建设部工程档案管理制度

PAGE建设部工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修、技术创新以及各类决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、可行性研究、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集工程建设各阶段、各环节形成的文件材料，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠，签字盖章手续完备。4.系统性原则：对工程档案进行科学分类、编号和整理，使其具有系统性和逻辑性，便于查找和利用。5.及时性原则：工程文件材料应随工程进度同步整理归档，确保档案的时效性。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善公司工程档案管理制度，并监督执行。指导、协调各工程项目部的档案管理工作，组织档案业务培训。集中统一管理公司重要工程项目档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作进行全面监督和检查。2.工程项目部负责本项目工程档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确和及时。配备专（兼）职档案管理人员，负责本项目档案管理的具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。按照公司档案管理要求，定期向公司档案管理部门移交项目档案。3.各职能部门在各自职责范围内，负责对本部门形成的与工程建设相关的文件材料进行收集、整理，并及时移交工程项目部归档。协助工程项目部做好工程档案管理工作，提供必要的支持和配合。二、工程档案的归档范围（一）前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告及审批文件。2.环境影响评价报告及审批文件。3.建设用地规划许可证、土地使用证等相关文件。4.工程勘察、设计招投标文件及合同。5.工程设计文件，包括初步设计、施工图设计等。（二）施工文件1.施工招投标文件及合同。2.施工组织设计、施工方案及技术交底记录。3.工程定位测量、放线记录。4.原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，包括产品合格证、质量检验报告、复试报告等。5.施工过程中的各类技术文件，如隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量问题处理记录等。6.施工日志、工程大事记。7.工程进度计划及实际进度记录。8.工程变更文件，包括设计变更、工程洽商记录等。9.施工安全与文明施工文件，如安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故处理报告等。（三）监理文件1.监理招投标文件及合同。2.监理规划、监理细则。3.监理月报、监理季报、监理工作总结。4.工程质量监理文件，如监理通知、监理旁站记录、工程质量评估报告等。5.工程进度监理文件，如进度协调会纪要、工程进度调整记录等。6.工程费用监理文件，如工程计量支付证书、费用索赔审批文件等。（四）竣工验收文件1.工程竣工验收报告。2.工程竣工决算报告及审计文件。3.工程质量保修书。4.工程竣工图，包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图。5.工程竣工验收备案表及相关备案文件。（五）其他文件1.工程声像资料，如工程建设过程中的照片、录像等。2.工程电子文件，包括各类文档、图纸的电子版本。3.与工程建设相关的其他重要文件，如会议纪要、来往信函、协议等。三、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.工程项目部应明确档案收集的责任人，按照档案归档范围，及时收集工程建设过程中形成的各类文件材料。2.各职能部门应在文件材料形成后，及时整理并移交工程项目部，确保档案收集的完整性和及时性。3.对重要文件材料，如工程变更文件、技术难题解决方案等，应实行跟踪收集，确保无一遗漏。（二）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行整理，做到分类科学、组卷合理、排列有序。2.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制。3.工程档案应编制卷内目录、卷内备考表和案卷封面。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目；卷内备考表应注明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片、图纸等除外）及在组卷过程中需要说明的问题；案卷封面应包括档号（全宗号、目录号、案卷号）、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等项目。4.工程竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应包括编制单位、制图人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监等内容。竣工图应与工程实际相符，如有变更，应在竣工图上准确标注变更内容，并附变更通知单。四、工程档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。.（二）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案包括：项目立项批复、可行性研究报告及审批文件、环境影响评价报告及审批文件、建设用地规划许可证、土地使用证、工程竣工验收报告、工程竣工决算报告及审计文件、工程质量保修书、工程竣工图等。2.长期保存的档案包括：工程勘察、设计、施工、监理招投标文件及合同，施工组织设计、施工方案及技术交底记录，工程定位测量、放线记录，原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录，工程变更文件，监理规划、监理细则，监理月报、监理季报、监理工作总结，工程质量监理文件，工程进度监理文件，工程费用监理文件等。保管期限为10年至50年。3.短期保存的档案包括：施工日志、工程大事记，工程进度计划及实际进度记录，工程质量问题处理记录，安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故处理报告等。保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。五、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司档案管理部门应定期对保管期满的工程档案进行鉴定，成立由档案管理部门、工程项目部及相关技术专家组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）销毁1.在公司主管领导批准后，对确无保存价值的档案进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。2.销毁清册应包括档案题名、档号、文号、责任者、保管期限、销毁日期等内容，并由监销人员和销毁人员签字确认。3.销毁清册应永久保存，以备查考。六、工程档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工程建设、运营管理、维护维修、技术创新、项目审计、资质申报等工作需要，可查阅、借阅工程档案。外部单位因工作需要查阅公司工程档案的，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅工程档案，应填写《工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅公司工程档案，应出具单位介绍信，并填写《工程档案查阅申请表》，经公司主管领导签字同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。如需摘抄、复制、拍照的，应另行办理审批手续。3.档案管理人员应按照规定的利用范围和手续，及时提供档案利用服务，并做好利用记录。利用记录应包括利用时间、利用部门、利用人、档案题名、档号、查阅内容及利用效果等内容。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。2.如需复制档案，应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，并保证复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、工程档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司工程档案管理信息系统，实现工程档案的数字化存储、网络化管理和信息化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.工程档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据挂接，确保电子档案与纸质档案内容一致。对工程声像资料、电子文件等进行分类整理和数字化存储，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合公司工程档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。在信息系统中设置权限管理模块，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。3.档案信息资源共享通过公司内部网络，实现工程档案信息资源的共享，方便各部门查阅和利用档案。建立与外部相关单位的信息交换机制，实现工程档案信息的互联互通和共享利用。（三）信息化管理要求1.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其计算机操作水平和信息管