的咨询过程和学生表现，确保档案内容能够客观反映学生心理健康状况。四、档案整理与分类（一）整理原则1.系统性原则：按照一定的逻辑顺序对档案资料进行整理，使其具有系统性和连贯性。例如，可以按照咨询时间顺序、资料类型等进行分类整理，便于查阅和分析。2.规范性原则：遵循统一的档案整理规范，确保档案资料的格式、字体、排版等符合要求。对于手写资料，应尽量保持字迹清晰、工整；对于电子文档，应统一格式，如使用A4纸型、宋体小四号字、1.5倍行距等。3.完整性原则：在整理过程中，要对档案资料进行全面检查，确保每份档案资料齐全完整，无缺页、漏项等情况。对于不完整的资料，应及时与相关人员沟通补充。（二）分类方法1.按学生分类：以学生姓名为索引，将每个学生的心理咨询档案单独成册。在每册档案首页，注明学生基本信息，包括姓名、班级、学号等。2.按资料类型分类：在每册学生档案内部，按照资料类型进一步细分，如依次排列学生基本信息、心理咨询记录、心理测评报告、学生反馈与家长意见、其他相关资料等。每个资料类型下可根据具体内容再进行适当分类，如心理咨询记录可按照咨询次数依次排列，心理测评报告可按照测评工具名称分类等。3.建立电子档案与纸质档案对应关系：为方便档案管理和查阅，同时建立电子档案系统。电子档案应与纸质档案内容一致，按照相同的分类方法进行存储。通过电子档案管理系统，可以实现快速检索、查询和统计分析等功能。五、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案柜，按照学生姓名或学号顺序排列存放纸质档案。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案资料的安全保存。同时，可以在档案柜上标注明显的标识，便于查找和管理。2.电子档案：采用服务器存储或移动存储设备备份等方式保存电子档案。电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，要设置严格的电子档案访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。（二）保管期限1.小学阶段：学生在校期间的心理咨询档案应妥善保管，直至学生毕业离校后至少保存[X]年。保存期限届满后，经学校相关部门审核批准，可以按照规定的程序进行销毁。2.特殊情况：对于涉及严重心理问题、精神疾病或法律纠纷等特殊情况的学生心理咨询档案，应根据具体情况延长保管期限，直至相关问题得到妥善解决或不再具有保存价值为止。（三）保管要求1.专人负责：指定专人负责档案的存储与保管工作，档案管理人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉档案管理业务。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的安全和完整。2.环境维护：保持档案存储环境的清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。定期对档案柜进行清洁和消毒，防止虫害和霉变。3.安全防范：加强档案存储场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设备。档案管理人员应严格遵守档案借阅、查阅制度，防止档案资料的丢失、损坏或泄露。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.咨询师查阅：负责该学生咨询工作的咨询师因工作需要，可以查阅自己所负责学生的心理咨询档案。咨询师查阅档案时，应在档案查阅登记表上如实记录查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。2.学校心理健康教育负责人查阅：学校心理健康教育负责人有权查阅全校学生的心理咨询档案，以便对学校心理健康教育工作进行整体规划、指导和评估。查阅时，应填写档案查阅登记表，并在规定的时间内归还档案。3.其他相关人员查阅：如学校行政管理人员、班主任等因工作需要查阅学生心理咨询档案时，需经学校心理健康教育负责人批准，并在档案查阅登记表上注明查阅原因、查阅范围等信息。查阅过程中，应严格遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。（二）借阅程序1.借阅申请：因特殊原因需要借阅学生心理咨询档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅学生姓名、借阅原因、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.审批流程：档案借阅申请表经学校心理健康教育负责人审批同意后，方可办理借阅手续。审批过程中，应严格审查借阅申请的必要性和合理性，确保档案借阅符合规定。3.借阅登记：档案管理人员在办理借阅手续时，应详细记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称及数量等信息，并要求借阅人员签字确认。同时，向借阅人员明确告知档案借阅的相关规定和保密要求。4.归还档案：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应对档案进行认真检查，确保档案资料完整无损、无缺页、无涂改等情况。如发现档案有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的责任。（三）保密措施1.查阅与借阅人员保密义务：所有查阅和借阅心理咨询档案的人员均负有保密义务，不得将档案内容泄露给无关人员。在查阅或借阅过程中，应妥善保管档案资料，防止丢失或损坏。2.档案使用限制：查阅和借阅档案人员只能将档案用于与学生心理健康教育相关的工作目的，不得擅自将档案用于其他用途。如需引用档案内容，必须经过学校心理健康教育负责人同意，并注明档案来源。3.违规处理：对于违反档案保密规定的查阅或借阅人员，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分；如因违规行为给学生或学校造成损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、档案更新与动态管理（一）定期更新1.咨询记录更新：咨询师应根据每次咨询的实际情况，及时更新咨询记录。记录内容应详细反映咨询过程中的新情况、新问题、学生的变化及采取的相应措施等。更新后的咨询记录应与原记录保持连贯性和逻辑性，便于对学生心理咨询过程进行全面跟踪和分析。2.心理测评报告更新：当学生再次进行心理测评时，应及时更新测评报告。新的测评报告应与之前的报告进行对比分析，关注学生心理特质、情绪状态、行为倾向等方面的变化情况，为调整咨询方案提供依据。3.学生反馈与家长意见更新：定期收集学生反馈与家长意见，及时更新档案中的相关内容。对于学生和家长提出的新问题、新需求或对咨询工作的建议等，应认真记录并纳入档案，以便及时调整咨询策略和服务方式。（二）动态管理机制1.建立学生心理健康档案数据库：利用信息技术手段，建立学生心理健康档案数据库，实现档案资料的电子化管理和动态更新。通过数据库系统，可以方便地查询、统计、分析学生心理健康档案信息，为学校心理健康教育工作提供数据支持和决策依据。2.定期召开心理健康教育工作会议：学校心理健康教育工作领导小组定期召开会议，分析研究学生心理健康档案数据，总结心理健康教育工作经验和存在的问题。根据会议讨论结果，制定针对性的工作计划和措施，不断完善学校心理健康教育工作体系。3.加强与家长和教师的沟通协作：心理健康教育教师应定期与家长和教师进行沟通，了解学生在家庭和学校中的表现情况。根据家长和教师反馈的信息，及时更新学生心理健康档案，并调整咨询方案和教育策略，形成家校共育、协同育人的良好局面。八、档案销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：学生心理咨询档案保管期限届满后，经学校相关部门审核批准，可以按照规定的程序进行销毁。审核过程中，应确保档案资料已不再具有保存价值，且销毁行为符合法律法规和学校相关规定。2.档案内容无效：对于因特殊原因导致档案内容失去有效性或真实性的情况，如咨询过程存在重大失误、测评数据不准确等，经学校心理健康教育负责人确认后，可以对相关档案进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：档案管理人员根据档案保管期限和实际情况，提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的学生姓名、档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并提交学校心理健康教育负责人审核。2.审核批准：学校心理健康教育负责人对档案销毁申请进行审核，确认销毁条件符合要求后，报学校主管领导批准。审核批准过程中，应严格审查销毁申请的必要性和合规性，确保档案销毁工作合法、规范进行。3.销毁实施：档案销毁申请经批准后，由档案管理人员会同学校纪检监察部门等相关人员共同实施销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确保档案资料无法恢复。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、