局机关档案保管制度

PAGE局机关档案保管制度一、总则（一）目的为加强局机关档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门及所属单位档案的保管工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指局机关在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、音像等。（四）基本原则1.集中统一管理原则。局机关档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则。采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。3.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为局机关各项工作提供有力支持。二、档案保管机构及职责（一）档案保管机构设立局机关档案室，负责集中保管局机关各类档案。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案保管制度并组织实施。2.负责对局机关各部门及所属单位形成的档案进行收集、整理、归档、保管和统计。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为局机关各项工作提供参考依据。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，确保档案的安全。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局档案管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本局在业务活动中形成的合同、协议、项目资料、技术文件、图纸等。4.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案，如培训记录、考核材料、获奖证书等。5.本局组织的各类会议、活动的照片、录像、录音等音像资料。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对收集到的档案，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，确保档案的质量。3.收集的档案应在规定时间内移交档案室，不得擅自留存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号。对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目。编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案归档（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档。2.重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.档案应按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。3.编制档案移交清单，一式两份，交接双方签字确认。五、档案保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于通风和查找。4.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。（三）档案存放1.按照档案类别和保管期限进行存放，便于管理和查找。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、完整。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、质量等，发现问题及时处理。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应符合国家有关法律法规和本局档案管理制度的规定。2.服务大局原则。档案利用应围绕局机关工作大局，为各项工作提供有力支持。3.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高档案利用效率，方便利用者查阅档案。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案，应按照规定办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应严格按照保密规定办理。（三）利用手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本局提出申请，说明查阅目的、内容等，经本局分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案室工作人员的陪同下进行，并遵守档案室的各项规定。3.查阅档案应在规定的时间和地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案，应经档案室工作人员同意，并登记备案。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用目的等信息，以便统计和查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已超过保管期限、失去保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.经本局分管领导批准后，方可进行档案销毁。（四）销毁方式对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，对电子档案采用删除或格式化等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，确保销毁彻底。（五）监销制度档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全、规范。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。八、档案统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，报送档案室负责人审核后存档。（二）移交工作1.按照国家有关规定，定期将档案移交同级国家综合