县委办档案工作制度范本

PAGE县委办档案工作制度范本一、总则（一）目的为加强县委办档案工作，实现档案管理的规范化、科学化、制度化，充分发挥档案在县委工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县委办各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则县委办档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性、完整性原则档案应如实反映县委各项工作活动，保证档案内容完整，不遗漏重要信息。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置县委办设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案工作的具体实施。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施县委办档案工作制度。2.负责县委办各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。5.按照规定向县档案局移交应进馆的档案，并做好档案统计工作。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为县委工作提供参考依据。7.负责对县委办各科室档案工作进行业务指导和监督检查，提高档案工作整体水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委及有关部门发来的与县委工作相关的文件、资料、指示等。2.县委召开的各种会议文件、记录、纪要、决议等。3.县委领导的重要讲话、报告、批示、信件等。4.县委各科室在工作中形成的各类文件、材料、报表、总结等。5.反映县委工作活动的照片、录音、录像、电子文档等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件和资料，应收集一式两份，一份作为档案保存，一份供日常工作查阅使用。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政事务类、纪检监察类、组织人事类、宣传工作类、统战工作类、政法工作类、经济工作类、农业农村工作类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容，以便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，保持文件的原貌。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备良好的保管条件，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映县委主要职能活动和基本历史面貌的，对县委工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映县委一般工作活动，在较长时间内对县委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对县委工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管措施1.建立档案库房管理制度，严格控制库房温度、湿度，定期进行检查和记录。2.对档案进行科学存放，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。4.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为县委工作提供优质高效的服务。（二）利用方式1.查阅县委办工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅登记表》，经档案管理室负责人批准后，在档案管理室内查阅。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。2.借阅县委办以外单位或个人因特殊需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经县委办领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面点清档案数量和状况，并要求借阅者妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、公布档案内容。（三）利用登记档案管理室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）内容、批准人等信息，以便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合分析法结合档案的来源、形成时间、保管期限、利用情况等因素，综合分析档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的题名、年度、保管期限、档号、数量等内容。2.将《档案销毁清册》报县委办领导审批。3.经批准后，由档案管理人员和监销人员共同对拟销毁的档案进行销毁。销毁时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。4.销毁完毕后，在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由档案管理人员和监销人员签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室在工作中形成的电子文件，应按照档案管理的要求进行收集和整理，确保电子文件的完整性和准确性。2.电子文件应采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS等，便于长期保存和利用。3.对电子文件进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的保管1.配备专用的电子档案存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，对电子档案进行备份存储。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。3.建立电子档案安全管理制度，采取加密、防火墙、防病毒等技术措施，防止电子档案的丢失、损坏和泄密。（三）电子档案的利用1.在档案管理系统中建立电子档案检索功能，方便用户查询和利用电子档案。2.提供电子档案在线查阅和下载服务，但应严格控制查阅和下载权限，确保电子档案的安全。八、档案统计工作（一）统计内容档案统计工作应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的内容，具体统计指标按照国家档案局和上级档案部门的要求执行。（二）统计方法档案管理人员应定期对档案工作进行统计，填写统计报表，确保统计数据的准确、