档案接受与征集工作制度

PAGE档案接受与征集工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范档案接受与征集工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及所属单位档案的接受与征集工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案接受与征集工作合法合规。2.真实完整原则：保证所接受与征集的档案内容真实、准确、完整，能够全面反映公司/组织的历史和业务活动。3.及时有效原则：及时开展档案接受与征集工作，提高工作效率，确保档案的时效性和可用性。4.安全保密原则：加强档案安全管理，严格保密制度，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案接受（一）接受范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。2.下属单位按规定应向本公司/组织移交的档案。（二）接受要求1.档案应齐全完整，符合档案整理规范，能够准确反映工作活动的全过程。2.档案的载体应符合耐久性要求，字迹清晰、图像完整，便于长期保存。3.电子档案应格式规范、元数据齐全，并与相应的纸质档案或其他载体档案保持一致。（三）接受程序1.各部门在工作活动结束后，应及时对形成的档案进行整理、分类、编目，确保档案质量。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.将整理好的档案及移交清单一并提交至公司/组织档案管理部门。4.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。5.审核通过后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案接受工作。（四）特殊档案接受1.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，应按照相关保密规定进行单独管理，并严格控制查阅和使用范围。2.对于重要的实物档案，如印章、证书、奖杯等，应进行详细登记，并妥善保管，确保其安全和完整。三、档案征集（一）征集范围1.反映本公司/组织历史发展、重大事件、重要人物事迹的档案资料。2.与本公司/组织业务相关的具有历史价值和文化价值的档案资料，如行业发展资料、技术资料、荣誉证书等。3.散存于社会或个人手中的与本公司/组织有关的档案资料。（二）征集方式1.主动征集：档案管理部门定期发布档案征集公告，明确征集范围和要求，向社会各界广泛征集相关档案资料。2.定向征集：针对特定的机构、个人或事件，有针对性地开展征集工作，通过函件、电话、走访等方式，获取相关档案资料。3.捐赠：鼓励社会各界人士将与本公司/组织有关的档案资料捐赠给公司/组织，对捐赠者给予适当的表彰和奖励。4.购买：对于具有重要价值且难以通过其他方式获取的档案资料，可通过购买的方式进行征集。（三）征集程序1.制定征集计划：根据公司/组织发展需要和档案资源状况，制定年度档案征集计划，明确征集重点和目标。2.发布征集信息：通过公司/组织官网、社交媒体、新闻媒体等渠道发布征集公告，向社会公布征集范围、方式、要求等信息。3.受理征集申请：对收到的征集申请进行登记和审核，符合要求的予以受理，并告知申请人相关后续事宜。4.开展征集工作：根据征集方式，与相关机构、个人进行沟通协商，获取档案资料。对于捐赠的档案资料，应办理捐赠手续，出具捐赠证书。5.整理鉴定：对征集到的档案资料进行整理、分类、鉴定，确定其价值和保管期限。6.归档保存：将整理鉴定后的档案资料按照档案管理规定进行归档保存，纳入公司/组织档案管理体系。（四）征集档案的管理1.对征集到的档案资料，应建立专门的征集档案目录，详细记录档案的来源、内容、征集时间等信息。2.按照档案保管期限和分类要求，对征集档案进行妥善保管，确保其安全和完整。3.加强对征集档案的利用管理，严格履行查阅审批手续，防止档案信息泄露。四、档案整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案整理规范要求，做到分类科学、排列有序、编号准确、编目规范。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”整理法，将每份文件作为一个“件”进行装订、编页、编号、编目等操作。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类，对科研项目档案、工程档案等分别进行整理，建立项目档案卷册，编制卷内目录、备考表等。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行分类，对会计凭证、账簿、报表等分别整理，装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案数据库，对电子文件进行元数据采集、整理和标注，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）编目要求1.编制档案目录：根据档案整理结果，编制全宗目录、分类目录、卷内目录、备考表等，目录应清晰准确，便于查找和利用。2.档案编号：对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。文书档案采用“年度保管期限件号”的编号方式；科技档案采用项目编号加卷册编号的方式；会计档案采用档案类别代码加年度加保管期限加案卷号的方式。3.编目标识：档案目录应采用统一的格式和字体，编目标识应规范、清晰，便于识别和区分不同类型的档案。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案保管条件良好。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架（柜）上，便于查找和利用。2.对不同载体的档案应分别存放，电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点和核对工作，确保档案数量准确、存放位置正确。清点核对工作每年至少进行一次，并做好记录。