档案监督指导科制度汇编

PAGE档案监督指导科制度汇编一、总则（一）目的为加强档案监督指导工作，规范档案管理行为，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于公司各部门及所属单位的档案监督指导工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：实行集中统一管理档案，保证档案管理的一致性和规范性。3.全程监督原则：对档案形成、整理、保管、利用等全过程进行监督指导，确保档案质量。4.服务至上原则：以服务公司发展为宗旨，充分发挥档案的作用，为各项工作提供有效支持。二、档案监督指导职责（一）监督指导科职责1.贯彻执行国家档案法律法规和公司档案管理制度，制定并组织实施档案监督指导工作计划。2.对公司各部门及所属单位档案工作进行定期检查和不定期抽查，及时发现问题并提出整改意见。3.指导各部门及所属单位档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等基础工作，确保档案整理规范。4.监督档案的保管条件，确保档案实体安全，对档案的数字化工作进行指导和监督。5.审核档案利用申请，监督档案利用过程，保障档案信息安全。6.组织开展档案业务培训，提高档案工作人员业务素质。7.参与公司重大活动、重要项目档案的专项指导和验收工作。（二）档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作，严格按照档案管理规范进行操作。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的完整和准确，发现问题及时报告并处理。3.积极配合档案监督指导科的工作，接受监督检查，按时完成整改任务。4.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平，做好档案管理的各项基础工作。三、档案收集制度（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应收集归档。2.包括但不限于行政管理、生产经营、技术研发、财务审计、人力资源、党群工作等方面的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、齐全，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对重要文件和资料应实行双套制收集，一套纸质档案，一套电子档案。4.收集过程中要做好登记，记录档案的名称、数量、来源、日期等信息。（三）收集时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成收集归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构（问题）：根据公司内部机构设置或业务职能，将档案分为不同的类别。4.保管期限：分为永久、定期（30年、10年）。（三）整理步骤1.装订：去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保文件整齐牢固。2.分类：按照分类标准对文件进行分类。3.编号：对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的分类和顺序。4.编目：填写档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应排列有序，上架存放，不得随意堆放。（三）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案数量、编号等信息，确保档案账实相符。2.每年对档案保管状况进行全面检查，检查内容包括档案实体状况、库房环境等，发现问题及时处理。（四）档案安全管理1.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。2.加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制非档案工作人员进入库房。3.配备必要的消防设备和防盗设施，确保档案安全。六、档案利用制度（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要可查阅利用档案。2.外单位因工作需要查阅利用公司档案的，需按规定办理相关手续。（二）利用申请1.公司内部人员查阅利用档案，需填写档案利用申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅利用档案，需提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、范围、内容等，经公司分管领导批准后，方可办理查阅手续。（三）利用审批1.档案管理部门对利用申请进行审核，重点审核利用目的、范围、手续是否齐全等。2.对涉及公司机密的档案，需经公司保密部门审批后方可查阅利用。（四）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印、拍照档案，需经档案管理部门同意，并按照规定进行操作。3.利用档案过程中，不得在档案上涂改、圈划、污损等。（五）利用登记1.对档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。2.利用登记应长期保存，以备查考。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从公司各项工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。2.严格遵循国家有关档案鉴定的标准和规定，确保鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案监督指导科人员、相关业务部门人员及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.综合分析：结合公司发展规划、业务特点等，对档案进行综合评估。（四）保管期限调整1.根据鉴定结果，对档案的保管期限进行调整，确保持续发挥档案的作用。2.调整保管期限需填写审批表，经档案鉴定工作小组审核，公司分管领导批准后执行。（五）档案销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核，公司分管领导批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人等信息。3.档案销毁记录应长期保存。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描：按照一定的标准和规范对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与原档案实体进行关联，建立准确的索引关系。4.存储管理：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。（三）系统使用与维护1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作，严格按照操作规程进行操作。2.定期对系统进行维护和更新，确保系统的正常运行，及时处理系统故障和数据问题。3.加强系统安全管理，设置不同的用户权限，防止档案信息泄露。（四）数据安全1.建立数据安全管理制度，采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施，保障档案数据的安全。2.定期对数据进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.对涉及公司机密的档案数据，应采取更严格的安全防护措施。九、档案统计制度（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度新增数量、累计数量等。2.档案利用情况统计：如查阅利用档案的人次、卷次、内容等。3.档案整理情况统计：整理档案的数量、进度等。4.档案保管状况统计：如库房温湿度、档案损坏情况等。（二）统计方法1.定期统计：每月、每季度、每年对档案相关数据进行统计。2.实时统计：对档案利用等实时发生的数据及时进行统计。3.统计报表：根据统计结果填写统计报表，报表应内容准确、格式规范。（三）统