新媒体社团档案管理制度

PAGE新媒体社团档案管理制度一、总则（一）目的为加强新媒体社团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新媒体社团内部各部门及全体成员在社团活动、工作开展过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社团档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，避免分散保存造成档案丢失或损坏。2.真实性原则：档案内容必须真实反映社团活动和工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理社团活动各环节形成的档案资料，确保档案的完整无缺。4.保密性原则：对涉及社团机密、成员隐私等敏感信息档案，严格保密，防止信息泄露。5.时效性原则：及时对档案进行收集、整理、归档，保证档案的时效性和有效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善新媒体社团档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等日常管理工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.对档案管理工作进行总结、分析，提出改进意见和建议。（二）各部门职责1.负责本部门在社团活动、工作中形成档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和支持。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理流程和标准开展工作。2.负责档案的具体操作和管理，保证档案质量，维护档案的完整性和准确性。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极参加档案管理培训，不断提高业务水平和综合素质。三、档案分类及归档范围（一）社团组织建设档案1.社团章程、规章制度、管理办法等文件。2.社团成员名单、基本信息、联系方式等资料。3.社团组织架构图、部门职责分工文件。4.社团换届选举相关文件、资料，包括选举方案、候选人名单、选举结果等。（二）活动策划与执行档案1.各类活动策划方案，包括活动主题、目的、时间、地点、内容、流程、预算等。2.活动筹备过程中的相关文件，如活动通知、宣传海报、邀请函、嘉宾名单、场地租赁合同、物资采购清单等。3.活动现场照片、视频、音频等资料，以及活动总结报告。（三）宣传推广档案1.新媒体平台账号信息，包括账号名称、密码、联系方式等。2.发布在各新媒体平台上的图文、视频、音频等内容，以及发布记录（发布时间、平台、浏览量、点赞数、评论数等）。3.宣传推广策划方案、执行计划、效果评估报告等文件。4.与媒体合作相关的合同、协议、合作成果等资料。（四）团队协作与沟通档案1.社团内部会议记录、纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议等。2.工作安排与任务分配文件，以及成员工作汇报、总结材料。3.团队内部交流的邮件、即时通讯记录、工作群聊天记录等（涉及重要事项的需打印归档）。（五）财务档案1.社团经费预算、决算报告。2.经费收支凭证、发票、报销单等财务票据。3.财务审计报告、财务状况分析报告等文件。（六）其他档案1.社团获得的荣誉证书、奖项、表彰文件等。2.与社团发展相关的调研报告、市场分析报告、行业动态资料等。3.其他具有保存价值的文件、资料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案及时形成并移交。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，符合档案管理要求。3.对于电子档案，应确保其存储格式的通用性和可读性，并定期进行备份。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类及归档范围，对收集到的档案进行分类。2.编号编目：为每类档案编制唯一的编号，并进行详细编目，包括档案名称、日期、来源、保管期限等信息。3.装订成册：对纸质档案进行整理、装订，确保整齐、牢固。4.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案库，实现档案的信息化管理。五、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库、云存储等方式进行存储，确保数据的安全可靠，并定期进行数据备份。（二）保管期限1.永久保管：涉及社团核心利益、具有重要历史价值或长期查考利用价值的档案，如社团章程、重大活动策划方案、财务审计报告等。2.定期保管：保管期限分为[X]年、[X]年等，具体根据档案性质和实际需要确定。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，可按规定进行销毁。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查、盘点，每年至少进行[X]次全面清查，确保档案数量、质量与档案账目相符。2.清查过程中发现档案丢失、损坏、霉变等问题，应及时查明原因，采取补救措施，并记录在案。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.社团成员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案需经社团负责人批准。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅社团档案的，须持单位介绍信或有效证件，经社团负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格登记查阅情况。（二）查阅流程1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交相关审批材料。2.档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排查阅时间和地点。3.查阅人员在指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按规定办理复制手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员对档案进行核对、清点，确保档案完整无损。（三）利用限制1.档案利用应严格遵守国家法律法规和社团规章制度，不得损害社团利益和他人权益。2.涉及社团机密、成员隐私等敏感信息的档案，未经授权不得对外公开或提供给无关人员查阅。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案管理工作中，严格遵守保密制度，对档案查阅、利用等过程进行严格登记和监控，防止信息泄露。3.对涉及保密内容的档案，应在存储、传输、处理等环节采取加密、访问控制等安全措施，并限制接触范围。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护，确保档案存储环境安全可靠。2.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案在紧急情况下的安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案鉴定工作的科学性、准确性和严肃性。2.鉴定工作应遵循全面审查、综合分析、准确判定的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存状况，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由社团负责人、档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成。鉴定小组负责对档案进行全面鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信