档案三纳入四参加制度

PAGE档案三纳入四参加制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本“档案三纳入四参加制度”。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要文件。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案三纳入（一）纳入公司发展规划1.在制定公司年度发展规划、中长期发展战略等重要文件时，应充分考虑档案管理工作的需求，将档案工作纳入整体规划之中。明确档案管理工作的目标、任务和措施，确保档案工作与公司业务发展同步推进。2.公司各部门在编制本部门工作计划时，也应将档案管理工作作为重要内容之一，制定相应的档案收集、整理、保管计划，确保部门工作中形成的档案能够及时、准确地归档。（二）纳入公司管理制度1.将档案管理工作纳入公司各项管理制度体系，明确各部门及员工在档案管理中的职责和权限。例如，在《公司行政管理制度》中明确规定各部门文件材料的收集、整理和移交要求；在《员工绩效考核制度》中，将员工档案管理工作的完成情况纳入考核指标体系，激励员工积极参与档案管理工作。2.在公司各类业务流程中，明确档案管理环节和要求。如在项目管理流程中，规定项目文件的形成、收集、整理和归档时间节点及责任人；在合同签订流程中，明确合同档案的审核、保管和利用规定，确保档案管理工作贯穿于公司业务活动的全过程。（三）纳入公司人员培训计划1.人力资源部门应将档案管理知识纳入公司年度培训计划，定期组织开展档案管理培训活动。培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、档案信息化管理等，提高员工的档案意识和业务水平。2.根据不同岗位的需求，有针对性地开展档案管理培训。例如，对新入职员工进行档案基础知识培训，使其了解档案管理的重要性和基本要求；对档案管理人员进行专业技能培训，提升其档案整理、鉴定、数字化处理等方面的能力；对涉及档案利用的部门员工进行档案查阅、借阅规定等方面的培训，确保员工正确使用档案。三、档案四参加（一）参加产品生产、科研项目的鉴定1.档案管理部门应安排专人参加公司产品生产、科研项目的鉴定工作。在鉴定过程中，负责审查项目文件材料的完整性、准确性和规范性，确保项目档案能够全面反映项目研究、开发、生产的全过程。2.对鉴定过程中发现的档案问题，及时提出整改意见，督促项目负责人进行补充、完善。同时，协助项目组整理、归档鉴定所需的各类文件材料，为项目鉴定提供可靠的档案支持。（二）参加设备开箱验收1.在公司购置新设备进行开箱验收时，档案管理部门应派人参加。负责检查设备随机文件的完整性，包括设备说明书、操作手册、合格证、保修卡等，确保设备档案资料齐全。2.对设备开箱验收过程中发现文件缺失或损坏的情况，及时与设备供应商沟通协调，要求其限期补齐或更换。同时，指导设备使用部门做好设备档案的收集、整理和保管工作，建立设备档案台账，记录设备的基本信息、运行维护情况等。（三）参加工程竣工验收1.档案管理部门要参与公司各类工程建设项目的竣工验收工作。重点审查工程档案的质量，包括工程前期文件、施工过程文件、竣工图等，确保工程档案与工程实际情况相符，能够准确反映工程建设的全过程。2.对不符合档案验收要求的工程，提出整改意见，要求建设单位或施工单位限期整改。待档案整改合格后，方可进行工程竣工验收备案。同时，负责将工程档案移交至公司档案管理部门进行集中保管，为工程后期的维护、改造等提供依据。（四）参加公司重大活动1.对于公司举办的重大会议、庆典、重要接待等活动，档案管理部门应派人参加，负责收集、整理活动过程中形成的各类文件材料，如会议纪要、领导讲话、活动照片、视频资料等。2.及时对活动档案进行分类、归档，确保活动档案的完整性和系统性。同时，建立活动档案目录索引，方便日后查询和利用，为公司留存珍贵的历史资料，展示公司发展历程和文化底蕴。四、档案管理流程（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等多种形式。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。3.各部门收集的文件材料应定期移交至公司档案管理部门，移交时需填写《档案移交清单》，详细注明文件材料的名称、数量、形成时间等信息，双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，按照档案分类方案进行整理。档案分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，结合公司业务特点和档案内容，合理划分档案类别。2.对纸质文件进行分类、编号、编目、装订等处理，确保文件排列有序、目录清晰。对于电子文件，应按照电子档案管理要求进行分类存储，建立电子档案数据库，并进行元数据著录，方便检索和利用。3.在整理过程中，对破损、褪色的文件进行修复和复制，对字迹模糊或易退变的文件进行数字化处理，确保档案的可读性和耐久性。（三）档案保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.按照档案保管期限的规定，对档案进行分类存放。定期对档案进行清查盘点,核对档案数量、检查档案保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。3.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份，采用异地存储等方式确保数据安全。同时，建立电子档案访问权限管理制度，严格控制电子档案数据的访问和使用。（四）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案时，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、查阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.档案管理部门应对查阅、借阅申请进行审核，对符合规定的申请予以批准，并严格按照档案利用制度提供档案服务。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料；借阅档案应按时归还，如需延期使用，应办理续借手续。3.涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围，确保公司机密信息安全。同时，对档案利用情况进行登记，记录查阅、借阅人员、时间、内容等信息，以便跟踪和监督档案利用过程。五、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作情况，以及档案管理制度的执行情况。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，全面检查各部门档案管理工作；不定期抽查根据实际工作需要随时开展，重点检查档案管理中的薄弱环节和突出问题。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达《档案管理整改通知书》，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。整改完成后，责任部门应提交整改报告，经档案管理部门验收合格后方可销号。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及员工的档案管理工作进行量化考核。2.考核指标包括档案收集的完整性和及时性、档案整理的质量、档案保管的安全性、档案利用的服务水平以及档案管理制度的执行情况等。考核方式可采用自评、互评和档案管理部门评价相结合的方式进行。3.根据考核结果，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对档案管理工作不达标的部门和个人进行通