行政部档案合同管理制度

PAGE行政部档案合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政部档案合同管理，确保档案合同的完整性、准确性和安全性，提高档案合同的利用效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部负责的各类档案合同管理工作，包括但不限于文件档案、合同档案、证照档案、人事档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司行政部负责对各类档案合同进行集中统一管理，确保档案合同的有序存放和有效利用。2.分类管理原则：根据档案合同的性质、来源、时间等因素进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：加强档案合同的安全保密措施，防止档案合同的泄露、丢失和损坏。4.全程管理原则：对档案合同的形成、收集、整理、归档、保管、利用等全过程进行管理，确保档案合同管理工作的规范化和科学化。二、档案合同管理职责（一）行政部职责1.制定和完善档案合同管理制度，明确档案合同管理的流程和要求。2.负责各类档案合同的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案合同进行清查和盘点，确保档案合同的完整性和准确性。4.加强档案合同的安全保密管理，采取必要的安全防护措施，防止档案合同的泄露、丢失和损坏。5.组织开展档案合同管理培训和宣传工作，提高员工的档案合同管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案合同的形成、收集和整理工作，并按照规定及时移交行政部归档。2.配合行政部做好档案合同的清查和盘点工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案合同管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案合同。4.按照规定的程序和要求查阅、利用档案合同，并做好登记和记录工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案合同管理职责，严格遵守档案合同管理制度和工作流程。2.负责档案合同的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、利用等。3.定期对档案合同进行清查和盘点，及时发现和处理档案合同管理中存在的问题。4.加强档案合同的安全保密管理，确保档案合同的安全和完整。5.积极参加档案合同管理培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案合同的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司获得的各类证照、批文、荣誉证书等。4.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。5.其他需要归档保存的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案合同的收集工作，确保档案合同的及时、完整收集。2.收集的档案合同应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对收集的档案合同应进行分类整理，按照规定的格式和要求进行编号、编目。（三）整理方法1.分类：根据档案合同的性质、来源、时间等因素进行分类，如分为文书档案、合同档案、证照档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案合同进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案合同目录，目录应包括档案合同的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案合同进行装订，装订应整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案合同的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的档案合同移交行政部归档。2.行政部应按照档案合同的分类和编号顺序进行归档，确保档案合同的有序存放。3.归档的档案合同应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）保管期限1.档案合同的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案合同包括公司的重要文件、合同、协议、证照等。3.长期保管的档案合同包括公司的一般性文件、合同、协议等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案合同包括公司的临时性文件、合同、协议等，保管期限为1年至5年。（三）保管方式1.纸质档案合同应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风。2.电子档案合同应存储在服务器或其他存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.档案合同的存放应便于查找和使用，同时应采取必要的安全防护措施，防止档案合同的损坏和丢失。（四）保管环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案合同的安全。五、档案合同的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案合同应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.涉及公司机密的档案合同，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄或传播。3.外部单位查阅档案合同应持有单位介绍信，并经公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应向档案管理人员提出查阅申请，填写档案查阅申请表，并注明查阅的档案合同名称、编号、查阅目的等信息。2.档案管理人员对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案合同。3.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案合同，不得擅自将档案合同带出档案库房。4.查阅人员查阅档案合同后，应及时归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.公司内部人员因工作需要利用档案合同，可按照规定的程序进行复印、摘抄等。2.外部单位因工作需要利用档案合同，应经公司分管领导批准，并按照规定的程序进行复印、摘抄等。3.利用档案合同应严格遵守保密规定，不得擅自将档案合同提供给无关人员或单位。六、档案合同的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案合同的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.鉴定工作应由行政部组织相关人员进行，必要时可邀请专业人员参与。（二）鉴定内容1.档案合同的真实性、完整性和准确性。2.档案合同的保存价值和保管期限。3.档案合同的密级和保密期限。（三）鉴定程序1.行政部对拟销毁的档案合同进行清理和登记，填写档案合同销毁申请表。2.组织相关人员对档案合同进行鉴定，根据鉴定结果提出销毁意见。3.经公司分管领导批准后，对拟销毁的档案合同进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案合同应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.电子档案合同应采用删除或格式化等方式进行销毁。3.销毁档案合同应填写档案合同销毁清单，双方签字确认。七、档案合同的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案合同管理信息系统，实现档案合同的电子化管理。2.提高档案合同管理的效率和准确性，方便档案合同的查阅和利用。3.加强档案合同的安全保密管理，防止档案合同的泄露和丢失。（二）信息化建设内容1.档案合同管理信息系统的开发和建设，包括档案合同的录入、存储、查询、统计、分析等功能。2.电子档案合同的扫描和存储，将纸质档案合同转化为电子档案合同进行管理。3.档案合同管理信息系统的安全防护，采取必要的安全措施，确保系统的安全稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案合同管理信息系统的操作技能，确保档案合同的电子化管理工作的顺利进行。2.电子档案合同应按照规定的格式和要求进行存储和管理，确保电子档案合同的完整性和准确性。3.加强档案合同管理信息系统的安全保密管理，设置不同的用户权限，防止电子档案合同的泄露和丢失。八、监督与检查（一）监督检查职责1.行政部负责对公司档案合同管理工作进行监督检查，确保档案合同管理制度的有效执行。2.各部门应配合行政部做好档案合同管理工作的监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）监督检查内容1.档案合同管理制度的执行情况。2.档案合同的收集、整理、归档、保管、利用等工作的开展情况。3.档案合同管理信息系统的运行情况。4.档案合同管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：行政部定期对公司档案合同管理工作进行检查，检查结果以书面形式通报各部门。2.不定期