中心工程档案管理制度

PAGE中心工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强中心工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运营管理及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中心所有工程建设项目从项目规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保档案管理工作规范有序。5.保密性原则：对涉及工程机密的档案资料严格保密，防止信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善工程档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门做好工程档案的收集、整理、归档工作。负责工程档案的集中保管、查阅、借阅和利用服务。定期对工程档案进行鉴定、销毁等处置工作。2.项目建设部门职责负责本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料的收集、整理和初步归档。督促、检查项目参建单位的工程档案管理工作，确保档案资料的真实、完整。配合档案管理部门做好工程档案的移交、验收等工作。3.项目参建单位职责按照合同要求和本制度规定，负责本单位承担工程任务范围内形成文件资料的收集、整理、归档工作，并向项目建设部门移交。明确专人负责工程档案管理，确保档案资料的质量和进度。二、工程档案的分类与编号（一）分类1.前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件：与工程建设相关的会议纪要、来往函件、声像资料等。（二）编号采用分类编号法，按照档案类别进行编号。编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：前期文件QY2023001，设计文件SJ2023002等。类别代码具体如下：1.前期文件：QY2.设计文件：SJ3.施工文件：SG4.监理文件：JL5.竣工验收文件：JY6.其他文件：QT三、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和项目参建单位应明确专人负责工程档案资料的收集工作，确保文件资料及时、准确、完整。2.收集的文件资料应原件齐全，如有特殊情况需提供复印件的，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子档案的可读性和完整性。（二）整理要求1.按照分类标准对收集到的文件资料进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度排列。2.每份文件应编制清晰的标题，准确反映文件内容。对于没有标题或标题不规范的文件，应重新拟定标题。3.对文件资料进行编号，编号应与分类编号一致，确保档案的唯一性和系统性。4.填写文件目录，目录应包括文件编号、标题、日期、来源等信息，便于查阅和检索。5.对工程图纸应进行折叠，使其幅面统一为A4规格，并在右下角加盖竣工图章。竣工图应与工程实际相符，如有变更应在图上注明变更内容及日期。四、工程档案的归档与移交（一）归档1.各部门和项目参建单位应定期将整理好的工程档案资料移交至项目建设部门。移交时间为每月[具体日期]，特殊情况除外。2.项目建设部门收到档案资料后，应进行审核，对不符合要求的档案资料及时退回原部门或单位进行补充完善。3.审核通过的档案资料由项目建设部门按照类别进行汇总，编制档案清册，并在规定时间内移交至档案管理部门进行归档。（二）移交1.档案管理部门接收工程档案时，应与项目建设部门办理交接手续，双方在档案移交清单上签字确认。2.工程档案移交清单应包括档案类别、编号、标题、数量、移交日期等信息，一式两份，双方各执一份。3.对于重要工程档案，档案管理部门应进行备份存储，确保档案的安全性和可靠性。五、工程档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房温度应控制在[具体温度范围]，相对湿度应控制在[具体湿度范围]。2.在库房内设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。（二）保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案主要包括工程立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、竣工验收报告、工程质量保修书等。长期保存的档案保管期限为[具体年限]，主要包括工程设计文件、施工文件、监理文件等。短期保存的档案保管期限为[具体年限]，主要包括一般性的来往函件、会议纪要等。2.档案管理部门应定期对工程档案的保管期限进行鉴定，根据实际情况调整保管期限。（三）保护措施1.对纸质档案应定期进行检查，发现有破损、褪色等情况及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行杀毒和维护，确保其安全性和可用性。3.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应做好库房的日常清洁和整理工作。六、工程档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合要求的予以批准，并安排专人负责查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。3.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅工程档案的，应填写《工程档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期组织对工程档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，相关业务部门参与。2.鉴定人员应根据工程档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定是否需要继续保存。3.对鉴定后确定不再具有保存价值的档案，应编制《工程档案销毁清单》，详细列出档案类别、编号、标题、数量等信息。（二）销毁1.《工程档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，