政府电子档案管理制度

PAGE政府电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高政府工作效率和服务水平，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属单位在履行职责过程中形成的电子档案管理活动。（三）基本原则1.统一管理原则政府电子档案实行集中统一管理，确保电子档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.全程管理原则对电子档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理，确保电子档案的质量。3.前端控制原则从电子文件产生开始，就采取有效措施对其进行管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，为电子档案管理奠定良好基础。4.便于利用原则充分考虑电子档案的特点和利用需求，建立便捷高效的电子档案利用服务体系，方便政府工作人员和社会公众利用电子档案。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关电子档案管理的法律法规和方针政策，制定本地区、本部门电子档案管理制度和工作规范。2.负责组织、协调和指导本地区、本部门电子档案管理工作，开展电子档案管理业务培训和监督检查。3.负责接收、保管和提供利用本地区、本部门重要电子档案，建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理和共享利用。4.参与本地区、本部门信息化建设项目中电子档案管理功能的设计和验收，确保电子档案管理系统与业务系统的有效衔接。（二）业务部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整、准确和系统。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门电子文件向档案管理部门移交归档，办理交接手续。3.负责本部门电子档案的日常利用工作，按照规定的权限和程序提供利用服务。4.配合档案管理部门做好电子档案管理系统的维护和升级工作，确保电子档案管理系统的正常运行。（三）信息技术部门职责1.负责本地区、本部门电子档案管理系统的建设、维护和升级工作，保障电子档案管理系统的安全稳定运行。2.提供电子档案管理所需的技术支持和服务，确保电子档案的存储、传输和利用等环节的技术安全。3.协助档案管理部门制定电子档案管理系统的技术标准和规范，参与电子档案管理系统的功能测试和验收工作。三、电子文件的形成与积累（一）电子文件的生成1.政府各部门应根据工作需要，在业务系统中设置电子文件生成功能，确保电子文件的原始性和真实性。2.电子文件生成时，应按照国家有关标准和规范，对文件的格式、元数据等进行规范设置，确保电子文件的可读性和可处理性。（二）电子文件的收集与积累1.业务部门应指定专人负责电子文件的收集和积累工作，确保电子文件的及时收集和完整保存。2.电子文件收集过程中，应注意对电子文件的来源、形成时间、内容等进行核对和标注，确保电子文件的准确性和完整性。3.对于重要业务活动中形成的电子文件，业务部门应及时进行备份，防止电子文件丢失或损坏。（三）电子文件的整理1.业务部门应按照档案管理的要求，对收集积累的电子文件进行分类整理，建立电子文件目录数据库。2.电子文件整理时，应根据电子文件的内容、来源、时间等因素进行分类，确保电子文件的分类合理、便于查找和利用。四、电子文件的归档（一）归档范围政府各部门应按照国家有关规定，确定本部门电子文件的归档范围，确保具有保存价值的电子文件及时归档。（二）归档时间1.定期归档：业务部门应在每年年底前，将本年度形成的电子文件向档案管理部门移交归档。2.实时归档：对于重要紧急的电子文件，业务部门应在文件形成后及时向档案管理部门移交归档。（三）归档要求1.电子文件归档时，应确保电子文件的格式符合档案管理部门规定的标准，元数据齐全、准确。2.电子文件应采用脱机存储或在线存储的方式进行归档，存储介质应符合国家有关标准和规范，确保电子文件的长期保存。3.电子文件归档时，应编制电子档案目录，目录信息应与电子档案内容一致，便于查找和利用。（四）归档程序1.业务部门按照档案管理部门规定的格式和要求，将电子文件整理后存储在存储介质上，并编制电子档案目录。2.业务部门填写电子档案移交清单，一式两份，一份留存，一份随电子档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的电子档案进行检查验收，核对电子档案的内容、格式、元数据等是否符合要求，存储介质是否完好。4.档案管理部门对验收合格的电子档案进行登记，将电子档案存储到电子档案数据库中，并将电子档案移交清单存档。五、电子档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应建立专门的电子档案保管场所，配备必要的设施设备，确保电子档案保管环境的安全、稳定和适宜。2.