老干部局档案管理制度

PAGE老干部局档案管理制度一、总则（一）目的为加强老干部局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务老干部、传承历史文化等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老干部局机关及所属各部门在工作中形成的各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、活动档案、实物档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则老干部局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映老干部局的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理各类档案，确保档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为老干部局各项工作和老干部提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门老干部局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局档案的综合管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.按照规定的程序和要求，为老干部局各部门及老干部提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案的数字化管理和远程查询。6.参与档案鉴定工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见，按照规定进行销毁或继续保存。7.开展档案管理业务培训，提高全局工作人员的档案意识和档案管理水平。8.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与老干部工作相关的文件、指示、通知等。2.老干部局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.涉及老干部工作的会议记录、纪要、决议等。4.老干部人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料等。5.老干部活动档案，如活动方案、活动照片、视频资料、活动总结等。6.财务档案，包括财务凭证、账簿、报表等。7.实物档案，如老干部捐赠的物品、纪念品、荣誉证书等。8.其他与老干部局工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地移交档案管理部门。2.收集的文件资料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子文档，确保档案信息的多样性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同类别、年度、保管期限，进行科学分类和编号。3.对每份文件进行准确的编目和装订，确保档案的整齐规范。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。首先将文件按年度分开，然后根据保管期限分为永久、长期、短期三类，再按机构（问题）进行排列。编目时，每份文件应填写文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。3.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，将凭证、账簿、报表等分别装订成册，并编制会计档案目录。4.活动档案按照活动时间顺序进行整理，将活动方案、照片、视频、总结等相关材料集中存放，并进行编号和编目。5.实物档案对实物进行详细登记，包括名称、来源、日期（或年份）、保管期限等信息，并附上简要说明。实物应妥善保管，确保其完整性和安全性。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。4.做好档案库房的安全防范工作，非档案管理人员未经允许不得进入库房。5.严格遵守档案保管期限规定，对已到保管期限的档案进行妥善处理，不得擅自销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.老干部局内部各部门因工作需要查阅档案。2.老干部本人因个人事务需要查阅与其相关的档案。3.其他单位或个人因合法需要，经批准后查阅老干部局档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、利用者姓名等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对档案妥善保管，不得转借、涂改、损毁或丢失。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（三）利用审批1.老干部局内部各部门查阅档案，由部门负责人审批。2.老干部本人查阅档案，由本人提出申请，经档案管理部门审核后，报分管领导批准。3.其他单位或个人查阅档案，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等信息，经老干部局主要领导批准后，方可查阅。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用日期、查阅或借阅档案内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合老干部局档案的实际情况，对档案进行定期鉴定，确保档案的保存价值得到科学评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合档案形成时间、来源、内容等因素，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案，重点审查其是否仍具有保存价值，如涉及重要历史事件、重要人物、重要决策等档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案名称、文号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经分管领导审核后，报主要领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件，并进行数据录入，建立档案数据库。档案数字化应保证图像清晰、数据准确，符合档案管理的相关标准。2.档案信息系统建设选用合适的档案管理软件，构建档案信息管理平台，实现档案的分类管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。档案信息系统应具备权限管理功能，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。3.数据备份与安全定期对档案数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。加强档案信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止数据丢失、泄露和被非法篡改。（三）信息化管理要求1.