科室人员档案管理制度范本

PAGE科室人员档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强科室人员档案管理，确保人员档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人员档案在科室管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本科室全体在职人员及离职人员的档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：科室人员档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和安全性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映人员的基本情况、工作经历、业务能力等信息，确保信息准确无误。3.保密原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对人员档案信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据人员的岗位变动、工作业绩、奖惩情况等及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。（二）学历学位1.最高学历、学位证书复印件，包括毕业院校、专业、入学时间、毕业时间等。2.学历学位认证材料（如有需要）。（三）工作经历1.历任工作单位名称、起止时间、担任职务、工作职责及工作业绩等。2.工作变动原因及相关证明材料。（四）专业技术资格1.专业技术资格证书复印件，包括资格名称、取得时间、颁发机构等。2.专业技术资格评审材料（如有需要）。（五）执业资格1.执业资格证书复印件，包括资格名称、取得时间、注册情况等。2.执业资格考试成绩单及相关证明材料。（六）培训经历1.参加各类培训的名称、时间、地点、培训内容及培训证书复印件。2.重要培训的总结报告或心得体会。（七）考核评价1.年度考核、季度考核等各类考核结果记录。2.考核评价的相关评语及反馈意见。（八）奖惩情况1.获得的各类奖励证书复印件，包括奖励名称、颁发时间、颁发机构等。2.受到的各类处罚记录及相关文件。（九）劳动合同1.与科室签订的劳动合同文本复印件。2.劳动合同变更、续签等相关记录。（十）其他材料1.个人述职报告、工作总结、科研成果、论文发表等材料。2.其他与个人工作相关的重要材料。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《人员档案信息登记表》，由新员工本人如实填写。2.新员工应在规定时间内将填写完整的《人员档案信息登记表》及相关证明材料提交至科室档案管理人员处。3.科室档案管理人员对新员工提交的材料进行审核，确保材料真实、完整、有效。审核无误后，将材料整理归档，建立新员工档案。（二）档案材料收集1.档案管理人员应定期收集科室人员的各类档案材料，包括学历学位证书、资格证书、考核评价结果、奖惩情况等。2.对于新产生的档案材料，相关部门或人员应及时将材料提交至档案管理人员处。例如，人力资源部门负责收集考核评价结果、奖惩情况等材料；业务部门负责收集员工的工作业绩、科研成果等材料。3.档案管理人员应建立档案材料收集清单，详细记录材料的名称、来源、收集时间等信息，确保档案材料的收集工作有序进行。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）分类方法1.按照档案内容的性质，将人员档案分为个人基本信息、学历学位、工作经历、专业技术资格、执业资格、培训经历、考核评价、奖惩情况、劳动合同、其他材料等十大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，例如工作经历可分为历任工作单位、起止时间、担任职务等小类。（三）整理步骤1.档案管理人员对收集到的档案材料进行分类筛选，剔除重复、无效的材料。2.按照分类方法，将档案材料进行排序、编号，确保档案材料的顺序清晰、编号准确。3.对每份档案材料进行编目，填写档案材料目录，注明材料名称、日期、来源等信息，以便查阅。4.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、人员姓名、档案编号等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，确保档案保管室安全、通风、防潮、防火、防虫、防盗。2.档案保管室内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和更新，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。未经批准，任何人不得擅自进入档案保管室查看档案。（三）档案期限1.科室人员档案应长期保管，直至人员离职后[X]年。2.对于已过保管期限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理人员、科室负责人及相关专业人员组成鉴定小组进行，鉴定小组应出具鉴定报告，经科室负责人批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.科室内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经科室负责人批准后，方可查阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经科室负责人审核、上级主管部门批准后，方可查阅。查阅档案时，应有档案管理人员在场陪同。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案保管室查阅档案。档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案材料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。查阅完毕后，应及时将档案材料归还档案管理人员。（三）借阅权限1.科室内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经科室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。2.外部单位因工作需要借阅档案的，应出具单位介绍信，并填写《档案借阅申请表》，经科室负责人审核、上级主管部门批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅档案时，应有档案管理人员在场办理借阅手续，并对借阅档案进行登记。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.申请表经批准后，借阅人员到档案保管室办理借阅手续。档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案材料，并与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅协议应包括借阅档案的名称、数量、借阅期限、归还时间、保密责任等内容。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人或擅自复制。借阅期限届满后，应及时将档案材料归还档案管理人员。档案管理人员应对归还档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立科室人员档案信息管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和准确性，为科室管理决策提供有力支持。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应将整理好的档案材料录入档案信息管理系统，确保录入信息与纸质档案内容一致。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入人员的岗位变动、工作业绩、奖惩情况等信息，保证档案信息的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作系统。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。同时，安装杀毒软件和防火墙，防范网络攻击和病毒入侵。（四）数据利用1.利用档案信息管理系统，对人员档案数据进行统计和分析，为科室人员选拔、培训、考核等工作提供数据支持。2.通过数据分析，挖掘人员档案中的潜在信息，为科室管理决策提供参考依据。八、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对人员档案信息予以保密。2.未经批准，任何人不得擅自泄露档案信息。在档案查阅、借阅过程中，查阅人员和借阅人员应遵守保密规定，并对档案信息的安全负责。3.对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、加密存储等。（二）安全措施1.加强档案保管场所的安全防范，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案保管场所的安全。2.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和防范能力。档案管理人员应妥善保管档案钥匙，不得随意转借他人。3.在档案的整理、查阅、借阅等过程中，应注意防止档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。如发现异常情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。九、档案移交与销毁（一）移交1.科室人员离职时，档案管理人员应及时收回其档案，并对档案进行整理和核对。2.离职人员档案应按照规定进行移交，如移交至人力资源部门或上级主管部门等。移交时，应填写《档案移交清单》，注明移交档案的名称、数量、移交时间等信息，并由双方签字确认。（二）销毁1.对于已过保管期限或失去保存价值的档案，应按照国