电子档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等功能，温度、湿度应符合国家有关标准和规范。（二）存储介质管理1.电子档案存储介质应定期进行检查和维护，确保存储介质的完好和数据的安全。2.对于脱机存储的电子档案，应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害等原因导致电子档案丢失。3.存储介质使用期满后，应按照国家有关规定进行销毁处理，销毁过程应进行登记和监督，确保存储介质上的数据彻底销毁。（三）电子档案的备份与恢复1.档案管理部门应定期对电子档案进行备份，备份方式可采用全量备份、增量备份等，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放。2.建立电子档案备份恢复机制，定期进行备份数据的恢复测试，确保在电子档案数据出现问题时能够及时恢复。（四）电子档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定电子档案的保管期限，对保管期限已满或失去保存价值的电子档案进行销毁处理。2.电子档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和信息技术部门等相关人员组成，按照国家有关规定和标准进行鉴定。3.电子档案销毁时，应填写电子档案销毁清单，一式两份，一份留存，一份随电子档案销毁过程记录存档。电子档案销毁过程应进行登记和监督，确保电子档案数据彻底销毁。六、电子档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：电子档案利用应符合国家有关法律法规和政策规定，确保电子档案的安全和合法利用。2.权限管理原则：根据利用者的身份和权限，对电子档案的利用进行严格管理，防止电子档案的非法获取和泄露。3.便捷高效原则：建立便捷高效的电子档案利用服务体系，方便利用者获取和利用电子档案。（二）利用方式1.在线查阅：利用者可通过政府电子政务平台或档案管理部门指定的网站，在线查阅电子档案。2.离线查阅：对于不便于在线查阅的电子档案，利用者可申请离线查阅，档案管理部门提供电子档案的复制件或打印件。3.借阅：对于重要电子档案，利用者可申请借阅，档案管理部门按照规定的程序和期限办理借阅手续。（三）利用流程1.利用者提出利用申请，填写利用申请表，注明利用目的、利用范围等信息。2.档案管理部门对利用申请进行审核，根据利用者的身份和权限，确定是否批准利用申请。3.对于批准的利用申请，档案管理部门按照利用者的要求提供电子档案利用服务，并做好利用记录。4.利用结束后，利用者应及时归还电子档案或办理相关手续，档案管理部门对利用情况进行检查和统计。七、电子档案管理系统（一）系统建设1.档案管理部门应根据电子档案管理的需要，建设电子档案管理系统，实现电子档案的集中管理、共享利用和安全保密。2.电子档案管理系统应具备电子文件接收、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等功能，以及系统管理、权限管理、日志管理等辅助功能。3.电子档案管理系统建设应遵循国家有关标准和规范，采用先进的信息技术，确保系统的安全稳定运行。（二）系统维护1.信息技术部门应定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的功能完善、性能优化和安全可靠。2.建立电子档案管理系统维护日志，记录系统维护的时间、内容、结果等信息，便于对系统维护情况进行跟踪和管理。3.对于电子档案管理系统出现的故障和问题，信息技术部门应及时进行处理，确保系统的正常运行。（三）系统安全管理1.建立电子档案管理系统安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止电子档案数据被非法获取、篡改或泄露。2.采用身份认证、访问控制、数据加密等技术手段，保障电子档案管理系统的安全。3.定期对电子档案管理系统进行安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。八、监督与检查（一）监督检查职责1.档案管理部门负责对本地区、本部门电子档案管理工作进行监督检查，确保电子档案管理工作符合法律法规和行业标准的要求。2.将电子档案管理工作纳入政府绩效考核体系，对电子档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反电子档案管理制度的行为进行严肃处理。（二）监督检查内容1.电子档案管理制度的执行情况，包括电子文件的形成、积累、整理、归档、保管、利用等环节的管理情况。2.电子档案管理系统的建设、维护和运行情况，包括系统功能的完整性、性能的稳定性、安全的可靠性等。3.电子档案的质量情况，包括电子档案的真实性、完整性、准确性和可读性等。4.电子档案利用服务情况，包括利用申请的审核、利用方式的提供、利用记录的管理等。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对本地区、本部门电子档案管理工作进行全面检查，检查结果进