美术室档案资料管理制度

PAGE美术室档案资料管理制度一、总则（一）目的美术室档案资料管理工作对于保障美术室教学、创作、研究等各项工作的顺利开展具有重要意义。本制度旨在规范美术室档案资料的收集、整理、保管、利用等环节，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为美术室的发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于美术室全体工作人员及在美术室开展教学、创作、交流等活动的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：美术室档案资料由专人负责集中管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映美术室的工作情况，数据准确，内容真实。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保护措施，防止档案资料的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案资料的管理流程，提高档案资料的检索和利用效率，方便工作人员和相关人员查阅使用。二、档案资料管理职责（一）美术室负责人1.全面领导美术室档案资料管理工作，将档案资料管理纳入美术室整体工作计划。2.审核档案资料管理工作的各项规章制度和工作计划，确保其符合美术室发展需求和相关法律法规要求。3.协调解决档案资料管理工作中出现的重大问题，为档案资料管理工作提供必要的资源支持。（二）档案管理人员1.负责美术室档案资料的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范有序。2.建立健全档案资料管理台账，详细记录档案资料的收进、移出、借阅、利用等情况，做到账目清晰。3.做好档案资料的安全保管工作，定期检查档案资料的保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案资料的安全。4.按照规定的程序和要求，为美术室工作人员及相关人员提供档案资料的查阅、借阅服务，做好借阅登记和催还工作。5.积极开展档案资料的编研工作，根据美术室工作需要，编写档案资料汇编、专题资料等，为美术室的教学、创作、研究等工作提供参考依据。6.定期对档案资料管理工作进行总结和分析，不断改进档案资料管理工作方法和流程，提高管理水平。（三）美术室工作人员1.负责将本人在工作中形成的各类文件材料及时整理、归档，移交档案管理人员。2.严格遵守档案资料管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。3.在使用档案资料时，应按照规定办理借阅手续，并妥善保管，按时归还。三、档案资料的收集（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生作品、教学评估材料等。2.创作档案：艺术家的创作手稿、草图、作品照片、展览策划方案、展览宣传资料等。3.研究档案：学术论文、研究报告、课题申报材料、学术交流活动记录等。4.师资档案：教师个人简历、教学成果、获奖证书、培训经历等。5.学生档案：学生个人信息、学习成绩、获奖情况、作品发表情况等。6.设备档案：美术室设备清单、设备购置合同、设备维修记录、设备报废申请等。7.活动档案：美术室组织或参与的各类展览、比赛、讲座、研讨会等活动的相关资料，如活动通知、活动方案、活动照片、活动总结等。8.其他档案：美术室与外部单位的合作协议、往来信函、捐赠协议等。（二）收集要求1.档案资料应真实、完整、准确，能够反映美术室工作的全貌。2.收集的档案资料应及时整理，确保其规范性和可读性。3.对于重要的档案资料，应进行备份，以防丢失或损坏。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，应在工作完成后及时收集归档。2.对于定期形成的档案资料，如教学计划、教学大纲等，应在规定的时间内收集归档。3.对于临时性活动形成的档案资料，应在活动结束后一周内收集归档。四、档案资料的整理（一）分类标准1.按年度分类：将档案资料按年度进行划分，便于查找和管理。2.按类别分类：根据档案资料的性质和内容，分为教学档案、创作档案、研究档案、师资档案、学生档案、设备档案、活动档案、其他档案等类别。3.按保管期限分类：根据档案资料的保存价值，分为永久保存、长期保存、短期保存三类。（二）整理方法1.装订：对于纸张较小或较薄的档案资料，应进行装订，确保其整齐、牢固。2.编页号：对装订后的档案资料进行编页号，以便于查找和统计。3.编目：按照分类标准，对档案资料进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装盒：将编目后的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的档案资料应分类清晰、排列有序，便于查找和利用。2.档案目录应准确、完整，与档案资料内容一致。3.档案资料应保持原貌，不得擅自涂改、伪造。五、档案资料的保管（一）保管场所1.美术室应设立专门的档案资料室，用于存放档案资料。档案资料室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案资料室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案资料保管要求。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应分类存放在档案盒中，按照编号顺序排列上架。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的存储设备中，如硬盘、光盘等，并进行备份。电子档案应按照分类标准进行命名和存储，便于查找和管理。3.实物档案保管：实物档案应妥善保管，如学生作品、获奖证书等，可采用专柜存放或展览展示等方式。（三）保管期限1.永久保存：凡是反映美术室主要职能活动和历史面貌的，对美术室工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案资料，应永久保存。2.长期保存：凡是在较长时间内对美术室工作有查考利用价值的档案资料，应长期保存，保管期限一般为15年至50年。3.短期保存：凡是在较短时间内对美术室工作有参考价值的档案资料，应短期保存，保管期限一般为5年以下。（四）保管要求1.定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的安全完整。发现问题应及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，确保其可读性。3.严格控制档案资料的借阅范围和借阅期限，防止档案资料的丢失和损坏。六、档案资料的利用（一）利用范围1.美术室工作人员因教学、创作、研究等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。2.外单位人员因工作需要，经美术室负责人批准，可查阅、借阅美术室的部分档案资料。3.学生因学习、研究等需要，可查阅、借阅本人的档案资料及美术室的相关教学档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅时，利用者应在档案资料查阅登记表上登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅人等信息。2.借阅：利用者如需借阅档案资料，应填写档案资料借阅申请表，注明借阅日期（最长不超过两周）、借阅内容、借阅人等信息，经美术室负责人批准后，方可借阅。借阅时，档案管理人员应向利用者提供档案资料，并办理借阅登记手续。利用者应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改、损坏。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应遵守档案资料管理制度，爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损。2.利用者查阅、借阅档案资料后，应及时归还档案管理人员，不得逾期不还。如需继续使用，应办理续借手续。3.档案管理人员应对档案资料的利用情况进行记录和统计，定期分析档案资料的利用效果，为档案资料的管理和利用提供参考依据。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案资料进行全面审查，综合考虑档案资料的内容、来源、时间、保管期限等因素，确定其保存价值。2.实事求是原则：根据档案资料的实际情况，客观公正地鉴定其保存价值，不得主观臆断。3.慎重决定原则：对于涉及美术室重要历史事件、重要人物、重要成果等档案资料，应慎重决定其是否销毁。（二）鉴定组织美术室应成立档案资料鉴定小组，由美术室负责人、档案管理人员及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案资料的内容和价值，确定其保存价值。2.比较分析法：将档案资料与同类档案资料进行比较分析，确定其保存价值。3.效益评估法：评估档案资料的利用效益，确定其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案资料，应填写档案资料销毁申请表，注明档案资料的名称、数量、销毁原因等信息，经美