北京个人档案调阅制度

PAGE北京个人档案调阅制度一、总则（一）目的为规范北京地区个人档案调阅行为，确保个人档案信息的安全与合理利用，维护公民的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京地区各级各类机关、企事业单位、社会组织以及其他需要调阅个人档案的机构（以下统称“调阅单位”），以及涉及个人档案管理的相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：调阅个人档案必须符合国家法律法规和北京市相关规定，不得侵犯个人隐私和合法权益。2.真实性原则：调阅单位应如实提供调阅需求，不得提供虚假信息或利用调阅档案进行不正当活动。3.保密性原则：调阅单位及相关工作人员应对调阅过程中涉及的个人档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。4.规范性原则：调阅个人档案应按照规定的程序和要求进行，确保调阅行为的规范、有序。二、调阅主体资格与条件（一）调阅主体资格1.具有明确合法调阅需求的机关单位，如组织人事部门、纪检监察部门、司法机关等，因工作需要可依法调阅个人档案。2.企事业单位因招聘、考核、晋升、离职审计等人力资源管理工作需要，可在规定范围内调阅员工个人档案。3.社会组织因开展特定业务、调查研究等合理需求，经相关部门批准后可调阅涉及人员的个人档案。（二）调阅条件1.调阅单位必须出具正式的调阅函，明确调阅目的、调阅范围、调阅期限等内容。2.调阅单位应指定专人负责调阅工作，并确保该人员具备相应的业务知识和保密意识。3.调阅单位应承诺遵守本制度规定，承担因调阅档案可能产生的法律责任。三、调阅程序（一）申请调阅单位应向档案管理机构提交调阅申请，申请内容包括：1.调阅单位的名称、地址、联系方式。2.调阅人的姓名、职务、联系方式。3.调阅目的、范围、期限。4.调阅档案的具体清单（如有）。5.调阅单位的盖章及负责人签字。（二）审核档案管理机构收到调阅申请后，应进行以下审核：1.审核调阅单位的主体资格和调阅条件是否符合要求。2.审核调阅申请内容是否完整、准确，调阅目的是否合理。3.审核调阅范围是否与调阅目的相符，是否存在超范围调阅的情况。对于审核通过的调阅申请，档案管理机构应予以受理；对于审核不通过的申请，应及时通知调阅单位并说明理由。（三）调阅1.经审核同意调阅的，档案管理机构应按照调阅申请确定的范围，及时提供个人档案。调阅档案应在指定地点进行，调阅人不得擅自将档案带离指定地点。2.调阅人应在调阅登记册上如实填写调阅时间、调阅档案内容、归还时间等信息。调阅登记册应妥善保存，以备查阅。3.调阅过程中，档案管理机构应安排专人在场监督，确保调阅行为符合规定，档案安全不受影响。（四）归还调阅期限届满，调阅人应及时将调阅的档案归还档案管理机构。档案管理机构应对归还的档案进行核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时与调阅单位沟通并查明原因。四、调阅范围与内容（一）调阅范围1.个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、婚姻状况等。2.工作经历，包括工作单位、职务、工作时间等。3.教育培训经历，包括学校名称、专业、入学时间、毕业时间等。4.奖惩情况，包括获得的奖励、受到的处罚等。5.人事档案材料中涉及的其他重要信息。（二）调阅限制1.涉及个人隐私的敏感信息，如健康状况、宗教信仰、个人财产等，未经个人同意，不得调阅。2.档案中明确标注为保密或限制使用的内容，应按照相关规定执行，不得擅自调阅。五、档案信息安全与保密（一）安全保障措施1.档案管理机构应建立健全档案安全管理制度，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保个人档案的安全存放。2.调阅场所应具备良好的安全条件，防止无关人员进入调阅现场，确保调阅过程的安全。（二）保密要求1.调阅单位及相关工作人员应对调阅过程中接触到的个人档案信息严格保密，不得向任何无关人员泄露。2.调阅结束后，调阅人应将档案归还原位，并清理调阅过程中产生的相关资料，不得留存或传播档案内容。3.档案管理机构应对调阅登记册、调阅申请等相关资料妥善保管，严格限制查阅范围，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督档案管理机构应建立内部监督机制，定期对个人档案调阅工作进行自查，检查调阅程序是否合规、调阅登记是否完整、档案信息安全与保密措施是否落实等情况。对于发现的问题，应及时整改，并记录在案。（二）外部监督北京市相关部门应加强对个人档案调阅工作的监督检查，不定期对调阅单位和档案管理机构进行抽查。对于违反本制度规定的行为，应依法依规进行处理，并追究相关单位和人员的责任。七、法律责任（一）调阅单位责任调阅单位违反本制度规定，有下列情形之一的，由相关部门责令改正，给予警告；情节严重的，依法追究法律责任：1.未经合法程序调阅个人档案的。2.提供虚假调阅申请的。3.擅自扩大调阅范围的。4.泄露个人档案信息的。5.未按照规定归还调阅档案的。（二）档案管理机构责任档案管理机构违反本制度规定，有下列情形之一的，由相关部门责令改正，给予警告；情节严重的，依法追究法律责任：1.未按照规定审核调阅申请的。2.未妥善保管调阅登记册等相关资料的。3.未履行档案信息安全与保密职责的。4.擅自提供个人档案或协助他人违规调阅档案的。（三）调阅人责任调阅人违反本制度规定，有下列情形之一的，由调阅单位给予批评教育、纪律处分；情节严重的，依法追究法律责任：1