档案管理制度宣讲会

PAGE档案管理制度宣讲会一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，建立健全公司档案管理体系。3.负责公司档案的保管、保护工作，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.负责公司档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。根据公司工作需要，及时、准确地提供档案资料，积极开展档案编研工作，为公司领导决策提供参考依据。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。6.负责公司档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集整理工作，确保本部门档案的及时、完整归档。2.各部门档案管理人员应按照公司档案管理制度的要求，对本部门形成的档案进行分类整理、编目编号，并定期向综合管理部移交。3.各部门应积极配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，为公司各项工作提供支持和服务。4.各部门应严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：主要包括公司在各项工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等。2.科技档案：主要包括公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的各类图纸、技术文件、实验报告、工艺流程等。3.会计档案：主要包括公司在财务管理活动中形成的各类会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：主要包括公司员工的个人基本信息、履历、学历、职称、工资、奖惩、考核等档案材料。5.业务档案：主要包括公司在市场营销、客户服务、项目管理等业务活动中形成的各类业务文件、合同、协议、客户资料、项目文档等。（二）档案编号公司档案采用“年度类别流水号”的编号方法，对各类档案进行统一编号。具体编号规则如下：1.年度：采用公元纪年，用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：按照档案分类，用大写英文字母表示，如“W”表示文书档案，“K”表示科技档案，“C”表示会计档案，“R”表示人事档案，“Y”表示业务档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用五位阿拉伯数字表示，如“00001”。例如，一份2023年形成的文书档案，编号为“2023W00001”；一份2023年形成的科技档案，编号为“2023K00002”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，定期收集本部门在工作中形成的各类档案，并及时移交综合管理部。2.综合管理部应主动收集公司在各项工作中形成的各类档案，包括上级文件、公司发文、会议材料、合同协议、财务报表等。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交综合管理部。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司档案全部移交综合管理部。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，科技档案应按照项目专业阶段进行分类整理，会计档案应按照会计年度类别进行分类整理，人事档案应按照员工类别档案材料类别进行分类整理，业务档案应按照业务类型项目进行分类整理。3.档案整理过程中，应认真核对文件材料的内容和数量，确保档案的完整、准确。对破损或缺页的文件材料，应进行修复或补充；对字迹模糊或褪色的文件材料，应进行复制或抄录。4.档案整理完成后，应按照档案编号规则进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和管理。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，确保档案库房的环境符合档案保管要求。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，便于档案的管理和利用。（二）档案保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应装订成册，装入档案盒，上架存放；电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，确保档案数据的安全。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，可以进行复制备份，并异地存放。（三）档案保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要资料，涉及公司重大权益、重要资产的合同协议等。3.长期保管的档案主要包括公司年度工作计划、总结、统计报表等文件，公司重要会议的文件材料档案，公司重要业务活动的文件材料档案，公司员工的人事档案等。保管期限为30年。4.短期保管的档案主要包括公司一般性文件、通知、报告等，保管期限为10年。（四）档案定期检查1.综合管理部应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.档案检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。检查过程中，应认真填写档案检查记录，对发现的问题及时进行处理。3.对检查中发现的档案破损、褪色、霉变等问题，应及时进行修复和处理；对档案丢失、损坏等情况，应查明原因，追究相关人员的责任，并采取措施进行补救。六、档案的利用（一）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》的内容，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上做好记录，包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅档案名称、查阅用途等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。如需复印档案，应经综合管理部负责人批准，并按照规定的程序进行复印。4.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅，应严格按照公司保密制度的规定进行审批，查阅人员应签订保密协议，不得泄露档案内容。（二）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人应根据档案的密级、重要程度等情况，对《档案借阅申请表》进行审批。对于涉及公司重要机密的档案，应报公司领导批准。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。如档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）档案出具证明1.公司员工因工作需要，要求综合管理部出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明证明的内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理出具证明手续。2.综合管理部档案管理人员应根据档案内容，如实出具档案证明，并在证明上加盖公司档案专用章。3.档案证明应一式两份，一份交申请人，一份留存综合管理部备案。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关部门业务人员组成。鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁范围。对于仍有保存价值的档案，应继续保管；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经综合管理部负责人审核，报公司领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销。销毁人员应将档案逐卷清点，核对无误后，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在《档案销毁登记表》上做