财务制度属于会计档案

PAGE财务制度属于会计档案总则目的为了加强公司财务制度的规范化管理，确保财务制度作为会计档案的完整性、准确性和安全性，便于财务制度的查阅、使用和保管，依据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本规定。适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在涉及财务制度相关工作时的行为规范和管理要求。定义1.财务制度：指公司为规范财务行为、加强财务管理而制定的一系列规章制度，包括财务审批流程、财务核算办法、资金管理制度、预算管理制度等。2.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括财务制度文件。财务制度作为会计档案的分类与编号分类原则根据财务制度的性质、内容和用途，进行科学合理的分类。一般可分为财务管理制度类、财务核算制度类、财务审批制度类、资金管理制度类、预算管理制度类等。编号方法采用统一的编号体系，以便于识别和管理。例如，以“CZ”代表财务制度，后面依次按照分类类别编号，如“CZ01”代表财务管理制度类，“CZ02”代表财务核算制度类等。每个类别下再根据具体制度进行细分编号，如“CZ0101”代表财务审批流程制度等。财务制度的形成与收集起草与审核1.财务制度由财务部门负责起草，起草人员应深入了解公司财务业务实际情况，并参考国家相关法律法规和行业标准。2.起草完成后，提交财务部门负责人进行初审，审核内容包括制度的合规性、合理性、完整性等。3.初审通过后，报送公司管理层进行审核，管理层根据公司整体战略和管理要求提出修改意见，反馈给财务部门进行完善。会签与发布1.涉及多个部门的财务制度，需组织相关部门进行会签，充分征求各部门意见。2.会签无异议后，由公司法定代表人签署发布。发布形式可采用公司正式文件、内部办公系统公告等。收集要求1.财务制度发布后，由财务部门负责收集制度文本的纸质版和电子版。2.纸质版应加盖公司公章，并按照分类顺序装订成册；电子版应进行分类存储，确保文件名清晰准确，便于查找。财务制度的整理与归档整理原则1.遵循真实性、完整性、系统性、逻辑性原则，对财务制度进行整理。2.按照分类编号顺序，对制度文本进行排序，确保同一类别的制度集中存放。归档要求1.财务制度应归档至公司专门的会计档案保管地点，由专人负责保管。2.归档时应编制档案目录，注明制度名称、编号、日期、保管期限等信息，以便于查阅和核对。3.对于重要财务制度的修订版，应同时归档原始版本，并注明修订情况，形成完整的版本记录。财务制度的保管与借阅保管期限1.财务制度的保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行。一般财务管理制度类保管期限为10年，涉及重要财务决策、长期财务规划等制度保管期限为30年。2.保管期限从制度形成年度终了后的第一天算起。保管环境1.档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，保持适宜的温度和湿度。2.应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品等。借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅财务制度时，需填写《财务制度借阅申请表》，注明借阅制度名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至财务档案保管人员。3.财务档案保管人员根据申请表进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将制度文本提供给借阅人。4.借阅人应在规定时间内归还所借财务制度，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅期间，借阅人应妥善保管财务制度，不得擅自涂改、转借、损坏制度文本。财务制度的销毁销毁条件1.财务制度保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.对涉及未了事项或正在进行的财务业务的相关财务制度，应待事项完结后再行销毁。销毁程序1.由财务部门提出财务制度销毁申请，填写《财务制度销毁申请表》，详细说明拟销毁制度的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请表经财务部门负责人、公司管理层审核批准后，方可进行销毁。3.销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为会计档案的重要资料进行保存，保管期限与被销毁财务制度相同。财务制度的保密与安全保密措施1.财务制度涉及公司财务机密信息，所有接触财务制度的人员应严格遵守保密规定。2.未经公司授权，任何人不得向外部单位或个人泄露财务制度内容。3.在公司内部，财务制度的查阅和使用应限定在必要的工作范围内，防止信息扩散。安全保障1.加强对财务制度保管地点的安全保卫工作，安装监控设备，确保档案存放环境安全。2.定期对财务制度进行检查和盘点，及时发现并处理可能存在的安全隐患。3.制定应急预案，应对火灾、水灾、盗窃等突发事件，确保财务制度的安全。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门应定期对财务制度的管理情况进行审计监督，检查制度的形成、收集、整理、归档、保管与借阅等环节是否符合规定。2.财务部门应定期对财务制度进行自查，及时发现问题并进行整改。外部监督1.接受财政、税务、审计机关等外部部门的监督检查，积极配合提供相关财务制度资料。2.根据外部监督检查意见，及时完善公司财务制度管理工作。附