供销社档案三合一制度模板

PAGE供销社档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强供销社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合供销社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于供销社机关及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。供销社档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映供销社各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则。加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露和损坏。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为供销社各项工作提供有效支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定供销社档案管理制度和工作规范。2.负责供销社档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导所属各单位的档案管理工作，开展档案业务培训和监督检查。4.参与供销社重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作技能，提高档案管理工作效率。5.协助做好档案的鉴定、统计和编研等工作，为档案利用提供优质服务。三、档案收集（一）收集范围1.反映供销社历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。2.供销社各项业务活动中形成的文件材料，包括经营管理、财务审计、人事劳资、物资设备、基本建设等。3.上级机关、同级机关和其他单位发来的与供销社有关的文件材料。4.供销社在对外交往中形成的文件材料，如合作协议、合同、信函等。5.供销社干部职工在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如工作报告、调研报告、学术论文等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，原件与复印件应一并收集。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失或损坏。4.收集的文件材料应按照规定的分类标准进行整理，便于后续的档案管理工作。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年移交档案管理部门。2.对于重大活动和重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时移交。3.对于上级机关、同级机关和其他单位发来的文件材料，应在收到后及时进行登记和整理，并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.供销社档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等类别。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类，业务档案按照业务类别分类，人事档案按照干部职工个人分类，财务档案按照会计年度分类，声像档案按照载体形式分类，实物档案按照实物类别分类。（二）整理方法1.文书档案整理应遵循《归档文件整理规则》，对文件材料进行装订、分类、编号、编目、装盒等操作。2.业务档案整理应根据业务特点和管理要求，制定相应的整理方案，确保档案的系统性和完整性。3.人事档案整理应按照《干部人事档案整理工作细则》的要求，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等操作。4.财务档案整理应按照《会计档案管理办法》的规定，对会计凭证、账簿、报表等档案材料进行分类、装订、编号等操作。5.声像档案整理应按照载体形式进行分类，对照片、录音带、录像带等进行编号、编目、装盒等操作，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。6.实物档案整理应按照实物类别进行分类，对奖牌、证书、印章等实物进行编号、登记、造册等操作，并注明实物来源、日期等信息。（三）整理要求1.整理档案应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确，便于查找和利用。2.档案整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏或丢失档案材料。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.整理好的档案应及时装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应与其他办公室、阅览室等分开设置，确保档案的安全和保密。（二）保管方式1.档案应按照分类标准进行上架保管，排列整齐，便于查找和利用。2.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜保管、密封保管等。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.供销社档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括反映供销社历史沿革、重大决策、重要业务活动等方面的文件材料。3.长期保管的档案主要包括反映供销社一般业务活动、重要会议、人事任免等方面的文件材料，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括反映供销社日常工作、一般性文件等方面的文件材料，保管期限为1年至10年。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和行业标准执行，并结合供销社实际情况进行合理调整。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。4.对于需要销毁的档案，应编制销毁清册，经供销社领导批准后，按照规定的程序进行销毁。5.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。六、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案的鉴定、销毁等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和统计。2.采用计算机软件等工具对档案统计数据进行汇总和分析，提高统计工作效率和准确性。3.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映供销社档案管理工作情况。（三）统计要求1.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或漏报。2.统计工作应及时、规范，按照规定的时间和要求完成统计报表的报送工作。3.对档案统计数据进行分析和研究，为档案管理工作提供决策依据。七、档案利用（一）利用范围1.供销社内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级机关、同级机关和其他单位因工作需要查阅与供销社有关的档案。3.根据法律法规和有关规定，需要向社会公开的档案信息。（二）利用方式1.查阅档案应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.查阅档案时，应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需复印或复制档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。4.对于涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，确保档案信息的安全。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、复印、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用部门、利用人姓名、查阅档案名称、查阅目的、利用方式等。（四）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求和效果。2.及时收集利用者对档案管理工作的意见和建议，不断改进档案管理工作，提高档案利用服务水平。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立供销社档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、自动化和规范化。2.提高档案信息的收集、整理、保管、利用等工作效率，为供销社各项工作提供更加便捷的档案服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）建设内容1.档案信息管理系统建设，包括档案数据录入、存储、查询、统计、利用等功能模块。2.档案数字化建设，对重要档案和珍贵档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.网络建设，建立档案管理部门与各部门之间的网络连接，实现档案信息的共享和传输。4.安全保障体系建设，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的保障措施。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关法律法规和行业