社区科普档案管理制度

PAGE社区科普档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区科普档案管理，有效保护和利用科普档案资源，提高社区科普工作水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内开展的各类科普活动所形成的档案管理，包括但不限于科普讲座、科普展览、科普培训、科普竞赛等活动产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区科普档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容应真实反映科普活动的实际情况，数据准确，手续完备。3.科学分类原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。4.方便利用原则建立健全档案利用制度，简化手续，提高档案利用效率，满足社区居民和相关部门对科普档案的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本社区科普档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和提供利用社区科普档案。3.对社区各部门形成的科普档案进行监督指导，确保档案的质量和归档工作的顺利进行。4.定期对科普档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门开展科普活动过程中文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好科普档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的支持和配合。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责科普档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.按照档案利用规定，及时、准确地为利用者提供档案资料，做好利用登记和统计工作。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，维护档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.科普活动计划、方案、总结、报告等文件材料。2.科普讲座、培训的讲稿、课件、学员名单及成绩记录等。3.科普展览的展板设计图、展品清单、展览照片、观众反馈等资料。4.科普竞赛的竞赛规则、参赛作品、获奖名单等相关材料。5.与科普活动相关的会议记录、纪要、决议等文件。6.科普工作中形成的统计报表、调查问卷、分析报告等数据资料。7.社区居民参与科普活动的相关记录，如签到表、活动照片等。8.科普工作中获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片及相关说明材料。9.其他与社区科普活动有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应在科普活动结束后[X]个工作日内，将本部门形成的相关文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的文件材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的可读性。（三）整理方法1.分类按照科普活动的类型、时间、来源等因素进行分类。可分为科普讲座档案、科普展览档案、科普培训档案、科普竞赛档案等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级类目和三级类目。例如，科普讲座档案可分为健康科普讲座、科技知识讲座等二级类目，每个二级类目下再按照讲座的时间顺序排列具体的讲座记录。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类目顺序号”的形式，如“2023科普讲座001”，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，便于查阅。4.装订对纸张规格统一、内容联系紧密的档案材料进行装订。装订时应注意保持文件材料的原有顺序，不得遗漏或颠倒，装订应牢固、整齐，便于翻阅。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管反映社区科普工作重大历史事件、重要成果、具有长期利用价值的档案，如社区科普工作发展规划、年度总结、重要的科普活动记录等，应永久保管。2.定期保管其他具有一定利用价值的档案，根据其重要程度和利用频率，确定保管期限为[X]年或[X]年。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。（二）保管条件1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.保持库房内清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案的存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架或档案柜中。2.同一类目的档案应集中存放，便于查找和管理。3.对实物档案应进行妥善保管，可单独存放或与相关档案资料一同存放，并做好标识和登记。（四）档案的清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时报告并查明原因，采取相应的措施进行处理。3.清查结果应形成书面报告，存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.社区居民、科普志愿者、科研人员等因学习、研究、参考等需要，可查阅科普档案。2.上级主管部门、其他社区及相关单位因工作需要，可查阅本社区科普档案。3.司法机关因办案需要，可依法查阅相关科普档案。（二）利用手续1.查阅科普档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅和统计分析。（四）档案的借阅1.因特殊情况需要借阅科普档案的，应按照档案借阅程序办理手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅档案时，借阅人员应出具单位介绍信或有效身份证件，并填写《档案借阅登记表》。3.档案管理部门应对借阅档案的人员进行必要的保密教育，要求其妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量、质量和完整性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合社区科普工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.鉴定工作应组织专业人员进行，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定内容1.档案的内容是否反映社区科普工作的真实情况，是否具有历史价值、科学价值、实用价值和凭证价值。2.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、破损、涂改、伪造等情况。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整保管期限或进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门负责人及相关专业人员。2.鉴定小组按照鉴定原则和内容，对保管期满的档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报社区主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保