公司档案管理制度文档

PAGE公司档案管理制度文档一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应涵盖公司各项工作的各个方面，确保档案的全面性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等。3.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。4.业务管理类：包括市场营销文件、合同协议、项目文档、技术资料等。5.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、法律文件等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级类目编号：采用大写字母表示，如“A”表示行政管理类，“B”表示人事管理类，“C”表示财务管理类，“D”表示业务管理类，“E”表示其他类。2.二级类目编号：在一级类目编号后加两位数字表示，如“A01”表示公司文件，“A02”表示会议记录等。3.三级类目编号：在二级类目编号后加两位数字表示，如“A0101”表示公司红头文件，“A0102”表示公司便函等。4.档案编号应标注在档案封面、目录和备考表上。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案收集整理，并移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。3.对于重要的会议、活动等，档案管理部门应提前介入，及时收集相关文件材料。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应包括文件材料的装订、编目、装盒等工作。4.档案管理人员应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为1年至15年。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。六、档案的利用（一）利用范围公司档案的利用范围包括公司内部各部门、员工以及外部有关单位和个人。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位和个人查阅档案，应持有单位介绍信或个人有效身份证件，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外部单位和个人借阅档案，应持有单位介绍信或个人有效身份证件，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。3.复制：公司内部人员复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门复制。外部单位和个人复制档案，应持有单位介绍信或个人有效身份证件，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门复制。复制档案应支付相应的费用。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。2.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅、借阅档案时，如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.鉴定小组应根据档案的保管期限和存毁价值标准，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导签字同意后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。销毁档案时，应在销毁清册上注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并由监销人员签字确认。3.档案销毁清册应永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标公司应建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.档案管理人员应按照档案管理部门的要求，及时将档案进行数字化处理，并上传至档案信息化管理系统。2.档案信息化管理系统