山东省档案人员管理制度

PAGE山东省档案人员管理制度总则目的为加强山东省档案人员管理，规范档案工作流程，提高档案管理水平，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于山东省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下统称“单位”）的档案人员管理工作。基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.统一领导原则：档案工作实行统一领导、分级管理，各单位应明确档案管理工作的分管领导，确保档案工作有序开展。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和先进的技术手段，建立健全档案管理制度和业务流程，实现档案管理的规范化、标准化。4.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露、不丢失，维护国家和单位的安全与利益。5.服务利用原则：充分发挥档案的服务功能，为单位各项工作和社会发展提供有效支持。档案人员职责档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案材料。按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，并及时整理上架。2.档案保管与保护做好档案库房的日常管理工作，保持库房清洁卫生、温湿度适宜、通风良好，确保档案实体安全。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案损坏、霉变、虫蛀等问题，采取有效的保护措施延长档案寿命。配备必要的档案保护设备，如防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防有害气体等设施，确保档案安全储存。3.档案利用与服务建立健全档案利用制度，积极为单位内部各部门及社会相关单位和个人提供档案查阅、借阅等服务。根据利用需求，及时、准确地查找和提供档案资料，做好利用登记和统计工作。对涉及重要机密的档案，严格按照保密规定进行管理，确保档案信息安全。4.档案信息化建设参与单位档案信息化规划和建设，负责档案信息的录入、扫描、存储等数字化处理工作。维护档案信息管理系统，保障系统正常运行，确保档案数据的安全、完整和可检索利用。利用信息化手段开展档案编研工作，提高档案管理效率和服务水平。5.档案编研与开发结合单位工作实际和社会需求，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。对档案信息进行深度挖掘和分析，为单位决策提供参考依据，同时积极开发档案文化产品，发挥档案的文化教育功能。档案部门负责人职责1.组织领导全面负责本单位档案管理工作，贯彻执行国家和地方有关档案工作的方针政策、法律法规，制定本单位档案工作计划和规章制度，并组织实施。定期召开档案工作会议，研究解决档案工作中的重大问题，部署档案工作任务，确保档案工作与单位整体工作协调发展。2.业务指导加强对档案管理人员的业务培训和指导，提高档案人员的业务素质和工作能力。根据档案管理工作的发展趋势和单位实际情况，组织开展档案业务研究和创新，推动档案管理工作不断改进和提高。3.资源整合负责协调本单位内部各部门之间的档案工作关系，整合档案资源，避免重复收集和分散保管，确保档案的完整性和系统性。加强与上级档案部门、同级档案机构及其他相关单位的联系与协作，促进档案信息交流与共享。4.监督检查定期对本单位档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，确保档案管理工作规范有序。对档案管理工作中的先进经验和做法进行总结推广，对违反档案管理制度的行为进行严肃处理。5.安全管理负责档案安全管理工作，建立健全档案安全管理制度，落实安全责任，确保档案实体和信息安全。组织开展档案安全检查和应急演练，提高档案人员的安全意识和应急处置能力，预防和处置各类档案安全事故。档案人员配备与培训人员配备1.岗位设置各单位应根据档案工作实际需要，设置档案管理岗位，包括档案部门负责人、档案管理人员、档案信息化技术人员等。档案管理人员应具备相应的档案专业知识和技能，实行持证上岗制度。2.人员数量单位应根据档案数量、业务规模等因素合理确定档案人员数量。一般情况下，档案数量较少的单位可配备12名专职档案人员；档案数量较多、业务复杂的单位应适当增加档案人员数量，并可根据工作需要配备兼职档案人员。培训与考核1.培训内容档案法律法规和政策标准培训，使档案人员熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案工作。档案业务知识培训，包括档案收集、整理、保管、利用、编研等方面的知识和技能，提高档案人员的业务水平。