2.如发现档案数量不符、丢失或损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本公司/组织档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅本公司/组织档案。（二）利用程序1.本公司/组织内部查阅、借阅档案：查阅、借阅人填写档案利用申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途、查阅期限等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，根据档案管理规定确定是否批准查阅、借阅，并告知申请人。批准后，查阅、借阅人在档案管理部门工作人员的陪同下查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅、借阅结束后，应及时归还档案，并在档案利用登记簿上签字确认。2.外单位查阅、借阅档案：外单位查阅、借阅档案，应提前向本公司/组织档案管理部门提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途、查阅期限等信息，并加盖单位公章。档案管理部门对申请函进行审核，报公司/组织主管领导批准。批准后，外单位查阅、借阅人应按照本公司/组织档案管理部门的安排查阅、借阅档案，查阅、借阅过程中应遵守本公司/组织的档案管理制度。查阅、借阅结束后，应及时归还档案，并在档案利用登记簿上签字确认。3.司法机关、行政机关查阅档案：司法机关、行政机关依法查阅档案，应出具相关证明文件，如协助查询通知书、调卷函等。档案管理部门对证明文件进行审核，报公司/组织主管领导批准后，按照规定程序提供档案查阅服务。查阅过程中应安排专人负责监督，确保档案安全。查阅结束后，应及时收回档案，并做好记录。（三）档案复制1.因工作需要确需复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制的档案名称、内容、用途、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据档案管理规定确定是否批准复制，并告知申请人。3.批准后，档案管理部门安排专人负责复制档案，复制过程中应确保档案内容的准确性和完整性。复制完成后，应对复制件进行核对，并加盖档案管理部门印章。4.复制件应按照档案管理规定进行妥善保管，查阅、借阅复制件应履行与查阅、借阅原件相同的审批手续。（四）档案利用的限制1.涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.档案利用应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。3.档案利用过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门报告，不得擅自处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，综合判断档案的价值。3.准确判定原则：根据档案鉴定标准，准确判定档案的存毁价值，避免误判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案专业人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对已过保管期限的档案，根据其历史价值、现实利用价值、科研价值等进行综合评估，确定是否仍需保存。2.对保管期限较短但具有重要凭证作用或查考价值的档案，应适当延长保管期限。3.对不具备保存价值的档案，应予以销毁。不具备保存价值的档案包括：重复、冗余的档案；内容虚假、无查考利用价值的档案；已被其他档案替代且无补充价值的档案等。（四）鉴定程序1.档案管理部门根据档案保管期限，定期清理到期档案，并将拟鉴定的档案清单提交给档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷（件）审查，查阅档案内容，了解档案形成背景和利用情况，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.档案鉴定小组形成鉴定报告，明确需继续保存的档案、需销毁的档案以及延长保管期限的档案清单，并报公司/组织主管领导审批。4.经批准后，档案管理部门对需销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。（五）销毁程序1.对批准销毁但仍需短期留存备查的档案，可采用数字化等方式进行留存，留存期限届满后再进行销毁。2.对确定销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。4.档案销毁工作完成后，档案管理部门应及时调整档案目录和数据库，确保档案信息的准确性和完整性。八、监督与检查（一）监督检查职责公司/组织内部设立档案管理监督检查机构或指定专人负责对档案接受与征集、整理与编目、保管与利用、鉴定与销毁等工作进行监督检查，确保档案工作制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况，包括档案接受、征集、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理工作的质量和效率，如档案的完整性、准确性、规范性，档案利用的及时性、便利性等。3.档案安全管理情况，包括档案库房的安全设施、档案保管设备的运行状况、档案信息的保密措施等。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理监督检查机构或专人定期对档案工作进行全面检查，每年至少进行一次，并形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案工作的某些环节或特定部门进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案工作中的重点问题或突发事件，开展专项检查，确保档案工作的正常开展。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明