法院档案室材料管理制度

PAGE法院档案室材料管理制度一、总则（一）目的为加强法院档案室材料管理，确保档案材料的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在工作中形成的各类档案材料的管理，包括但不限于案件卷宗、文书档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本院档案材料由档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。2.真实完整原则：档案材料应如实反映工作实际情况，确保内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造或销毁。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案材料的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为本院各项工作提供有力支持。二、档案材料的收集与整理（一）收集范围1.案件卷宗：包括各类案件的立案材料、庭审记录、证据材料、裁判文书等。2.文书档案：本院制发的各类文件、通知、报告、请示、批复等。3.人事档案：本院工作人员的履历、考核、任免、奖惩等材料。4.财务档案：财务报表、凭证、账簿等。5.其他档案：如基建档案、设备档案、声像档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，并按照规定格式存储。（三）整理方法1.分类：按照档案材料的来源、时间、内容等进行分类，如案件卷宗可分为刑事、民事、行政等类别。2.编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固。三、档案材料的归档与移交（一）归档期限1.案件卷宗应在案件办结后[X]个工作日内归档。2.文书档案应在文件办理完毕后[X]个工作日内归档。3.其他档案应根据实际情况及时归档。（二）归档要求1.归档的档案材料应符合整理要求，手续完备。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。（三）移交程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案材料移交至档案室。2.档案室接收人员对移交的档案材料进行核对、清点，确认无误后办理签收手续。四、档案材料的保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案材料的安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材等。（二）保管期限1.永久保管：对具有重要历史价值、法律意义或需长期保存的档案材料，实行永久保管。2.定期保管：根据档案材料的性质和重要程度，确定不同的定期保管期限，如[X]年、[X]年等。（三）保管要求1.按照档案类别和保管期限进行存放，便于查找和管理。2.定期对档案材料进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制。五、档案材料的利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案材料。2.外单位因工作需要查阅本院档案材料，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.查阅：本院工作人员查阅档案材料，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案材料带出档案室。2.借阅：本院工作人员借阅档案材料，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，并经部门负责人和档案室负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位查阅本院档案材料，应持单位介绍信，经本院分管领导批准后，方可查阅。查阅时应派专人陪同，不得擅自摘抄、复制档案材料。（三）利用登记对档案材料的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、档案名称、利用目的等信息。六、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案材料进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案材料的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，制定鉴定标准，确定档案材料的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案材料进行审核，提出销毁意见。2.经本院分管领导批准后，填写档案销毁清册，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案材料彻底销毁。监销人应在档案销毁清册上签字。七、档案材料的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案材料的数字化存储、检索、利用和管理。（二）数字化处理对纸质档案材料进行数字化扫描，确保图像清晰、完整。扫描后的电子档案应进行分类、命名、存储，建立相应的索引目录。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员操作和利用。（四）数据安全加强档案信息化管理系统的数据安全保护，设置用户权限，定期备份数据，防止数据丢失或损坏。八、档案管理人员职责（一）档案室负责人职责1.负责档案室的全面管理工作，制定档案管理制度和工作计划。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.审核档案材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范、有序。4.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案材料的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作。2.维护档案信息化管理系统，确保系统正常运行。3.定期对档案材料进行检查、清点，发现问题及时报告并处理。4.保守档案机密，不得泄露档案信息。九、监督与考核（一）监督检查本院纪检监察部门定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。（