人事部档案资料管理制度

PAGE人事部档案资料管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人事部档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司人事部所涉及的各类档案资料的管理，包括员工个人档案、人事文件、招聘资料、培训记录、绩效考核档案等。（三）管理原则1.真实性原则：档案资料应如实反映员工的实际情况和工作经历。2.完整性原则：确保档案资料涵盖员工人事相关的各个方面，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护档案资料的机密性，防止信息泄露。4.规范性原则：档案资料的整理、归档、存储等应遵循统一的规范和标准。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.员工个人档案：包括员工基本信息、学历证书、工作经历、劳动合同、薪资待遇、奖惩记录等。2.人事文件：公司人事政策、规章制度、通知、公告等。3.招聘资料：招聘计划、应聘人员简历、面试评估表、录用通知等。4.培训记录：培训计划、培训教材、培训签到表、培训考核成绩等。5.绩效考核档案：绩效考核方案、考核指标、考核结果、绩效面谈记录等。（二）编号为便于档案资料的查找和管理，对各类档案资料进行统一编号。编号采用[编号规则]，例如：员工个人档案编号为“RG[年份][员工序号]”，人事文件编号为“RS[年份][文件序号]”等。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责及时收集本部门产生的各类人事档案资料，并定期移交至人事部。2.员工个人应按照要求及时提交个人档案所需的相关材料，如学历证书复印件、工作经历证明等。3.对于外部获取的与人事相关的资料，如招聘渠道提供的应聘人员信息等，由相关人员及时收集并传递给人事部。（二）整理1.人事部档案管理人员收到档案资料后，应按照分类标准进行初步整理。2.对收集到的资料进行审核，确保资料的真实性和完整性。对于不符合要求的资料，及时与相关部门或人员沟通，要求补充或更正。3.对审核通过的资料进行分类装订，同一类资料按照时间顺序或重要程度进行排列。4.在每份资料上标注清晰的编号和日期，以便于识别和查找。四、档案资料的归档与存储（一）归档1.整理好的档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储系统。2.建立档案目录，详细记录各类档案资料的名称、编号、存放位置等信息，便于快速检索。3.对于电子档案，应进行备份存储，防止数据丢失。备份存储介质应定期检查和更新，确保数据的安全性。（二）存储1.档案存储场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等良好环境条件。2.档案柜应分类标识，便于查找。电子存储系统应设置权限管理，只有经过授权的人员才能访问和操作档案资料。3.定期对档案资料进行清查和盘点，确保档案资料的数量和完整性与档案目录一致。如发现问题，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交至人事部档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》需经所在部门负责人、人事部负责人签字批准。3.借阅人员需持有效证件到人事部办理借阅手续，档案管理人员将借阅的档案资料进行登记，并要求借阅人员签字确认。4.借阅期限一般不得超过[规定期限]，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上进行任何标记或损坏。借阅期满后，应按时归还档案资料。如发现档案资料丢失或损坏，借阅人员应承担相应责任。六、档案资料的保密与安全（一）保密1.所有接触档案资料的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料中的机密信息。2.档案管理人员应定期对档案资料的保密情况进行检查，发现问题及时处理。3.在档案资料的整理、归档、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、对电子档案进行加密等。（二）安全1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装必要的消防、防盗设备。2.定期对档案资料进行安全检查，确保档案资料的实体安全，防止档案资料被盗抢、损毁、丢失等情况发生。3.对于电子档案，应采取数据加密、访问控制、定期备份等安全措施，防止数据被非法获取、篡改或丢失。七、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.档案资料因各种原因失去真实性、完整性，无法再作为有效参考依据的。3.其他经公司批准需要销毁的档案资料。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案资料销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案资料的名称、数量、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》经人事部负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在监督人员的监督下进行。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案资料无法恢复。4.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。5.销毁记录应与《档案销毁申请表》一同存档，保存期限为[规定期限]。八、档案资料管理的监督与考核（一）监督1.公司设立档案资料管理监督小组，定期对人事部档案资料管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查档案资料的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全等环节是否符合本制度要求，发现问题及时提出整改意见。（二）考核1.将档案资料管理工作纳入公司绩效