慈善捐赠档案制度汇编

PAGE慈善捐赠档案制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织慈善捐赠档案管理，确保慈善捐赠活动的规范运作和信息的完整保存，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度汇编。本制度旨在保障捐赠者权益，维护慈善事业的公信力，促进慈善捐赠工作的健康发展。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的所有慈善捐赠活动，包括但不限于现金捐赠、物资捐赠、志愿服务等形式。涉及的捐赠主体涵盖公司内部员工、外部企业、社会团体以及个人等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和相关行业标准，确保慈善捐赠档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：如实记录慈善捐赠活动的全过程，保证档案资料的真实性和完整性，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.安全保密原则：妥善保管慈善捐赠档案，防止信息泄露，确保捐赠者信息和相关活动资料的安全性和保密性。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和使用，以满足内部管理、监督检查以及社会公众对慈善捐赠信息的需求。二、档案管理职责分工（一）捐赠管理部门1.负责慈善捐赠活动的策划、组织和实施，包括与捐赠方沟通协调、确定捐赠项目、签订捐赠协议等。2.及时收集、整理捐赠过程中产生的各类文件资料，如捐赠申请、捐赠协议、捐赠物资清单等，并移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好捐赠档案的审核、补充和完善工作，确保档案资料的准确性和完整性。（二）档案管理部门1.制定慈善捐赠档案管理制度和工作流程，明确档案管理的标准和要求。2.接收、整理、归档捐赠管理部门移交的档案资料，建立健全慈善捐赠档案目录和索引，便于查询和利用。3.负责档案的保管、维护和安全管理，定期对档案进行检查、清点和修复，确保档案的质量和安全。4.根据需要提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录工作。（三）财务部门1.负责慈善捐赠资金的财务管理，包括捐赠款项的收支核算、账务处理等。2.提供与慈善捐赠资金相关的财务凭证、报表等资料，配合档案管理部门做好财务档案的归档工作。3.协助档案管理部门对捐赠资金的使用情况进行监督和审计，确保资金使用的合规性和透明度。（四）审计监督部门1.对慈善捐赠活动进行定期审计和监督，检查捐赠档案的管理情况以及捐赠资金和物资的使用情况。2.根据审计结果提出改进建议，督促相关部门落实整改措施，确保慈善捐赠活动的规范运作。3.对违反慈善捐赠档案管理制度和相关法律法规的行为进行调查和处理。三、档案内容及分类（一）捐赠项目档案1.项目策划与申请资料慈善捐赠项目策划书，包括项目背景、目标、受益对象、实施计划、预算等内容。捐赠项目申请文件，如向相关部门提交的项目申请报告、审批文件等。2.捐赠协议及相关文件与捐赠方签订的捐赠协议，明确捐赠金额、物资种类、交付方式、使用要求、双方权利义务等条款。捐赠协议的补充协议、变更协议等相关文件。3.捐赠资金及物资管理资料捐赠资金到账记录、银行回单、收款收据等财务凭证。捐赠物资的清单、入库单、验收报告等，详细记录物资的名称、规格、数量、质量等信息。4.项目实施过程资料项目执行计划、进度报告、工作总结等，反映项目实施的各个阶段和实际成效。项目实施过程中的照片、视频、文字记录等资料，如捐赠仪式、物资发放现场、受益对象反馈等。5.项目评估与反馈资料项目评估报告，包括对项目目标达成情况、社会效益、捐赠方满意度等方面的评估。受益对象的反馈意见、感谢信、锦旗等，体现项目实施效果和社会影响。（二）捐赠主体档案1.捐赠方基本信息捐赠方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资质文件。捐赠方的联系方式、地址、经营范围等基本信息。2.捐赠记录捐赠方的捐赠历史记录，包括捐赠时间、项目名称、捐赠金额、物资种类等信息。捐赠方的捐赠动机、背景资料等相关信息，以便更好地了解捐赠行为和需求。（三）内部管理档案1.慈善捐赠工作流程文件慈善捐赠活动的工作流程、操作规范、审批制度等文件，明确各环节的工作要求和责任分工。与慈善捐赠相关的会议纪要、决策文件等，记录内部讨论和决策过程。2.人员培训与考核资料慈善捐赠工作人员的培训计划、培训记录、培训教材等资料，提高工作人员的专业素质和业务能力。工作人员的考核制度、考核结果记录等，激励工作人员积极履行职责。四、档案收集与整理（一）收集要求1.捐赠管理部门应在慈善捐赠活动开展过程中及时收集相关文件资料，确保资料的真实性和完整性。2.对于捐赠协议、财务凭证、项目报告等重要文件，应在签署或完成后立即收集，并进行初步整理和核对。3.鼓励捐赠方提供与捐赠相关的补充资料，如捐赠意向书、捐赠说明、项目建议等，丰富档案内容。（二）整理方法1.档案管理部门接收捐赠管理部门移交的档案资料后，按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份文件资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订、编页，确保文件顺序整齐，便于查阅和保管。对于电子档案，应按照统一的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引。