会计档案室安全制度管理

PAGE会计档案室安全制度管理一、总则（一）目的为了加强公司会计档案室的安全管理，确保会计档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构会计档案室的安全管理工作。（三）基本原则会计档案室安全管理工作遵循“预防为主、综合治理、谁主管谁负责”的原则，确保会计档案在收集、整理、保管、查阅、销毁等各个环节的安全。二、会计档案的范围及保管要求（一）会计档案的范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）保管要求1.会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防尘、防光、防污染等适宜的保管条件。2.会计档案应分类存放，按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别分别设置档案柜，并进行编号。3.会计档案应保持整洁、有序，不得随意堆放，防止档案受损、丢失或泄密。4.对电子会计档案，应定期进行备份，并存储在安全的存储介质上，如光盘、硬盘等，同时应做好数据的安全保护工作，防止数据丢失、损坏或被篡改。三、会计档案的收集与整理（一）收集1.各会计岗位应按照会计核算的要求，及时将各类会计资料整理齐全，定期移交至会计档案室。2.会计凭证应在每月结账后，由制单人按照编号顺序整理成册，加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容，并由会计主管人员和装订人员在封面上签章。3.会计账簿应在年度终了后，由记账人员按照账簿启用顺序整理装订，加具封面、封底，注明年度、账簿名称、册数、起讫页数、记账人员和会计主管人员签章等内容。4.财务会计报告应在年度终了后，由编制人员按照规定的格式和内容整理装订，加具封面，注明单位名称、年度、月份、季度、半年度、报表名称等内容，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。（二）整理1.会计档案室接收移交的会计档案后，应按照档案管理的要求进行整理。2.对会计档案进行分类、编号，编制会计档案目录，以便于查找和管理。3.对破损、褪色的会计档案应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.对电子会计档案，应按照类别和年度进行整理，建立电子会计档案索引，并将电子会计档案存储在专门的存储设备上，同时应注明电子会计档案的名称、存储位置、存储时间等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年。3.财务会计报告的保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告为10年，年度财务会计报告为永久保存。4.其他会计资料的保管期限按照相关法律法规的规定执行。（二）保管措施1.会计档案室应配备专人负责档案保管工作，保管人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务。2.保管人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.会计档案室应设置专门的档案库房，库房应安装防盗门窗、防火报警装置、温湿度调节设备等，确保库房环境符合档案保管要求。4.对重要的会计档案应实行异地备份保管，以防止因自然灾害、意外事故等原因导致档案丢失或损坏。5.会计档案的保管应严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、出借会计档案。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可到会计档案室查阅。2.查阅会计档案时，保管人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案。3.查阅人员如需复印会计档案，应经保管人员同意，并在复印件上加盖会计档案室印章。（二）借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本公司会计档案，应持有单位介绍信，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司财务负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅会计档案时，应严格履行借阅登记手续，借阅人员应在《会计档案借阅登记簿》上签字，注明借阅日期、归还日期等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。归还档案时，应确保档案的完整和安全，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.对保管期满但涉及国家机密、商业秘密等重要信息的会计档案，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.由会计部门会同档案管理部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经单位负责人签署意见后，报上级主管部门批准。3.销毁会计档案时，应由档案管理部门、会计部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。七、会计档案的信息化管理（一）信息化建设1.公司应积极推进会计档案的信息化建设，采用先进的信息技术手段，实现会计档案的电子化管理。2.建立会计档案信息化管理系统，对会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等全过程进行信息化管理，提高档案管理的效率和质量。3.加强对会计档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理、数据加密、备份恢复等功能，确保系统的安全稳定运行。（二）数据安全1.对电子会计档案的数据应进行加密存储，防止数据被非法窃取或篡改。2.定期对电子会计档案进行备份，并存储在不同的存储介质上，分别存放于不同的地点，以防止因自然灾害、意外事故等原因导致数据丢失。3.建立数据安全审计机制，对会计档案信息化管理系统的操作日志进行审计，及时发现和处理异常情况。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案室的安全制度执行情况进行审计监督，检查会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合规定要求。2.对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保会计档案室安全制度的有效执行。（二）外部检查1.接受财政、审计、税务等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供会计档案资料。2.对政府部门检查中提出的问题，应认真整改，及时反馈整改情况，确保公司会计档案管理工作符合法律法规和行业标准的要求。九、责任追究（一）违规行为1.违反本制度规定，擅自销毁、篡改、丢失会计档案的。2.未经批准，擅自查阅、复制、出借会计档案的。3.因保管不善，导致会计档案损坏、变质、丢失的。4.在会计档案管理工作中，存在其他违规行为的。（二）责任追究1.对违反本制度规定的单位和个人，可以视