档案室检查验收制度

PAGE档案室检查验收制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本检查验收制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位档案室的检查验收工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保检查验收工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，对档案室的各项工作进行客观、公正的评价。3.全面细致原则：涵盖档案室管理的各个方面，包括档案收集、整理、保管、利用等环节，进行全面细致的检查。二、检查验收内容（一）档案管理机构与人员1.档案室设置是否符合公司整体规划，具备独立的办公场所，面积满足档案存放及业务开展需求。2.配备相应数量的专职档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。3.档案管理人员应保持相对稳定，如有人员变动，应及时做好交接工作，并确保新人员具备相应的业务能力。（二）档案管理制度1.建立健全档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、借阅利用等各项管理制度，制度内容应符合国家法律法规和行业标准要求。2.各项管理制度应明确工作流程、操作规范和责任分工，确保档案管理工作有章可循。3.定期对档案管理制度进行修订和完善，以适应公司发展和档案管理工作的实际需要。（三）档案收集与整理1.档案收集工作应及时、全面，确保各类文件材料齐全完整。各部门应按照档案归档范围和保管期限的要求，定期将应归档的文件材料移交档案室。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类、编号、编目等工作。3.归档文件应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体应符合耐久性要求。整理后的档案应排列有序，便于查找和利用。（四）档案保管1.档案室应具备良好的保管条件，有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定标准。对特殊载体档案，如电子档案、声像档案等，应采取相应的特殊保管措施。3.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。建立档案台账，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案部门会同有关业务部门组成鉴定小组共同进行，确保鉴定结果准确合理。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应编制销毁清册，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案的过程和结果应进行记录，以备查考。严禁擅自销毁档案。（六）档案利用1.建立档案借阅利用制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等规定。借阅档案应履行审批手续，填写借阅登记表，经档案管理人员审核后，方可借阅。2.档案利用应遵循保密原则，对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止档案信息泄露。3.利用档案后，应及时归还档案，并做好利用效果的跟踪和反馈工作。（七）档案信息化建设1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。档案管理信息系统应具备档案收集、整理、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。电子档案应进行备份，并定期进行数据维护和更新。3.积极探索利用新技术手段，如大数据、人工智能等，提升档案管理的智能化水平，为公司决策提供有力支持。三、检查验收方式（一）定期检查1.公司每年组织一次对档案室的全面检查，检查时间一般安排在年底。2.定期检查由公司档案管理部门牵头，组成检查小组，对各部门档案室进行实地检查。3.检查小组应按照检查验收内容，制定检查清单，对档案室的各项工作进行逐一检查，并做好记录。（二）不定期抽查1.公司档案管理部门不定期对各部门档案室进行抽查，抽查内容可根据实际情况进行重点检查。2.抽查可采取实地查看、查阅档案、询问相关人员等方式进行，及时发现问题并督促整改。（三）专项检查1.根据公司档案管理工作的需要，针对某一特定方面或某一专项工作进行专项检查。2.专项检查由公司档案管理部门组织实施，相关部门配合，对特定领域的档案管理工作进行深入检查和评估。四、检查验收程序（一）准备阶段1.制定检查验收方案，明确检查验收的目的、范围、内容、方式、时间安排等。2.组建检查验收小组，明确小组成员的职责分工。3.准备检查验收所需的文件资料、表格工具等。（二）实施阶段1.检查验收小组按照检查验收方案，对档案室进行实地检查，查阅相关文件资料，听取档案管理人员汇报，了解档案管理工作实际情况。2.检查验收小组根据检查情况，填写检查验收记录表，详细记录发现的问题和不足之处。3.对检查过程中发现的问题，检查验收小组应及时与档案室相关人员沟通，要求其作出说明，并提出整改意见。（三）总结阶段1.检查验收结束后，检查验收小组应及时对检查情况进行总结，撰写检查验收报告。2.检查验收报告应包括检查验收的基本情况、发现的问题、整改建议等内容，并对档案室的档案管理工作进行综合评价。3.将检查验收报告报送公司领导审批，并反馈给档案室所在部门，要求其针对存在的问题进行整改。五、整改要求（一）整改责任落实档案室所在部门应根据检查验收报告中提出的问题，明确整改责任人，制定整改措施，确保整改工作落到实处。（二）整改期限确定根据问题的难易程度和实际情况，确定合理的整改期限。一般问题应在一个月内完成整改，较复杂问题应在三个月内完成整改。（三）整改跟踪检查公司档案管理部门负责对整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作进展情况，督促整改责任人按时完成整改任务。（四）整改结果验收整改期限届满后，档案室所在部门应向公司档案管理部门提交整改报告，申请整改结果验收。公司档案管理部门组织对整改情况进行复查，对整改不合格的部门，要求其继续整改，直至达到要求。六、奖励与处罚（一）奖励1.对档案管理工作成绩突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.档案管理工作成绩突出的具体表现为：档案管理制度健全，执行严格；档案收集、整理、保管、利用等工作规范有序，档案质量高；积极推进档案信息化建设，取得显著成效；在档案管理工作中勇于创新，为公司发展提供有力支持等。（二）处罚1.对档案管理工作存在严重问题的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。2.档案管理工作存在严重问题的具体表现为：档案管理制度不健全，执