考务档案管理制度

PAGE考务档案管理制度一、总则（一）目的考务档案管理是确保各类考试工作规范、有序、公正进行的重要环节。本制度旨在建立科学、严谨、高效的考务档案管理体系，全面记录考试相关信息，为考试组织、评估、决策提供可靠依据，保障考试工作的质量和公信力。（二）适用范围本制度适用于公司/组织举办的各类考试，包括但不限于招聘考试、职业资格考试、内部培训考核等考务工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：考务档案应如实反映考试全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖考试组织、实施、结果等各个环节的相关资料，保证档案的全面性。3.保密性原则：严格保护考务档案中的敏感信息，防止泄露，确保考试的公平公正。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和保管，保证档案管理工作的标准化。5.便利性原则：便于档案的查询、使用和调阅，提高工作效率。二、考务档案的分类与内容（一）报考档案1.考生报名信息包含考生姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、报考科目、报考级别等基本信息。2.报名材料如学历证书、资格证书、工作经历证明等相关证明材料的复印件或原件扫描件。3.报名缴费记录记录考生的缴费金额、缴费方式、缴费时间等信息。（二）考场安排档案1.考场设置规划确定考试地点、考场数量、每个考场的座位数等信息，并绘制考场分布示意图。2.考场编排记录记录考生所在考场、座位号的具体编排情况，以及编排依据和规则。3.监考人员安排明确各考场监考人员名单、监考职责分工等信息。（三）考试实施档案1.考试试卷档案试卷命题材料：包括命题人员信息、命题依据、命题审核记录等。试卷印刷记录：记录试卷印刷厂家、印刷时间、印刷数量、印刷质量检查等情况。试卷封装与运输记录：试卷封装方式、封装人员、运输过程中的安全保障措施及运输时间等。2.考试过程记录考场签到记录：考生签到表，记录考生实际到场情况。考试现场照片及视频资料：反映考试现场秩序、考生答题状态等情况的照片和视频，拍摄时间、地点、拍摄人员等信息应详细记录。考试异常情况记录：如考生作弊、突发疾病、设备故障等异常事件的发生时间、地点、经过及处理结果。（四）考试成绩档案1.成绩评定记录各科目成绩评定标准、评分细则，以及阅卷人员信息、阅卷过程记录，包括初评、复评情况等。2.成绩汇总表详细记录每位考生的各科成绩、总成绩及排名情况。3.成绩复核记录对成绩有异议的考生提出复核申请后的复核过程及结果记录。（五）证书发放档案1.证书领取通知记录向考生发送的证书领取通知的内容、发送时间、发送方式及考生签收情况。2.证书领取登记表记录考生领取证书的时间、地点、领取人签字等信息。3.证书补发与换发记录对于证书遗失、损坏等情况的补发与换发申请及办理过程记录。三、考务档案的收集与整理（一）收集要求1.各环节工作人员应按照职责及时收集本环节产生的考务档案资料，确保资料的完整性和及时性。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，严禁伪造、篡改档案内容。（二）整理流程1.分类按照考务档案的分类标准，对收集到的各类资料进行分类。2.编号为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。3.装订对于纸张较多的档案资料，应进行整齐装订，确保不散页、不缺页。4.编目编制档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。四、考务档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，按照档案类别和年份进行分类存放，并设置明显的标识。2.电子档案存储采用安全可靠的电子存储设备，如服务器、磁盘阵列等，对电子考务档案进行备份存储。电子档案应按照与纸质档案一致的分类方式进行存储，并建立相应的索引和目录。（二）保管期限1.短期档案与本次考试直接相关且保存期限较短的档案，如考场签到表、考试现场照片等，保管期限为考试结束后[X]年。2.中期档案涉及考生资格审查、成绩评定等重要环节且需要一定时间保存以便查询和追溯的档案，如报考档案、成绩评定记录等，保管期限为考试结束后[X]年。3.长期档案对公司/组织具有重要参考价值和历史意义的考务档案，如考试管理制度演变记录、重大考试总结报告等，应长期保存。（三）保管责任1.档案管理人员负责考务档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。五、考务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部相关工作人员因工作需要可查阅考务档案，但必须填写查阅申请表，说明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.涉及考试安全、考生隐私等敏感信息的档案，需经公司/组织高层领导审批后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写查阅申请表，提交至档案管理部门。2.档案管理人员对查阅申请表进行审核，符合查阅权限的，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅完毕后及时归还档案管理人员。（三）借阅规定1.原则上考务档案不对外借阅，如因特殊原因确需借阅的，必须经公司/组织高层领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得擅自复制、涂改、转借或泄露档案内容，如造成档案损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。六、考务档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对考务档案中的敏感信息进行严格保密，不得向无关人员透露。2.在档案查阅和借阅过程中，查阅人员和借阅人员应遵守保密规定，不得私自传播档案内容。3.对涉及考试安全的关键信息，如试卷命题内容、评分标准等，应采取加密存储、专人管理等措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，确保档案库房的安全。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保电子档案的安全存储，防止数据丢失或损坏。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并按照应急预案进行处理。七、考务档案的销毁（一）销毁条件考务档案达到保管期限后，可以进行销毁。但在销毁前，应进行严格的鉴定，确保档案确无保存价值。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，形成鉴定意见，经公司/组织领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的彻底性和安全性。监销人员应在销毁记录上签字，注明销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁后的档案应进行登记，