总工会档案安全管理制度

PAGE总工会档案安全管理制度一、总则（一）目的为了加强总工会档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案资源，为总工会各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总工会机关及所属各部门、各基层工会组织在档案形成、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取切实有效的措施，防止档案的损坏、丢失、泄露等安全事故发生。2.预防为主原则：强化档案安全风险意识，建立健全预防机制，提前做好各项防范工作，将安全隐患消除在萌芽状态。3.依法管理原则：严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规和行业标准，依法依规开展档案安全管理工作。4.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，提高档案安全管理的效率和水平。二、档案安全管理职责（一）总工会档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定和完善总工会档案安全管理制度，并组织实施。2.负责对总工会机关及所属各部门、各基层工会组织档案安全管理工作进行监督、指导和检查。3.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高全体工作人员的档案安全意识和技能。4.负责档案库房的规划、建设和管理，确保档案库房设施设备符合安全要求。5.定期对档案进行清查、核对，及时发现和处理档案安全问题，并向上级主管部门报告。（二）各部门、各基层工会组织职责1.负责本部门、本基层工会组织档案的收集、整理、保管和利用等工作，并确保档案安全。2.明确一名档案安全管理责任人，负责本部门、本基层工会组织档案安全管理的具体工作。3.配合总工会档案管理部门开展档案安全检查和整改工作，落实档案安全管理措施。4.对本部门、本基层工会组织工作人员进行档案安全宣传教育，提高档案安全意识。（三）档案工作人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案的安全与完整。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅等，做好各项记录。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。4.积极参加档案安全培训和学习，不断提高档案安全管理水平。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门、各基层工会组织应按照档案归档范围和保管期限的要求，及时收集本部门、本基层工会组织在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应真实、准确、系统，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对重要档案和具有保存价值的电子文件，应采取备份等措施，防止数据丢失。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照统一的分类标准和编号方法进行整理，确保档案分类科学、编号规范。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意裁剪、折叠、损坏档案。4.对电子档案应进行规范的元数据著录和格式转换，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案保管安全（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源、污染源等。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，确保档案存放环境安全。3.库房内应有足够的空间，合理规划档案架位，便于档案的存放和管理。4.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、监控设备等，确保设备运行正常。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，符合安全要求。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。4.对特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应采取专门的保管措施，确保其安全。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，严格限制无关人员进入。2.管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案存放情况、设备运行情况等，发现问题及时处理。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保库房温湿度符合要求。五、档案利用安全（一）借阅制度1.建立档案借阅登记制度，严格履行借阅手续。借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请表进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并向借阅人发放档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（二）查阅制度1.设立专门的档案查阅场所，为查阅档案提供便利条件。2查阅档案时，查阅人应填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、数量、用途等。3.档案管理人员应根据查阅登记表，为查阅人提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程安全有序。4.查阅人不得擅自将档案带出查阅场所，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记与统计1.对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用档案名称、利用目的等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案信息化安全（一）网络安全1.建立健全档案信息化网络安全管理制度，加强网络安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件发生。2.对档案信息化网络进行安全评估，及时发现和消除安全隐患。3.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障档案信息化网络的安全运行。（二）数据安全1.加强档案数据的备份与恢复管理，定期对档案数据进行备份，并将备份数据异地存放。2.建立数据安全审计机制，对档案数据的访问、修改、删除等操作进行审计和记录。3.对涉及国家机密、工作秘密等重要档案数据，应采取加密存储、传输等措施，确保数据安全。（三）系统安全1.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的稳定性和安全性。2.建立系统安全应急处置预案，对系统故障、数据丢失等突发事件进行及时处理，减少损失。3.加强对档案信息化系统用户的管理，设置不同的用户权限，防止非法用户访问系统。七、档案安全检查与整改（一）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案库房设施设备的运行情况。3.档案的整理、保管、利用等情况。4.档案信息化系统的安全情况。（二）检查方式1.定期检查：总工会档案管理部门每年至少组织一次全面的档案安全检查，各部门、各基层工会组织每半年进行一次自查。2.不定期检查：根据工作需要，对重点部位、重要档案等进行不定期的专项检查。3.联合检查：与相关部门联合开展档案安全检查，共同加强档案安全管理。（三）整改措施1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.各部门、各基层工会组织应针对存在的问题，制定切实可行的整改措施，认真进行整改。3.档案管理部门应跟踪整改情况，并对整改结果进行复查验收，确保问题得到彻底解决。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.火灾事故：立即启动消防应急预案，组织人员疏散档案，使用消防设备进行灭火，及时报警。2.盗窃事故：发现盗窃事件后，应立即保护现场，及时报警，并向上级主管部门报告。3.自然灾害事故：如发生地震、洪水等自然灾害，应及时转移档案，采取防护措施，减少损失。4.数据安全事故：如发生数据丢失、泄露等事故，应立即启动数据恢复和应急处置预案，采取措施防止损失扩大。（三）后期处置1.应急处置结束后，应及时对受损档案进行清理、修复和补充，确保档案的完整和可用。2.对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故再次发生。3.向上级主管部门和相关部门报告事故处理情况。九、档案安全培训与教育（一）培训计划1.制定档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.培训计划应根据档案安全管理工作的需要和人员实际情况进行制定，确保培训的针对性和实效性。(二)培训内容1.档案安全法律法规和规章制度。2.档案安全管理知识和技能。3.档案信息化安全知识和操作技能。4.档案安全应急处