典当行业务档案保管制度

PAGE典当行业务档案保管制度一、总则（一）目的为加强典当行业务档案的管理，确保业务档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规以及典当行业相关标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司典当业务活动中形成的各类业务档案的管理，包括但不限于当票、续当凭证、质押合同、抵押合同、评估报告、鉴定证书、客户资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则业务档案由公司档案管理部门集中统一保管，确保档案的完整性和系统性。2.真实性和完整性原则档案内容必须真实反映典当业务的全过程，不得篡改、伪造档案资料。3.保密性原则严格遵守保密规定，对涉及客户隐私和商业机密的档案信息予以保密。4.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、调阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善业务档案保管制度，并组织实施。2.集中统一保管业务档案，建立档案台账，记录档案的收进、移出、保管等情况。3.对档案进行分类、整理、编目、装订，确保档案的规范化和标准化。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。6.为公司内部各部门提供档案查询、调阅等服务，并做好登记和记录。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、完整。2.在业务办理过程中，及时将形成的档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查询、调阅等工作，提供必要的协助和信息。（三）相关人员职责1.业务经办人员对本人经办业务所形成的档案资料的真实性、完整性负责，及时将档案资料移交业务部门。2.档案管理人员应严格遵守档案管理规定，认真履行职责，确保档案管理工作的规范、有序。三、业务档案的收集与整理（一）收集范围业务档案应涵盖典当业务从受理到终结全过程中形成的各类文件、资料，主要包括：1.当票、续当凭证存根联。2.质押合同、抵押合同及其附件。3.当物的评估报告、鉴定证书。4.当物的清单及照片。5.客户身份证明、授权委托书等相关资料。6.业务审批文件。7.其他与典当业务相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.业务经办人员应在业务办理完毕后及时收集相关档案资料，并进行初步整理，确保资料齐全、完整。2.档案资料应字迹清晰、内容完整，签字、盖章等手续齐全。3.对于电子文档，应确保其真实性、完整性，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照典当业务类型、档案形成时间等进行分类，如动产质押典当业务档案、房地产抵押典当业务档案等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目编制档案目录，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和调阅。4.装订对纸张档案进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和美观。四、业务档案的保管（一）保管期限1.典当业务档案的保管期限根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一些临时性、时效性较强的业务档案。中期保管期限为[X]年，适用于一般典当业务档案。长期保管期限为[X]年，适用于涉及重大业务、法律纠纷等重要档案。2.具体保管期限可根据实际情况进行调整，但不得低于国家规定的最低期限。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案保管采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行备份存储。备份存储应采用异地存储等方式，确保数据的安全性。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅和使用。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.严格遵守档案查阅、调阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。4.对档案的借阅、归还等情况进行详细登记，确保档案的安全和完整。五、业务档案的查阅与调阅（一）查阅范围公司内部员工因工作需要可查阅与本人工作相关的业务档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《业务档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，审核通过后报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称及编号、查阅目的等内容。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印等操作。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）调阅范围因司法机关、行政机关等外部单位依法要求调阅业务档案，或因公司业务需要将档案调往其他部门使用时，可进行档案调阅。（四）调阅程序1.调阅单位或部门出具调阅函，注明调阅档案的名称、编号、调阅原因等信息。2.将调阅函提交公司分管领导审批，审批通过后报档案管理部门办理调阅手续。3.档案管理部门对调阅函进行审核，确认调阅单位或部门的合法性和调阅目的的合理性。审核通过后，填写《业务档案调阅登记表》，详细记录调阅单位或部门名称、调阅人姓名、调阅档案名称及编号、调阅时间、预计归还时间等信息。4.档案管理部门按照调阅函的要求，将档案整理后交调阅人，并办理交接手续。调阅人应在规定时间内归还档案，如因特殊原因需要延期归还，应提前办理延期手续。5.调阅档案一般不得外借，如因特殊情况确需外借的，应经公司分管领导批准，并采取必要的安全措施，确保档案的安全。六、业务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立业务档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行综合鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定保存价值的档案，应延长保管期限或进行特殊处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交业务档案鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应认真审查档案内容，结合档案的实际情况，确定档案是否可以销毁。3.鉴定小组对可以销毁的档案出具鉴定意见书，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。2.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《业务档案销毁登记表