妇联档案管理工作制度

PAGE妇联档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强妇联档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在妇联各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关及所属事业单位的档案管理工作。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则妇联档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映妇联工作的历史和现状，保证档案内容的真实性。3.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门妇联设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订等。2.做好档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.定期对档案进行鉴定，及时清理过期档案，做好档案的销毁工作。4.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。5.积极为利用者提供档案查阅服务，做好档案的借阅登记和归还工作。6.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级妇联及相关部门下发的文件、通知、通报等。2.妇联工作计划、总结、报告、统计报表等。3.妇联组织的各类会议文件、记录、纪要等。4.妇联开展的各项活动的方案、总结、照片、音像资料等。5.妇联干部的任免、考核、奖惩等文件材料。6.妇联与其他单位签订的合同、协议等。7.妇女群众的来信来访记录、处理结果等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理好后移交档案管理部门。2.对于重要文件材料，应实行双套制保存，一份纸质档案，一份电子档案。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为党群工作类、行政工作类、业务工作类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订将文件材料按照编号顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备1.配备必要的档案柜、货架、密集架等保管设备，确保档案存放有序。2.安装防火、防盗、防潮、防虫等设施，如灭火器、报警器、除湿机、防虫药等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映妇联主要职能活动和基本历史面貌的，对妇联工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案反映妇联一般工作活动，在较长时间内对妇联工作有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案反映妇联短期工作活动，在较短时间内对妇联工作有查考利用价值的档案。保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组，对档案的保管期限进行审查。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。（二）销毁工作1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁清册，经档案管理部门负责人审核，报妇联领导批准后，由专人负责销毁。3.销毁档案时，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、利用情况等进行统计。2.档案统计报表应及时、准确、完整，上报给上级主管部门和有关领导。（二）利用工作1.档案管理部门应积极为利用者提供档案查阅服务，制定档案查阅制度，明确查阅范围、查阅手续等。2.利用者查阅档案时，应填写档案查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.档案一般不外借，如有特殊情况需要外借，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。4.利用档案时，应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为妇联工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.建立档案数据库，将档案信息录入数据库，实现档案信息的数字化存储。2.开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作的信息化管理。3.建立档案信息网络平台，实现档案信息的共享和远程查阅。（三）数据安全1.设置档案信息网络安全防