中学医务室档案管理制度

PAGE中学医务室档案管理制度一、总则（一）目的中学医务室档案管理工作是学校医疗卫生保健工作的重要组成部分，为加强医务室档案管理，确保医疗档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中学医务室全体工作人员及与医务室工作相关的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映医务室工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖医务室工作的各个方面，包括医疗记录、药品管理、卫生保健活动等相关资料，保证档案的全面性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及学生个人隐私和学校敏感信息的档案资料予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案整理、存储、查阅等环节有序进行。二、档案管理职责分工（一）医务室负责人1.全面负责医务室档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.监督档案管理制度的执行情况，定期检查档案管理工作，对存在的问题及时提出改进意见。3.协调与学校其他部门的档案管理工作，确保信息共享和工作协同。（二）档案管理人员1.负责档案资料的收集、整理、分类、归档、存储和保管工作，确保档案资料的规范有序。2.建立档案管理台账，记录档案的出入库情况，定期核对档案数量和完整性。3.按照规定的查阅流程，为授权人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.负责档案的安全保护工作，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。（三）医务人员1.在日常医疗工作中，及时、准确地记录学生的健康状况、诊疗过程、药品使用等信息，并按要求整理后移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案资料的收集和整理工作，提供相关的医疗数据和资料支持。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或泄露档案信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.医疗档案：包括学生的健康体检记录、病历档案、疾病诊断与治疗记录、疫苗接种记录等。2.药品档案：涵盖医务室药品的采购记录、库存管理记录、药品使用记录、药品不良反应报告等。3.卫生保健档案：如学校卫生工作计划、健康教育活动记录、学生健康监测数据、传染病防控档案等。4.设备档案：医务室医疗设备的购置合同、使用说明书、维修记录、报废处理记录等。5.人员档案：医务室工作人员的个人简历、资质证书、培训记录、考核评价等资料。6.其他档案：与医务室工作相关的其他文件、资料，如上级部门的文件、通知、会议记录等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示，具体如下：医疗档案：YL药品档案：YP卫生保健档案：WS设备档案：SB人员档案：RY其他档案：QT3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年形成的第一份医疗档案编号为“2023YL0001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各岗位工作人员应按照档案管理职责，及时收集本岗位产生的各类档案资料，并定期移交档案管理人员。2.收集的档案资料应齐全、完整，确保原始记录的真实性和准确性。3.对于外来文件、资料，如上级部门的通知、学校其他部门的协办文件等，应及时签收并移交档案管理人员进行登记和整理。（二）整理方法1.档案管理人员收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，并在资料首页右上角加盖编号章。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张进行折叠或裁剪，使其规格统一。4.按照档案内容的逻辑顺序，对资料进行排列，确保条理清晰。5.对于同一类档案中的多份资料，应按照时间顺序或重要程度进行排序，并编写页码。五、档案归档与存储（一）归档流程1.档案整理完成后，档案管理人员应及时将档案资料归档到相应的档案盒或档案柜中。2.在档案盒或档案柜上标明档案类别、年份、起止编号等信息，便于查找和管理。3.建立档案索引目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和年份顺序排列，确保存放整齐、有序。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。建立电子档案目录，对电子档案进行分类管理，方便查询和使用。3.档案存储环境应保持干燥、通风、温度适宜，避免档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。同时，要做好防火、防盗、防虫等安全措施，确保档案安全。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校医务人员因工作需要查阅医疗档案等相关资料，可直接向档案管理人员提出申请，经同意后即可查阅。2.学校其他部门工作人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经医务室负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务。3.学生及其监护人查阅学生个人医疗档案，需提交有效身份证明，并填写《档案查阅申请表》，经医务室负责人审核同意后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案信息不被泄露。（二）借阅规定1.原则上不允许档案资料外借。如有特殊情况确需借阅，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，经医务室负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。（三）查阅与借阅登记1.建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅或借阅的日期、申请人、档案名称、查阅或借阅期限等信息。2.查阅或借阅结束后，档案管理人员应及时在登记台账上记录归还日期，并由查阅或借阅人员签字确认。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及学生个人隐私、学校敏感信息的档案资料，严格限制查阅范围，未经授权不得泄露。3.在档案查阅和借阅过程中，严格遵守查阅和借阅规定，防止档案信息被不当获取或传播。4.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，防止电子档案信息被非法入侵或篡改。（二）安全管理1.档案存储场所应安装必要的数据备份设备、防火设备、防盗设备、防虫设备等，确保档案安全。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和完整性，发现问题及时处理。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应立即采取应急措施，保护档案安全，并及时向上级主管部门报告。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由医务室负责人、档案管理人员及相关医务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管：涉及学校重大医疗事件、学生重要健康信息等具有长期保存价值的档案。2.定期保管：根据档案的性质和实际使用情况，确定保管期限为[X]年。定期保管期满后，经鉴定小组鉴定仍有保存价值的档案，可延长保管期限；无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案