4.对捐赠项目档案，应按照项目实施的时间顺序或阶段进行整理，确保档案资料的连贯性和系统性。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理后的慈善捐赠档案应及时归档，按照档案类别和保管期限分别存放于不同的档案柜或存储设备中。2.归档时应填写档案移交清单，明确档案名称、数量、移交时间等信息，交接双方签字确认。3.建立档案索引卡片或电子索引数据库，方便快速查找和检索档案。（二）保管期限1.慈善捐赠项目档案的保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般为[X]年。对于涉及重大捐赠项目、长期跟踪的项目或有特殊要求的项目，保管期限可适当延长。2.捐赠主体档案和内部管理档案的保管期限为[X]年，以便对捐赠方信息和内部管理情况进行长期记录和查询。3.保管期限届满后，经档案管理部门和相关部门审核，确无继续保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（三）保管措施1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失、霉变等情况，应采取相应的修复、补充或追查措施。3.对电子档案应进行定期备份，存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护工作，设置访问权限，防止数据泄露。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅慈善捐赠档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应指定专人负责档案查阅服务，提供必要的查阅场所和设备，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在规定的范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅慈善捐赠档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经档案管理部门负责人和公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，确需延长的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、遗失。3.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时查明原因并追究责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对慈善捐赠档案中涉及捐赠方隐私、商业秘密、项目敏感信息等内容予以保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在档案管理工作中，应严格控制档案的接触范围，未经授权不得向任何单位或个人泄露档案内容。3.对涉及保密内容的档案查阅、借阅，应严格按照审批程序进行，确保信息安全。同时，在查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅地点、要求查阅人员签署保密承诺书等。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案保管场所的安全。2.对档案管理人员进行安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时采取措施，保护档案安全。3.严格控制档案的出入库流程，对档案的接收、移交、查阅、借阅等环节进行详细记录，做到账目清晰、手续完备。发现档案丢失、被盗等情况，应立即报告，并采取相应的追查和补救措施。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立慈善捐赠档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，提升慈善捐赠信息的透明度和共享性。（二）系统功能要求1.档案录入与存储：能够实现慈善捐赠档案资料的电子化录入，包括文字、图片、音频、视频等多种格式，并按照档案分类标准进行存储管理。2.检索查询：提供灵活多样的检索查询功能，可根据档案编号、捐赠项目名称、捐赠方名称、时间等条件进行快速检索，方便用户查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格的权限控制，确保档案信息的安全。4.统计分析：能够对慈善捐赠档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，如捐赠项目统计、捐赠方分析、资金使用情况分析等，为慈善捐赠工作决策提供数据支持。5.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，存储于安全可靠的介质和地点。具备数据恢复功能，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证档案管理工作的连续性。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对慈善捐赠档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.对于新产生的档案资料，应及时录入系统；对于档案信息发生变更的，应及时进行修改和更新。同时，要做好数据的审核和校验工作，防止错误数据进入系统。3.定期对系统进行检查和评估，根据慈善捐赠工作的发展和档案管理的实际需求，对系