退役军人档案管理制度

PAGE退役军人档案管理制度一、总则（一）目的为加强退役军人档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织接收、保管和利用的退役军人档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：退役军人档案由专门部门或指定人员集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映退役军人的服役经历、奖惩情况等，保证档案信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护退役军人的隐私和权益。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理流程，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善退役军人档案管理制度，并组织实施。2.接收、审核、整理和保管退役军人档案，确保档案的完整性和准确性。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.定期对档案进行检查、核对和鉴定，对破损、褪色等档案及时进行修复和处理。6.配合有关部门做好退役军人档案的移交、接收等工作。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、编目、装订等具体工作，确保档案质量。3.熟练掌握档案信息管理系统的操作，及时录入和更新档案信息。4.热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理相关手续，提供优质服务。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.定期参加档案管理业务培训，提高自身业务水平。（三）其他部门职责1.各部门应协助档案管理部门做好退役军人档案的收集工作，及时将涉及退役军人的相关材料移交档案管理部门。2.在工作中如需查阅退役军人档案，应按照规定办理查阅手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。3.不得擅自涂改、伪造、销毁退役军人档案，如有违反，将依法追究责任。三、档案收集与移交（一）收集范围1.退役军人入伍登记表、退伍证、军人身份证号码登记表等入伍及退伍相关材料。2.服役期间的军衔晋升、奖惩情况、立功受奖证书及相关审批表等材料。3.参加重大任务、军事演习等活动的相关证明材料。4.伤残军人证及伤残鉴定材料。5.其他与退役军人服役经历相关的重要材料。（二）收集要求1.档案材料应真实、完整、清晰，不得有涂改、伪造等情况。2.材料应使用A4纸张，左侧装订，一式一份。3.对于电子文档，应确保格式规范，并与纸质档案内容一致。（三）移交程序1.退役军人到本公司/组织报到时，相关部门应及时通知档案管理部门接收档案。2.档案管理部门对接收的档案进行初步审核，检查档案材料是否齐全、完整，符合要求的予以签收。3.对于不符合要求的档案，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正相关材料。4.档案管理部门对接收的档案进行整理、编号，并录入档案信息管理系统。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循档案形成规律，保持文件之间的历史联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.按照档案材料的类别、时间顺序进行排列。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、材料名称、日期、页码等信息。（三）分类标准1.个人基本信息类：包括入伍登记表、退伍证、身份证号码登记表等。2.服役经历类：如军衔晋升材料、奖惩情况、军事任务参与证明等。3.伤残抚恤类：伤残军人证及伤残鉴定材料。4.其他类：如立功受奖证书、特殊贡献证明等不属于上述类别的材料。五、档案保管与保护（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确。3.对破损、褪色等档案及时进行修复和处理，保证档案的完整性。（三）安全保护措施1.建立档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案库房的安全管理。2.安装监控设备，对档案库房进行实时监控，防止发生安全事故。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理审批手续，并在档案管理人员的陪同下进行。4.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本公司/组织内部因工作需要查阅退役军人档案的。2.退役军人本人查阅本人档案的。3.按照法律法规规定，有关部门依法查阅退役军人档案的。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，确定是否提供查阅服务，并安排专人陪同查阅。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅退役军人档案的，仅限于本公司/组织内部人员。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅档案。3.档案管理部门对借阅的档案进行登记，并提供档案副本或复印件，原件一般不得外借。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、伪造、圈划。借阅期满后，应按时归还档案。5.档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案统计与分析（一）统计内容1.退役军人档案数量统计。按年度统计接收、整理、保管的退役军人档案数量。2.档案查阅、借阅情况统计。记录每年查阅、借阅档案的人次、内容、目的等信息。3.档案利用效果统计。对通过查阅档案解决的工作问题、发挥的作用等进行统计分析。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作中的各项数据进行记录。2.利用档案信息管理系统，自动生成相关统计报表，提高统计工作效率。（三）分析与报告机制1.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题。2.根据分析结果，撰写档案管理统计分析报告，向上级领导和相关部门汇报，为决策提供依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和政策为依据，结合本公司/组织实际情况进行鉴定。2.确保鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，根据档案内容、形成时间、历史意义等因素进行评估。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行全面审查，确定需要鉴定的档案范围。2.对每份档案进行详细分析，根据鉴定标准确定其保存价值。3.填写《档案鉴定意见书》，明确档案的存毁意见及理由。4.档案鉴定小组对鉴定结果进行集体审议，形成最终鉴定结论。（五）销毁程序1.对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人和公司/组织主管领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底