国土局档案查阅利用制度

PAGE国土局档案查阅利用制度一、总则（一）目的为了加强国土局档案的查阅利用管理，规范档案查阅利用行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各科室、下属事业单位以及因工作需要查阅利用国土局档案的单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案查阅利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案查阅利用过程中，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、丢失和损坏。3.服务利用原则以服务国土工作为宗旨，积极为查阅利用者提供方便、快捷、高效的服务，充分发挥档案的价值。二、档案查阅利用的范围（一）可供查阅利用的档案类别1.地籍档案包括土地登记申请书、地籍调查表、宗地图、土地登记审批表、土地证书等，用于土地权属确认、变更等相关工作的查询。2.土地利用总体规划档案涵盖规划文本、图件、相关数据资料等，为土地利用规划的实施、调整以及项目用地审查等提供依据。3.建设用地档案包含建设用地申请文件、审批文件、征地拆迁资料等，服务于建设用地项目的管理和监督。4.矿产资源管理档案涉及矿产资源勘查许可证、采矿许可证办理资料、矿产资源储量报告等，用于矿产资源开发利用的管理和决策。5.执法监察档案包括违法案件查处卷宗、巡查记录等，为土地和矿产资源执法监察工作提供参考。6.其他与国土管理业务相关的档案如各类会议记录、文件、统计报表等，对全面了解国土工作情况具有重要价值。（二）限制查阅利用的档案情况1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案未经法定程序批准，不得对外提供查阅。2.正在办理的涉及未结案件的档案为保证案件办理的公正性和严肃性，在案件办结前，相关档案限制查阅。3.法律法规规定的其他限制查阅的档案三、档案查阅利用的申请与审批（一）申请主体1.本局工作人员因工作需要查阅利用档案的，由所在科室或单位提出申请。2.外单位因工作需要查阅利用档案的，需提交正式的查阅申请函。3.个人因涉及土地、房产等权益问题查阅相关档案的，应提供有效身份证明和相关证明材料。（二）申请内容1.查阅利用者的基本信息，包括姓名、单位、联系方式等。2.查阅利用的目的和用途。3.拟查阅利用的档案名称、类别、时间段等具体信息。（三）审批流程1.本局工作人员的申请由所在科室负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，方可查阅利用档案。2.外单位的申请档案管理部门收到申请函后，对申请内容进行初审。初审通过后，提交局分管领导审批。经批准后，通知查阅利用者办理查阅手续。3.个人的申请档案管理部门对个人申请进行审核，审核通过后，报档案管理部门负责人审批。同意后，告知查阅利用者查阅的时间、地点和要求。四、档案查阅利用的方式与场所（一）查阅方式1.现场查阅查阅利用者可到档案管理部门指定的场所，在档案管理人员的监督下查阅档案原件。2.复制根据查阅利用者的需求，经审批同意后，档案管理人员可为其提供档案复印件。复制应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复印件清晰、完整。3.摘录查阅利用者如需摘录档案内容，应提前向档案管理人员说明，经同意后，在规定的范围内进行摘录。摘录内容应准确无误，并注明出处。（二）查阅场所档案管理部门应设立专门的档案查阅室，配备必要的办公设备和安全设施，为查阅利用者提供良好的查阅环境。查阅室应保持整洁、安静，便于档案的查阅和管理。五、档案查阅利用的期限与归还（一）查阅期限1.一般情况下，查阅利用者应在规定的时间内完成查阅工作。查阅期限根据档案的重要性和查阅工作量确定，最长不超过[X]个工作日。2.如需延长查阅期限，查阅利用者应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（二）归还要求1.查阅利用者查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整和安全。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅利用者应承担相应的责任，并按照档案管理部门的要求进行处理。六、档案查阅利用的安全与保密措施（一）安全措施1.档案查阅室应安装监控设备和防盗报警装置，确保档案存放场所的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，防止档案受到自然因素或人为因素的损坏。3.查阅利用档案时，档案管理人员应全程在场监督，确保查阅利用过程的规范和安全。（二）保密措施1.档案管理人员应对查阅利用者进行保密教育，并与其签订保密承诺书，明确查阅利用者的保密义务。2.查阅利用涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自扩大知悉范围。3.档案查阅室应设置专门的保密设备，对查阅利用过程中产生的电子数据等进行加密存储和管理，防止信息泄露。七、档案查阅利用的收费规定（一）收费依据根据国家有关规定，对档案查阅利用收取一定的费用，用于弥补档案管理工作的成本支出。（二）收费标准1.查阅档案原件的，按照[X]元/卷（册）的标准收取查阅费。2.复制档案复印件的，按照[X]元/页的标准收取复制费。3.摘录档案内容的，按照[X]元/百字的标准收取摘录费。（三）收费方式查阅利用者在办理查阅利用手续时，应按照收费标准缴纳费用。档案管理部门应出具合法有效的收费票据。八、档案查阅利用的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应建立健全档案查阅利用登记制度，对查阅利用的时间、人员、档案名称、查阅内容等进行详细记录，以备核查。2.定期对档案查阅利用情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。3.加强对档案管理人员的培训和管理，提高其业务水平和责任意识，确保档案查阅利用工作的规范开展。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，对提出的意见和建议及时整改落实。2.主动接受社会监督，对查阅利用者反映的问题认真调查处理，并及时反馈处理结果。九、档案查阅利用中的违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅利用档案的。2.查阅利用过程中违反安全保密规定，导致档案信息泄露、丢失或损坏的。3.涂改、伪造、损毁档案的。4.转借、转让档案查阅利用权限的。5.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于本局工作人员的违规行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过等处分；造成严重后果的，依法依规追究其法律责任。2.对于外单位