机关档案汇编制度范本

PAGE机关档案汇编制度范本一、总则（一）目的为了加强机关档案管理，规范档案汇编工作，确保档案信息的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在档案形成、整理、汇编及管理过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案汇编应如实反映机关工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理机关各类档案，保证档案汇编涵盖机关工作的各个方面，不遗漏重要信息。3.准确性原则：对档案内容进行准确的分类、编目和编排，避免错误和歧义，确保档案信息的准确传达。4.系统性原则：按照一定的逻辑顺序和规律，对档案进行科学分类和组织，形成有机的整体，便于查阅和利用。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定档案汇编计划，组织协调档案汇编工作。指导各部门档案整理工作，确保档案质量符合汇编要求。承担档案汇编的具体实施工作，包括档案的收集、整理、编目、排版等。负责档案汇编成果的审核、验收和保管。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步分类，确保档案材料齐全、完整、准确。按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门进行汇编。协助档案管理部门开展档案汇编工作，提供必要的信息和资料支持。二、档案收集（一）收集范围1.机关在履行职能活动中形成的各种门类和载体的文件材料，包括但不限于：上级机关文件、本级机关文件、下级机关报送的文件。会议文件、会议记录、纪要等。工作计划、总结、报告、统计报表等。各类业务文件、合同协议、项目资料等。人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。声像档案、电子档案等特殊载体档案。2.对反映机关重要职能活动、重大事件、重要决策等具有保存价值的文件材料，应重点收集。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于零散的文件材料，应进行系统整理，按照一定的分类标准进行分类。4.电子文件应按照相关标准进行收集和整理，确保其可读性和可利用性。（三）收集程序1.各部门在文件材料形成后，应及时进行收集和整理，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行核对和清点，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.对于重要档案或需要紧急处理的档案，档案管理部门可提前介入，指导收集工作。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类标准1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，同一年度的文件集中在一起。2.组织机构分类法：根据机关内部的组织机构进行分类，将同一部门形成的文件归为一类。3.问题分类法：按照文件反映的问题进行分类，将同一问题的文件集中在一起。4.保管期限分类法：根据文件的保存价值，分为永久、长期、短期三类。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号：在文件的右上角或左上角编写页号，便于统计和查找。3.编目：编制卷内文件目录：包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。编制案卷目录：包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、备注等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。（四）整理质量要求1.整理后的档案应符合分类标准，排列有序，编号准确。2.卷内文件应齐全完整，编目准确，装订牢固。3.档案盒的填写应清晰、规范，便于查找和管理。四、档案汇编（一）汇编计划1.档案管理部门应根据机关工作需要和档案实际情况，制定档案汇编计划。2.汇编计划应明确汇编的主题、范围、时间安排、参与人员等内容。3.汇编计划应报机关领导审批后实施。（二）汇编内容选择1.根据汇编主题和目的，从已整理好的档案中筛选出具有代表性、重要性和系统性的文件材料。2.对入选的文件材料进行进一步审核，确保其真实性、准确性和完整性。3.对于内容重复或相关性不强的文件，应进行适当删减或调整。（三）汇编方式1.按年度汇编：将每年形成的档案按照一定的分类标准进行汇编，形成年度档案汇编。2.按专题汇编：围绕特定的主题，将相关的档案材料进行集中汇编，形成专题档案汇编。3.按机构汇编：按照机关内部的组织机构，将各部门形成的档案分别进行汇编，形成机构档案汇编。（四）汇编格式1.文字排版：采用统一的字体、字号、行距等排版格式，确保汇编文本的整齐、美观。2.图表处理：对汇编中的图表进行清晰标注和排版，使其与文字内容协调一致。3.页码标注：在汇编文本的每页下方或右侧标注页码，便于查阅和引用。（五）汇编质量控制1.建立汇编工作质量审核机制，对汇编过程中的各个环节进行严格把关。2.审核人员应具备专业知识和丰富经验，对汇编内容的准确性、完整性、规范性进行全面审核。3.对审核中发现的问题及时反馈给汇编人员进行修改和完善。五、档案编目与检索（一）编目要求1.编制档案目录应遵循统一的格式和规范，确保目录的准确性和一致性。2.档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等基本信息。3.对于重要档案或有特殊检索需求的档案，应编制详细的检索条目，如关键词索引、主题索引等。（二）检索工具1.纸质检索工具：编制案卷目录、卷内文件目录等纸质检索工具，方便手工查阅。2.电子检索工具：利用计算机软件建立电子档案检索系统，实现档案信息的快速检索。3.检索系统功能：电子检索系统应具备多种检索方式，如按关键词检索、按日期检索、按责任者检索等，同时应支持模糊检索和高级检索功能。（三）检索系统维护1.定期对电子检索系统进行数据更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。2.对检索系统的硬件设备进行定期检查和维护，保证系统的正常运行。3.加强对检索系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、干燥、通风。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。3.根据档案的保管期限和重要程度，合理安排档案的存放位置。（二）保管方式1.纸质档案保管：将纸质档案存放在档案架或档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管：对电子档案进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，定期进行数据迁移和备份更新。3.特殊载体档案保管：对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应采取相应的保管措施，确保其安全和完整。（三）保管期限管理1.严格按照档案保管期限的规定进行档案保管，定期对到期档案进行鉴定和处置。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施等的安全检查和维护。2.配备必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备等，确保档案安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生档案安全事故。七、档案利用（一）利用原则1.遵循合法、合规、合理的原则，确保档案利用符合法律法规和机关规定。2.优先满足机关内部工作需要，为机关决策、管理、业务开展等提供支持。3.在确保档案安全和保密的前提下，积极提供档案利用服务，满足社会公众的合理需求。（二）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经机关批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政执法机关等依法查阅、调取档案。（三）利用程序1.内部利用程序机关工作人员填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、文号等信息。申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案，并做好利用登记。2.外部利用程序外单位填写档案利用申请表，并提交单位介绍信等相关证明材料。申请表经机关主管领导审批后，档案管理部门按照规定提供档案，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.司法利用程序根据司法机关的要求，档案管理部门按照法定程序提供相关档案。提供档案时应进行登记，并要求司法机关出具相关证明文件。（四）利用监督1.档案管理