房产局档案利用登记制度

PAGE房产局档案利用登记制度一、总则（一）目的为加强房产局档案管理，规范档案利用行为，保障档案信息的安全与合理使用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案利用登记制度。本制度旨在确保房产档案在服务社会、支持房产管理工作等方面发挥积极作用的同时，防止档案信息泄露、滥用等情况的发生。（二）适用范围本制度适用于房产局所有档案的利用登记管理，包括但不限于房屋产权档案、房屋交易档案、房屋拆迁档案等各类涉及房产管理业务的档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规及行业标准，确保档案利用登记工作合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，始终将档案信息安全与保密放在首位，防止档案信息泄露给国家、单位和个人造成损失。3.服务高效原则在保障档案安全的前提下，尽可能简化利用登记流程，提高服务效率，满足合法利用档案的需求。二、档案利用登记管理部门及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案利用登记制度，并组织实施。2.设立专门的档案利用登记窗口，配备专业的登记人员，负责受理档案利用申请、办理登记手续等工作。3.对档案利用情况进行定期统计和分析，及时发现问题并提出改进措施。4.负责档案利用登记资料的整理、归档和保管，确保登记资料的完整性和准确性。（二）利用部门1.明确本部门档案利用的责任人，负责向档案管理部门提交档案利用申请，并对申请利用档案的真实性、合法性负责。2.按照档案管理部门的要求，合理使用档案，不得擅自转借、转让、涂改、伪造档案资料。3.在档案利用完毕后，及时将档案归还档案管理部门，并配合做好相关登记信息的核对工作。三、档案利用范围及条件（一）利用范围1.司法机关、行政机关因办理案件、行政执法等工作需要查阅、复制房产档案的。2.房产权利人及其委托代理人因查询本人房产信息、办理房产交易、抵押、继承等业务需要查阅、复制相关档案的。3.律师因代理房产相关法律事务需要查阅、复制档案的。4.其他依法依规需要利用房产局档案的单位和个人。（二）利用条件1.司法机关、行政机关利用档案的，应出具单位介绍信、工作证及相关法律文书，明确查阅、复制档案的具体内容和用途。2.房产权利人及其委托代理人利用档案的，应提供本人有效身份证件、授权委托书（委托代理的）及相关证明材料，如房屋产权证书、购房合同等，以证明其利用档案的合法性和必要性。3.律师利用档案的，应出具律师事务所介绍信、律师执业证及当事人授权委托书，并说明利用档案的具体法律事务。四、档案利用登记流程（一）申请利用人需填写《房产局档案利用申请表》，详细注明利用档案的种类、内容、用途、利用期限等信息，并签字确认。申请表应包括以下内容：利用人基本信息：姓名、单位名称、联系方式等。档案利用详细情况：档案类别、档案编号（如有）、具体查阅或复制内容、利用目的、预计利用期限等。（二）受理档案利用登记窗口工作人员收到利用申请后，对申请表填写内容进行初步审核，检查利用人提交的证明材料是否齐全、有效。审核内容包括：证明材料与申请表中利用人身份及利用目的的一致性。证明材料的真实性和有效性，如单位介绍信的格式、印章，身份证件的真伪等。申请表填写内容的完整性和准确性，特别是利用档案的具体内容和用途描述是否清晰。如申请材料齐全、符合要求，工作人员予以受理，并出具《档案利用受理回执》，注明受理时间、预计办理期限等信息；如申请材料不齐全或不符合要求，工作人员应一次性告知利用人需补充或更正的材料内容。（三）审批受理后的申请由档案管理部门负责人进行审批。审批重点关注利用档案的目的是否合法合规、利用人身份及证明材料是否真实有效、利用范围是否符合规定等。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，应进行严格审查，并可根据实际情况征求相关部门或领导的意见。审批通过的，档案管理部门负责人在申请表上签署同意意见；审批不通过的，应向利用人说明原因，并将申请材料退还利用人。（四）登记经审批同意利用档案的，登记人员按照以下要求进行详细登记：在《房产局档案利用登记簿》上记录利用人基本信息、申请时间、档案利用情况（包括档案类别、编号、查阅或复制内容、利用期限等）。为利用人出具档案利用编号，以便后续查询和管理。将利用人提交的证明材料复印件与申请表一并留存归档，作为档案利用登记的附件。（五）查阅与复制登记完成后，档案管理部门根据利用申请的内容，为利用人提供相应的档案查阅或复制服务。