档案馆制度建设总结

PAGE档案馆制度建设总结一、总则（一）目的本档案馆制度旨在确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和开发，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。2.完整性原则：确保档案的全面性，涵盖公司/组织工作的各个方面。3.系统性原则：按照一定的分类和逻辑顺序进行整理和保管，便于查找和利用。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全。二、档案管理职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）部门档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案馆。3.协助档案馆做好档案的查询、借阅等利用工作，及时反馈利用情况。4.接受档案馆的业务指导和监督，积极参加档案业务培训。（三）员工个人职责1.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理并移交本部门档案员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合档案管理部门的工作，如实提供档案利用所需的相关信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料。2.公司/组织各项业务活动中产生的文件、合同、协议、报表、记录等。3.公司/组织内部的会议文件、工作计划、总结、报告等。4.公司/组织对外交往中形成的书信、函件、电文、证书等。5.公司/组织员工的人事档案、工资档案、培训档案等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或丢失。3.对于重要的文件材料，应进行备份或采取其他保护措施。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、人事档案类、财务档案类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.编目：对档案进行编目，包括编制目录、索引等，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。4.装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.业务档案应在业务活动结束后及时归档。3.人事档案应在员工离职或调动后一个月内归档。（二）归档流程1.各部门档案员对整理好的档案进行自查，确保无误后填写归档清单。2.将档案及归档清单一并移交至档案馆。3.档案馆对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。（三）保管要求1.档案馆应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度调节设备、消防设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理。4.对重要的、易损的档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、密封保存等。五、档案利用与借阅（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅流程1.填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，提交至档案馆。3.档案馆对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续。4.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.如需复印档案，应经档案馆同意，并按照规定的程序进行操作。3.利用档案过程中形成的记录、摘录等材料，应及时归还档案馆。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。保存价值不大、保管期限已满且无继续保存必要的档案，可予以销毁。（二）鉴定程序1.档案馆定期组织档案鉴定小组，对档案进行逐卷鉴定。2.鉴定小组根据鉴定标准，提出档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，经公司/组织领导审批后执行。（三）销毁要求1.销毁档案应在指定的地点进行，由专人负责监销。2.销毁档案应采用安全、可靠的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人应在销毁清单上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.将扫描后的档案数据录入档案信息化管理系统，建立电子档案数据库。3.定期对电子档案数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、编研等功能。2.员工可通过系统查询和借阅档案，提高利用效率。3.档案馆可利用系统对档案管理工作进行统计分析，为决策提供支持。八、监督与考核（一）监督机制1.档案馆定期对各部门的档案工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部设立档案工作监督举报渠道，接受员工对档案管理违规行为的举报。（二）考核办法1.将档案工作纳入各部门的绩效考核体系，对档案工作成绩突出的部门和个人予以表彰和奖励。2.对档案工作不力、违反档案管理制度的