品牌建设档案管理制度

PAGE品牌建设档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司品牌建设档案的管理，确保品牌建设档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥品牌建设档案在公司品牌发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司品牌建设过程中形成的各类档案，包括品牌策划、品牌传播、品牌维护、品牌评估等方面的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司品牌建设档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司品牌建设的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理品牌建设过程中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则对于涉及公司商业秘密和品牌核心信息的档案，严格保密，防止信息泄露。二、品牌建设档案的分类与编号（一）分类1.品牌策划档案包括品牌定位、品牌形象设计、品牌理念等方面的文件。2.品牌传播档案涵盖广告宣传、公关活动、媒体报道等相关资料。3.品牌维护档案如客户投诉处理、品牌危机管理等记录。4.品牌评估档案包含品牌知名度、美誉度、忠诚度等评估报告。5.其他品牌建设档案如品牌建设会议纪要、品牌合作协议等。（二）编号品牌建设档案采用分类编号法，按照档案类别进行编号。编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：PP2023001，表示品牌策划类档案，2023年形成的第1份档案。三、品牌建设档案的收集与整理（一）收集1.各部门在品牌建设工作中形成的档案，应及时收集整理，并移交档案管理部门。2.对于重要的品牌建设活动，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案收集工作。3.鼓励员工主动向档案管理部门提交与品牌建设相关的有价值的资料。（二）整理1.档案管理部门收到档案后，应按照分类标准进行整理，确保档案的有序存放。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。四、品牌建设档案的归档与保管（一）归档1.整理好的品牌建设档案应及时归档，存入专门的档案库房。2.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）保管1.档案管理部门应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行维护。五、品牌建设档案的查阅与利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅品牌建设档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理部门应安排专人负责，提供必要的查阅条件，并对查阅情况进行记录。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。（二）利用1.公司内部人员因工作需要利用品牌建设档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，按照规定的方式进行利用。2.利用档案时，应确保档案的安全，不得擅自复制、传播档案内容。3.对于涉及公司商业秘密和品牌核心信息的档案，利用时应严格遵守保密规定。六、品牌建设档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对品牌建设档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员参加，组成鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.根据鉴定意见，对失去保存价值的档案进行销毁。2.销毁档案时应填写档案销毁清单，注明档案的名称、编号、日期、数量等信息，经档案管理部门负责人和公司分管领导批准后，由专人负责销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。七、品牌建设档案的信息化管理（一）建立电子档案库将品牌建设档案进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案的信息化管理。（二）档案信息录入对电子档案进行分类、编号、编目等处理，录入档案管理系统，确保档案信息的准确、完整。（三）系统功能应用利用档案管理系统实现档案的检索、查阅、利用、统计等功能，提高档案管理工作效率。八、品牌建设档案管理的监督与考核（一）监督1.公司内部审计部门定期对品牌建设档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改。（二）考核1.将品牌建设档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门和相关部门进行考核。2.考核内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等方面的工作质量和效率。