中学档案保管制度及流程

PAGE中学档案保管制度及流程一、总则（一）目的中学档案是学校各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证。为了加强中学档案的科学管理，确保档案的完整、安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校教育教学、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组在工作中形成的各类档案资料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构，对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集学校在教学、管理、科研等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的服务效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立档案室，作为学校档案管理的专门机构，负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的完整、准确和系统。做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅和归还手续，为利用者提供优质服务。定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见。负责档案管理设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。2.部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期将整理好的档案移交档案室。协助档案管理员做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时了解本部门档案的利用情况。向本部门人员宣传档案管理的有关规定，提高大家的档案意识，督促本部门人员及时归档。三、档案的分类与编号（一）档案分类中学档案主要分为以下十大类：1.党群工作类党组织建设、党员管理、纪检监察等方面的文件材料。工会、共青团、民主党派等群众组织工作的文件材料。2.行政管理类学校行政工作的规划、计划、总结、报告等文件材料。学校会议记录、纪要、决议等文件材料。学校规章制度、岗位职责、工作流程等文件材料。学校人事管理、师资队伍建设等方面的文件材料。学校财务管理、资产管理等方面的文件材料。学校安全管理、后勤保障等方面的文件材料。3.教学管理类教学工作计划、总结、教学改革方案等文件材料。教学大纲、教学计划、课程标准、教材等文件材料。教学过程管理文件，如教案、教学进度表、听课记录等。学生学籍管理文件，如入学登记表、成绩单、毕业证等。教学质量监控与评估文件，如考试试卷、成绩分析报告等。4.学生管理类学生思想政治教育、心理健康教育等方面的文件材料。学生奖惩、助学金评定等方面的文件材料。学生社团活动、社会实践等方面的文件材料。学生综合素质评价文件，如品德评定、学业水平评价等。5.招生就业类招生计划、招生简章、录取名单等文件材料。毕业生就业指导、就业推荐、就业协议等文件材料。6.教育科研类学校教育科研规划、课题申报、立项、结题等文件材料。教师科研成果、论文发表、著作出版等文件材料。7.体育卫生类学校体育工作规划、体育竞赛、学生体质健康测试等文件材料。学校卫生工作规划、健康教育、疾病防控等文件材料。8.校产管理类学校固定资产登记、清查、处置等文件材料。学校房产管理、土地使用等文件材料。9.声像档案类学校重大活动、会议、教学实践等方面的照片、录像、录音等声像资料。10.电子档案类学校各部门形成的电子文件、数据、图表等资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构形式。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别：按照档案分类的顺序，用两位数字表示档案类别，如“01”表示党群工作类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用三位数字表示档案的顺序号，如“001”。5.例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“202301001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围与要求1.各部门、各年级组、各学科组应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期移交档案室。2.收集的文件材料应齐全完整，包括正本、副本、定稿、草稿、附件等。3.文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（二）收集时间1.学校各部门应在每年年底前，将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理，并移交档案室。（三）整理方法1.档案管理员按照档案分类的要求，对收集到的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录卡片。3.按照档案装订的要求，对文件材料进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南等，方便档案的查阅和利用。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保管条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案室应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号的顺序，存放在档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.不同类别的档案应分开存放，避免混淆。3.声像档案、电子档案应单独存放，并采取相应的保管措施。（三）档案保管期限1.中学档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：学校的重要文件、规章制度、历史沿革、重大活动记录等。3.长期保管的档案主要包括：学校的教学、管理、科研等方面的重要文件材料，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案主要包括：学校一般性的文件材料，保管期限为5年至15年。（四）档案清查与核对1.档案管理员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.档案管理员应定期与各部门兼职档案员核对档案移交情况，确保档案的完整移交。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应坚持全面审查、区别对待、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应填写档案销毁审批表，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案销毁审批表经学校主管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应指定专人负责，并在指定地点进行。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应填写档案销毁记录，记录销毁档案的名称、数量、时间、地点等信息，并由监销人员签字确认。4.档案销毁记录应与档案销毁审批表一并归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围本校教职工因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料。外单位人员查阅本校档案，须经学校主管领导批准。（二）查阅手续1.本校教职工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅本校档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经学校主管领导批准后，到档案室查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应按照规定的程序和要求，为查阅者提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。（三）借阅手续1.本校教职工因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和归还日期，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员借阅本校档案，须经学校主管领导批准，并按照本校的借阅规定办理借阅手续。3.在借阅档案时，档案管理人员应向借阅者说明档案的保管要求和注意事项，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。4.借阅