档案阅览室需要哪些制度

PAGE档案阅览室需要哪些制度档案阅览室管理制度一、总则1.目的为加强档案阅览室的管理，确保档案资料的安全、完整，便于公司/组织内部人员查阅利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案查阅利用的部门和人员。3.基本原则档案查阅利用应遵循合法、合规、安全、高效的原则，严格按照规定程序进行操作，确保档案信息不被泄露、篡改或遗失。二、档案阅览室管理职责1.档案管理部门职责负责档案阅览室的日常管理工作，包括档案资料的整理、上架、保管等。制定档案查阅利用的流程和规范，指导查阅人员正确使用档案。对档案查阅利用情况进行登记和统计，定期向上级汇报。负责档案阅览室的安全保卫工作，确保档案资料的安全。2.查阅人员职责遵守档案阅览室的各项规章制度，爱护档案资料。提前预约查阅档案，按照约定时间到阅览室查阅。查阅档案时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、折叠或损坏。如需复印或摘录档案资料，应按照规定办理相关手续。查阅完毕后，应及时将档案资料归还，不得擅自带出阅览室。三、档案查阅利用流程1.预约登记查阅人员需提前[X]个工作日填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途、查阅时间等信息。将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，审核通过后予以预约登记，并告知查阅人员查阅时间和地点。2.查阅准备查阅人员应按照预约时间到达档案阅览室，携带有效身份证件。档案管理部门工作人员根据查阅申请，准备好相关档案资料，并引导查阅人员到指定位置进行查阅。3.查阅过程查阅人员应在档案管理部门工作人员的监督下进行查阅，不得擅自翻阅其他无关档案。查阅档案时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、折叠或损坏。如需复印或摘录档案资料，应按照规定办理相关手续。查阅人员如需暂时离开阅览室，应将档案资料交还给档案管理部门工作人员保管，不得自行留存。4.查阅完毕查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门工作人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。档案管理部门工作人员对归还的档案资料进行检查，如发现有损坏或遗失情况，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。四、档案复印与摘录规定1.复印规定查阅人员如需复印档案资料，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、内容、用途、复印份数等信息。将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，审核通过后予以复印，并按照规定收取复印费用。复印档案资料应使用A4纸，不得改变档案资料的原貌。复印完毕后，档案管理部门工作人员应在复印件上加盖“复印专用章”。2.摘录规定查阅人员如需摘录档案资料，应填写《档案摘录申请表》，注明摘录档案的名称、内容、用途、摘录范围等信息。将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，审核通过后予以摘录，并按照规定收取摘录费用。摘录档案资料应使用统一格式的纸张，不得改变档案资料的原貌。摘录完毕后，档案管理部门工作人员应在摘录件上加盖“摘录专用章”。五、档案阅览室安全管理1.安全设施配备档案阅览室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。2.人员出入管理档案阅览室应设置门禁系统，限制无关人员进入。查阅人员应凭有效证件进入阅览室，并进行登记。未经档案管理部门批准，任何人不得擅自进入档案阅览室。档案管理部门工作人员应定期对阅览室进行巡查，确保室内无人时门窗关闭，档案资料安全。3.消防安全管理档案阅览室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。制定消防安全制度，明确消防安全责任人，定期组织消防安全培训和演练，提高工作人员的消防安全意识和应急处置能力。严禁在档案阅览室内吸烟和使用明火，如需进行电气设备维修或其他动火作业，应办理相关审批手续，并采取相应的防火措施。4.档案资料保管安全档案资料应按照分类、编号、上架的要求进行存放，确保档案资料的有序排列和便于查找。档案管理部门工作人员应定期对档案资料进行清点和核对，确保档案资料的安全完整。档案阅览室应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。对重要档案资料应采取备份存储等措施，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案资料丢失。六、档案阅览室卫生管理1.环境卫生要求档案阅览室应保持整洁卫生，每天进行清扫，定期进行消毒。查阅人员应保持阅览室的整洁，不得在室内乱扔垃圾、吐痰等。2.设备卫生管理档案管理部门工作人员应定期对档案阅览室的设备进行清洁和维护，确保设备正常运行。查阅人员在使用设备时应注意爱护，不得随意损坏设备。如发现设备故障，应及时报告档案管理部门工作人员。七、档案阅览室信息化管理1.档案信息系统建设建立档案信息系统，实现档案资料的电子化管理和查阅利用。档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、归还等功能，并与公司/组织内部的办公系统进行对接，实现信息共享。定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。2.电子档案管理对电子档案应进行分类、编号、存储，并建立相应的索引和目录。电子档案应采用安全可靠的存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。严格控制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。对电子档案的查阅、修改、删除等操作应进行记录，以便审计和追溯。3.信息化查阅服务为查阅人员提供信息化查阅服务，查阅人员可通过档案信息系统查询所需档案资料，并在线提交查阅申请。档案管理部门工作人员应及时处理查阅申请，并将查阅结果反馈给查阅人员。利用信息化手段对档案查阅利用情况进行统计和分析，为公司/组织的决策提供数据支持。八、档案阅览室监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对档案阅览室的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。公司/组织内部的纪检监察部门应不定期对档案阅览室的管理情况进行监督检查，确保档案管理工作规范、公正、透明。2.考核评价将档案阅览室的管理情况纳入公司/组织内部的绩效考核体系，对档案管理部门和查阅人员进行考核评价。考核评价内容包括档案管理工作的