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅过程中利用人不得擅自涂改、标记、抽取、撤换档案材料；如需复制档案，应按照规定的程序和要求进行操作，确保复制件与原件一致，并注明复制日期、加盖档案管理部门印章。（六）归还利用人在档案利用期限届满后，应及时将所利用的档案归还档案管理部门。档案管理部门在收到归还的档案后，对档案的完整性进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。同时，在《房产局档案利用登记簿》上记录档案归还时间，并注明档案归还时的状态。（七）注销利用人完成档案利用后，档案管理部门应及时对该次利用登记进行注销。注销内容包括在《房产局档案利用登记簿》上标记注销状态、删除相关电子记录等。对于因特殊原因需延长利用期限的，利用人应提前向档案管理部门提出申请，经审批同意后方可办理延期手续，并重新进行登记。五、档案利用期限及延长规定（一）利用期限一般情况下，房产局档案的利用期限根据利用目的和档案性质确定。对于司法机关、行政机关因办理案件需要查阅、复制档案的，利用期限按照相关法律程序和案件办理进度确定；对于房产权利人及其委托代理人、律师等因办理房产相关业务需要查阅、复制档案的，利用期限原则上不超过[X]个工作日。（二）延长规定如利用人因特殊原因需要延长档案利用期限的，应在原利用期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提出书面申请，说明延长利用期限的原因及预计延长的时间。档案管理部门收到申请后进行审核，如认为理由充分、确实需要延长利用期限的，经审批同意后可适当延长，但延长后的利用期限累计不得超过[X]个工作日。六、档案利用过程中的安全与保密措施（一）查阅场所安全管理档案查阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。查阅场所应保持整洁、安静，严禁无关人员进入。档案管理部门应安排专人负责查阅场所的日常管理，对进入查阅场所的人员进行登记，监督利用人在查阅过程中的行为，确保档案安全。（二）档案复制管理档案复制应使用档案管理部门统一规定的设备和纸张，确保复制件的质量和清晰度。复制过程中产生的废件应及时销毁，防止信息泄露。对于涉及重要或敏感信息的档案复制，应进行严格的审批和登记，记录复制份数、用途、去向等信息。（三）利用人保密责任利用人在利用档案过程中，应严格遵守国家有关保密法律法规及本制度规定，对所接触到的档案信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。利用人不得擅自将档案带出档案管理部门指定的查阅场所，如需摘抄、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的格式和要求进行记录。（四）档案管理部门保密措施档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员透露档案利用情况及档案内容。对档案利用登记资料、档案复印件等涉及档案信息的资料应妥善保管，防止丢失或被他人获取。定期对档案利用场所及设备进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。七、监督与检查（一）内部监督房产局档案管理部门应定期对档案利用登记工作进行自查，检查登记流程是否规范、登记信息是否准确完整、档案利用行为是否符合规定等。对自查中发现的问题及时进行整改，并建立内部监督检查记录档案。（二）外部监督接受上级主管部门、纪检监察部门及社会公众的监督检查。对于监督检查中提出的意见和建议，应认真对待，及时改进档案利用登记工作。积极配合司法机关、行政机关等对档案利用情况的调查和查询工作，如实提供相关登记资料和档案信息。八、违规处理（一）利用人违规处理利用人如有违反本制度规定的行为，档案管理部门有权视情节轻重采取以下措施：警告：对初次违规且情节较轻的利用人，给予口头或书面警告，责令其立即改正违规行为。暂停利用资格：对于违规情节较严重的利用人，如擅自涂改、伪造档案资料，将档案转借他人，泄露档案信息等，暂停其[X]个月至[X]年的档案利用资格，并要求其作出书面检讨。依法追究责任：对于违反法律法规，给国家、单位或个人造成重大损失的利用人，依法追究其法律责任。（二）档案管理部门工作人员违规处理档案管理部门工作人员在档案利用登记工作中如有违规行为，按照单位内部的人事管理规定和相关纪律处分条例进行处理。情节严重的，依法追究其法律责任。违规行为包括但不限于：未按规定受理、审批档案利用申请，导致不符合条件的利用申请通过。泄露档案利用登记信息或档案内容。擅自为利用人提供超范围、超期限的档案利用服务。对档案利用过程中的违规行为未及时发现或处理。九、附则（一）解释权本制度由房产局档案管理部门负责解