会计档案管理制度不健全

PAGE会计档案管理制度不健全一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、入库单、出库单等各类业务发生时取得或填制的凭证。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要等内容。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，对总账科目所属明细科目进行分类登记的账簿。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产详细信息的卡片，包括资产名称、型号、购置日期、原值、折旧等。5.辅助账簿，为满足特定核算需要而设置的账簿，如备查账簿等。（三）财务会计报告1.月度财务报告，反映月度财务状况和经营成果的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务报告，在月度报告基础上进行汇总和分析，更全面反映季度财务情况。3.半年度财务报告，对上半年财务状况和经营成果的总结。4.年度财务报告，全面、综合反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异，并调整未达账项的表格。2.银行对账单，银行定期提供的公司银行账户收支明细清单。3.纳税申报表，记录公司各类税款申报缴纳情况的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案交接情况的清单，包括交接日期、交接双方、档案名称及数量等。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案保管情况的清册，包括档案名称、数量、保管期限、存放地点等。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册，包括销毁档案名称、数量、销毁原因、销毁日期、监销人等。7.会计电算化数据，存储在电子设备中的会计凭证、账簿、报表等数据文件，以及相关的备份数据。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按照会计档案的类别进行分类，如会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。2.在每一类别下，再根据时间顺序、业务类型等进行细分。例如，会计凭证可按月份进行分类，每个月的凭证再按记账凭证编号顺序排列；会计账簿可按总账、明细账、日记账等分别整理。（二）编号规则1.为便于查找和管理，对每一份会计档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证编号可采用年度月份凭证序号的形式，如20XX年X月第X号凭证。3.会计账簿编号可根据账簿类型分别编制，如总账编号为ZZ年份，明细账编号为MX年份科目代码，日记账编号为RJ年份等。4.财务会计报告编号可按照报告类型和年份编制，如年度资产负债表编号为ZCFZB20XX，月度利润表编号为YDLRB20XXX月等。5.其他会计资料编号根据资料性质和年份进行编制，如银行存款余额调节表编号为YHCKTJ20XXX月，会计档案移交清册编号为YJQ20XX等。（三）装订要求1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。装订前要检查凭证的完整性，剔除金属物等。2.装订时应使用棉线在左上角或左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不串页、不倒置。3.装订后应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容，并由装订人员在封签处签名或盖章。4.会计账簿在年度终了后，应按时整理立卷。活页账应抽出空白页，再将账页顺序编号，加具封面，装订成册。封面应注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数等内容，并加盖单位公章。5.财务会计报告应按顺序装订，加具封面，封面应注明单位名称、报告名称、年度、月份、报告期等内容，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管，会计电算化数据按照相关规定进行备份保管，保管期限与对应的纸质档案相同。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.会计档案应分类存放在专用的档案柜中，每个档案柜应标明存放档案的类别、年份等信息，便于查找。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防数据丢失。（三）保管要求1.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格限制非档案管理人员进入档案保管库房，确需查阅档案的，应办理相关手续，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.对电子会计档案应建立严格的访问控制制度，设置不同的用户权限，防止数据被非法篡改或删除。同时，要定期对电子会计档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，提交给会计档案管理部门。2.会计档案管理部门接到申请后，应根据申请内容，及时提供相应的会计档案，并安排专人负责查阅监督。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管库房或进行其他违规操作。3.查阅完毕后，查阅人员应在《会计档案查阅登记表》上签名确认查阅情况，包括查阅档案名称、数量、查阅时间等信息。会计档案管理人员应及时将档案归还原位，并对档案进行检查，确保档案无损坏或丢失。（二）借阅程序1.外单位因工作需要查阅或借阅本公司会计档案的，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容、时间等，并经本公司负责人批准。2.批准后，外单位查阅或借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。会计档案管理部门根据申请表，办理档案借阅手续，并将档案交付借阅人员。借款人员应出具正式借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅日期、归还日期等内容，并签名或盖章。3.借阅人员必须严格遵守借阅期限，按时归还档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。归还档案时，会计档案管理人员应对档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。4.借阅人员在借阅期间不得擅自将会计档案转借他人，不得在档案上进行涂改、标记、抽换等操作。如有特殊需要复印或复制会计档案的，应经会计档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行复印或复制，复印件或复制件应注明用途、日期等信息，并加盖单位公章。六会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务事项已经结清，不存在未了事项的，可以按照规定程序进行销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由会计档案管理部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经会计机构负责人（会计主管人员）、单位负责人审核签字后，报上级主管部门备案。3.公司应成立会计档案销毁工作小组，由档案管理部门、财务部门等相关人员组成。销毁工作小组负责监督会计档案的销毁过程。4.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。5.监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册