基层组织办档案管理制度

PAGE基层组织办档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层组织办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在组织工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层组织办在工作中形成的各类档案，包括但不限于组织建设、干部人事、党员管理、会议记录、文件收发等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基层组织办档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映组织工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和检索。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.为档案利用者提供服务，办理档案查阅、借阅等手续。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作。2.指定专人负责档案工作，确保档案的及时收集和整理。3.配合档案管理人员做好档案的清查、核对等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.组织建设方面：党组织设置、换届选举、党员发展、党组织活动等相关文件和资料。2.干部人事方面：干部选拔任用、考核评价、教育培训、奖惩任免等档案材料。3.党员管理方面：党员名册、党员组织关系介绍信、党费收缴等档案。4.会议记录方面：各类会议的通知、议程、记录、决议等。5.文件收发方面：上级文件、本级文件、下级文件及各类函件等。6.其他方面：与基层组织办工作相关的重要资料、统计报表、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案材料，应同时收集电子文档，确保档案信息的备份和存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容，分为组织建设、干部人事、党员管理、会议记录、文件收发等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案的质量。2.将审核合格的档案按照类别和编号顺序进行排列，装入档案盒。3.在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。4.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并建立档案存放索引。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映基层组织办主要职能活动和历史面貌的，对组织工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对组织工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案库房管理制度，严格限制无关人员进入库房。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。五、档案的利用（一）利用范围1.组织内部人员为工作需要查阅档案。2.上级部门或其他相关单位因工作需要查阅档案。3.法律法规规定的其他查阅档案的情形。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围。2.经档案管理人员审核同意后，方可查阅档案。3.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。4.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经相关领导批准后，办理借阅手续。5.借阅档案的期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管档案，并按时归还，不得转借他人或擅自复制、摘抄档案内容。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务人员和领导组成。3.鉴定小组根据档案的内容、价值和保管期限进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后，进行销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、日期等信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。5.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立基层组织办档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和服务水平。3.实现档案信息的远程查询和利用，方便组织内部人员和相关单位查阅档案。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，建立档案数据库。2.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案的一致性。3.将电子档案按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等，建立电子档案检索体系。4.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露。5.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理工作监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.基层组织办内部审计部门应对档案管理工作进行审计监督，确保档案管理工作符合法律法规和相关制度的要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作情况。3.档案管理信息系统的运行情况。4.档案库房的安全管理情况。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通