测绘资质档案管理制度

PAGE测绘资质档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘资质档案管理，确保测绘资质档案的完整、准确、系统和安全，为公司测绘资质管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司测绘资质档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理活动。（三）管理原则1.集中统一管理原则：测绘资质档案由公司指定的部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司测绘资质管理活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保测绘资质档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的测绘资质档案管理部门，负责测绘资质档案的日常管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.负责测绘资质档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.建立健全测绘资质档案的保管制度，确保档案的安全和完整。4.负责测绘资质档案的借阅、查阅服务，按规定办理相关手续。5.定期对测绘资质档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施。6.开展档案管理信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门测绘资质档案管理工作进行指导和监督。三、档案收集（一）收集范围1.公司申请测绘资质时提交的各类文件、资料，包括申请表、人员资质证明、仪器设备清单、业绩证明等。2.测绘资质审批机关的批复文件、审查意见等。3.公司测绘资质年度报告及相关材料。4.测绘项目合同、技术设计书、成果报告等与测绘资质相关的业务资料。5.公司测绘资质变更、延续、注销等过程中产生的文件、资料。6.其他与测绘资质管理有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责测绘资质档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的资料。（三）收集时间1.申请测绘资质时，相关部门应在规定时间内将所需资料收集齐全并提交档案管理部门。2.测绘资质年度报告等定期报送的资料，应在规定期限内报送档案管理部门。3.测绘项目完成后，项目负责人应及时将相关资料整理归档并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准测绘资质档案按照以下类别进行分类：1.资质申请类：包括申请测绘资质时提交的各类文件、资料。2.资质审批类：测绘资质审批机关的批复文件、审查意见等。3.年度报告类：测绘资质年度报告及相关材料。4.业务资料类：测绘项目合同、技术设计书、成果报告等。5.资质变更类：测绘资质变更、延续、注销等过程中产生的文件、资料。6.其他类：其他与测绘资质管理有关的文件、资料。（二）编号规则测绘资质档案采用统一的编号规则，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。编号格式如下：[类别代码][年度][顺序号]例如：ZQ[2023]001，表示资质申请类档案，2023年度第1份档案。（三）整理步骤1.对收集到的档案资料进行分类，按照分类标准将资料归入相应类别。2.对每一类档案资料进行排序，按照时间顺序或重要程度等进行排列。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、页数等信息。4.对档案资料进行装订，确保整齐、牢固。5.填写档案盒封面和脊背信息，包括档案类别、年度范围、保管期限等。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的测绘资质档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案盒中，按照编号顺序排列上架。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，建立电子档案目录，便于查询和管理。3.对重要的档案资料应进行备份，备份存储于不同的介质和地点。（三）保管期限测绘资质档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体保管期限如下：1.永久保管：公司申请测绘资质时提交的核心文件、资料，测绘资质审批机关的批复文件等。2.长期保管：测绘资质年度报告、测绘项目合同等重要业务资料，保管期限为30年。3.短期保管：一般性的业务资料、临时性文件等，保管期限为10年。（四）定期检查档案管理部门应定期对测绘资质档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、档案利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅测绘资质档案的，应填写《测绘资质档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、拆散等。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅测绘资质档案的，应填写《测绘资质档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，应经档案管理部门负责人批准。3.外单位人员查阅测绘资质档案的，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守公司的保密规定。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立测绘资质档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对测绘资质档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁清单。2.销毁清单经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立测绘资质档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查询、借阅审批等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入档案管理部门应及时将纸质档案内容录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。录入的数据应准确、完整，便于查询和统计。