旅行社团队档案保管制度

PAGE旅行社团队档案保管制度一、总则1.目的为加强旅行社团队档案管理，确保团队档案的完整、准确、安全和有效利用，提高旅行社运营管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本旅行社所有团队档案的管理，包括但不限于团队行程安排、客户信息、服务合同、交通票务、住宿凭证、餐饮发票等与团队业务相关的各类文件资料。3.基本原则集中统一管理原则：团队档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。真实准确原则：档案内容必须真实反映团队业务实际情况，数据准确无误，不得篡改或伪造。安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案信息安全。便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和使用，提高工作效率，满足旅行社业务发展和管理决策的需要。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善团队档案管理制度，明确档案管理流程和标准。集中收集、整理、分类、编号、装订、存储旅行社团队档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序管理。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。采取有效措施，保障档案的安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁。为旅行社各部门提供档案查询、借阅等服务，协助开展业务工作。2.业务部门职责负责本部门团队业务档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。在业务办理过程中，确保档案资料的真实、准确、完整，按照档案管理要求规范填写和保存各类文件。配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，对档案管理工作提出意见和建议。根据工作需要，按照规定程序向档案管理部门申请查询、借阅档案。3.档案管理人员职责熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规章制度。负责团队档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等，确保档案管理工作的规范化和标准化。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题，如损坏、褪色、字迹模糊等。做好档案的安全保密工作，严格控制档案的查阅和借阅范围，防止档案信息泄露。协助业务部门查询和利用档案，提供必要的档案信息支持和服务。按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。三、档案收集与整理1.档案收集范围团队行程安排：包括团队出发时间、返回时间、旅游线路、景点游览顺序、交通安排、住宿安排、餐饮安排等详细信息。客户信息：客户姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码、职业、家庭住址等。服务合同：与客户签订的旅游服务合同，包括合同编号、签订时间、服务内容、价格、付款方式、违约责任等条款。交通票务：机票、火车票、船票等交通票据的复印件或电子记录。住宿凭证：酒店住宿发票、住宿登记单等。餐饮发票：团队用餐的发票及相关明细。导游服务记录：导游日志、游客意见反馈表等。其他与团队业务相关的文件资料，如团队变更记录、特殊要求处理记录等。2.档案收集要求业务部门应在团队业务结束后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门。移交的档案资料应齐全、完整，签字盖章手续完备，不得遗漏重要文件。对于电子档案，应确保数据的真实性和完整性，并按照规定的格式和存储方式进行保存。3.档案整理方法按照团队类别进行分类，如国内游团队、出境游团队、入境游团队等。每个团队档案按照行程安排、客户信息、服务合同、交通票务、住宿凭证、餐饮发票等顺序进行排列。对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。编制档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、保管期限等信息，确保档案目录与档案内容一一对应。对整理好的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案存储与保管1.存储方式采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和取用。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。电子档案应按照纸质档案的编号和分类方式进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。2.保管环境档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。档案柜应定期进行检查和维护，确保其完好无损，能够正常使用。存储电子档案的服务器和存储设备应具备防火、防潮、防雷、防盗等安全措施，定期进行维护和检查，确保数据安全。3.保管期限旅行社团队档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，主要包括团队行程安排、导游服务记录等时效性较强的文件。中期档案保管期限为[X]年，包括客户信息、服务合同等。如果涉及重大旅游安全事故或法律纠纷等特殊情况，相关档案应长期保管，直至问题解决。档案保管期限自团队业务结束之日起计算。4.档案清查与核对档案管理部门应定期对档案进行清查和核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、内容与档案目录一致。在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、涂改等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。对清查和核对结果应进行记录，形成档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理情况等。五、档案查阅与借阅1.查阅权限旅行社内部员工因工作需要查阅团队档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。涉及旅行社商业秘密、客户隐私等重要档案，未经旅行社总经理批准，不得查阅。档案管理人员应严格按照审批后的查阅申请表提供档案查阅服务，不得擅自扩大查阅范围或延长查阅时间。2.查阅方式查阅纸质档案时，档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅电子档案时，档案管理人员应按照规定的权限和程序为查阅人员提供电子档案的访问权限，并对查阅操作进行记录。查阅人员应遵守电子档案管理规定，不得擅自复制、传播电子档案信息。3.借阅规定因特殊情况需要借阅团队档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人审核，旅行社总经理批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。如因保管不善导致档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容和完整性，如发现问题应及时向借阅人员提出，并做好记录。六、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。根据档案的保管期限、重要性、利用价值以及法律法规要求等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否需要继续保存或销毁。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等相关人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，并提出鉴定意见。3.鉴定程序档案管理部门定期清理到期档案，编制《档案鉴定清单》，详细列出档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。将《档案鉴定清单》提交档案鉴定小组进行审核，鉴定小组根据档案鉴定原则，对每份档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对鉴定为需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，清单内容包括档案编号、名称、日期、销毁原因等信息。《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长签字确认后，报旅行社总经理批准。4.销毁方式档案销毁应采用安全、环保的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，一般采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。