档案信息化技术培训，如档案管理软件应用、数字化加工技术、信息安全防护等，提升档案人员的信息化管理能力。职业道德培训，培养档案人员的敬业精神、保密意识和服务意识，树立良好的职业形象。2.培训方式定期组织内部培训，邀请档案专家、业务骨干进行授课，开展专题讲座、案例分析、经验交流等活动。鼓励档案人员参加外部培训和学术交流活动，拓宽视野，学习先进的档案管理理念和方法。利用网络培训平台，开展在线学习、远程培训等，方便档案人员随时随地学习。3.考核机制建立档案人员考核制度，定期对档案人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核评价。考核内容包括档案管理工作任务完成情况、档案业务知识掌握程度、信息化技能应用水平、工作态度和协作精神等方面。考核结果作为档案人员晋升、奖励、续聘等的重要依据，对考核不合格的档案人员进行离岗培训或调整岗位。档案人员职业道德与纪律职业道德1.爱岗敬业：档案人员应热爱档案工作，具有强烈的事业心和责任感，认真履行岗位职责，努力做好档案管理各项工作。2.诚实守信：档案人员要诚实守信，如实记录和反映档案信息，确保档案内容真实可靠，不得篡改、伪造档案。3.服务为本：牢固树立服务意识，主动为单位和社会提供优质高效的档案利用服务，满足各方面的档案需求。4.保守秘密：严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。工作纪律1.遵守工作制度：严格遵守单位的档案管理制度和工作流程，按时上下班，不得迟到早退，不得擅自离岗。2.规范操作流程：在档案收集、整理、保管、利用等工作中，严格按照规定的操作流程进行，确保档案管理工作规范有序。3.严禁违规行为：严禁档案人员私自销毁档案、涂改档案内容、违规提供档案利用等行为，对违反纪律的行为要严肃查处。4.廉洁自律：档案人员要廉洁自律，不得利用职务之便谋取私利，不得接受与档案管理工作相关的礼品、宴请等不正当利益。档案人员工作环境与条件保障工作环境1.档案库房建设各单位应按照国家有关标准建设档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。档案库房应分为不同的功能区域，如档案存储区、整理加工区、查阅利用区等，确保档案管理工作有序开展。2.办公设施配备为档案人员配备必要的办公设施，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、装订机等，满足档案日常管理工作需要。同时，要配备档案管理软件，实现档案信息化管理。条件保障1.经费保障单位应将档案管理工作所需经费纳入年度预算，确保档案人员培训、设备购置、库房维护、信息化建设等各项工作的顺利开展。经费使用应严格按照财务制度进行管理，专款专用。2.设备更新定期对档案管理设备进行检查和维护，及时更新老化、损坏的设备，确保档案管理工作的正常运行。同时，要关注档案管理技术的发展，适时引进先进的设备和技术，提高档案管理工作效率和质量。3.工作待遇保障档案人员的合法权益，按照国家和地方有关规定，落实档案人员的工资、福利、保险等待遇，为档案人员创造良好的工作条件和发展环境。对在档案管理工作中表现突出的人员，给予表彰和奖励。档案人员工作监督与奖惩监督机制1.内部监督各单位应建立健全档案工作内部监督机制，定期对档案人员的工作进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。档案部门负责人要加强对档案人员的日常管理和监督，确保档案管理工作规范有序。2.外部监督接受上级档案部门、同级档案行政管理部门及社会公众的监督。积极配合档案行政管理部门的监督检查工作，对提出的意见和建议要认真整改落实。同时，要主动接受社会公众的监督，及时处理公众对档案管理工作的投诉和举报。奖励制度1.奖励条件对在档案管理工作中表现突出的档案人员，给予表彰和奖励。具体条件包括：在档案收集、整理、保管、利用等工作中成绩显著，为单位或社会做出重要贡献的。在档案信息化建设、编研开发等方面取得创新性成果，具有推广应用价值的。严格遵守档案管理制度，保守档案机密，多年无违规违纪行为的。在档案业务培训、学术研究等方面表现优秀，为提高档案管理水平发挥积极作用的。2.奖励方式奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升、培训深造等。对表现特别突出的档案人员，可给予记功、授予荣誉称号等奖励，并在全系统范围内进行表彰宣传。惩罚制度1.惩罚情形对违反档案管理制度和工作纪律的档案人员，视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚情形包括：未按照规定收集、整理、保管档案，导致档案丢失、损坏或不完整的。擅自提供档案利用，违反档案保密规定，造成档案信息泄露的。涂改、伪造档案，或者擅自销毁档案的。工作敷衍塞责，多次出现工作失误，影响档案管理工作正常开展的。违反廉洁自律规